27 декабря 2016 г.

В результате перехода на электронный документооборот при поддержке специалистов компании «АБС-Консалт» в системе вуза регламентированы и автоматизированы базовые процессы делопроизводства, согласование договоров и документации для проведения госзакупок. В 2016 году через web-клиент Docsvision к СЭД подключены удаленные кафедры ТюмГМУ — все 60 кафедр в составе 6 факультетов. Особенно активно система используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.

Проект был начат в 2015 году. Университет автоматизировал базовые процессы делопроизводства: регистрацию, согласование, подписание распоряжений и приказов, регистрацию и создание резолюций по входящим и исходящим документам, ведение номенклатуры дел, формирование отчетов по исполнению. Второй блок, который был переведен в электронный вид — это процессы согласования договоров и документации для проведения госзакупок.

В ходе дальнейшего развития системы в 2016 году к корпоративной СЭД через web-клиент Docsvision подключены удаленные кафедры университета — все 60 кафедр в составе 6 факультетов вуза.

Система находится в промышленной эксплуатации: в ней зарегистрировано около 150 пользователей. В базе данных корпоративной СЭД хранится более 17 000 карточек документов. За время работы сотрудниками инициировано в системе более 2 000 согласований, создано почти 4 000 резолюций и более 50 000 заданий. Наиболее активно СЭД используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.

Ирина Васильевна Медведева, ректор Тюменского государственного медицинского университета, доктор медицинских наук, академик РАН, профессор, заслуженный деятель науки РФ отметила: «Использование СЭД на базе Docsvision 5 помогло университету снизить издержки на внутренние процедуры, ускорить их и сделать более контролируемыми. Благодарим компанию „АБС-Консалт“ за профессиональное управление проектом внедрения СЭД, что позволило совместной проектной команде выбрать правильную тактику внедрения, выстроить качественные коммуникации с пользователями, своевременно реагировать на изменения требований и, в конечном счете, выполнить их в оптимальные сроки с высоким качеством»

Кирилл Валерьевич Ивашкевич, начальник отдела государственных закупок и договоров ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ: «До работы в системе Docsvision на согласование служебной записки на закупки у нас уходило до 2-3 недель. Сейчас основная часть таких записок согласовывается в течение суток. По согласованию договоров сроки тоже существенно сократились и в среднем составляют 4-5 дней, в зависимости от вида закупки (прямые или торги). Самое шикарное — что я могу спокойно зайти посмотреть, где находится служебная записка, на ком она зависла и напомнить о ней. Не нужно бегать и искать ее по кабинетам: всегда видно, кто подписал, кто согласовал, даже в случае замещения сотрудника. Процессы согласования договоров автоматизированы. Кстати, перед этим пришлось эти процессы формализовать, договориться со всеми подразделениями о единых правилах, создать соответствующие классификаторы. Проведена большая и очень полезная работа. Цель ускорения процессов согласования и быстрого поиска необходимых документов достигнута полностью».

Источник: Пресс-служба компании «ДоксВижн»