2 июля 2018 г.

Компания «Славкалий» работает с решением «DIRECTUM+Prestima» для управления бюджетом строительства Нежинского ГОКа (Беларусь) с 2017 года . Новый этап проекта автоматизации охватил процессы канцелярии. Теперь работа с корреспонденцией и внутренней документацией ведется полностью в электронном виде в ECM-системе DIRECTUM.

Следующим этапом проекта стала оптимизация процессов канцелярии. Руководство поставило задачу полностью исключить случаи утери писем и дублирования ответов. До автоматизации разные подразделения могли давать противоположные по смыслу ответы на одно и то же письмо.

За счет внедрения модуля «DIRECTUM: Канцелярия» автоматизированы процессы:

  • рассмотрение входящей корреспонденции;
  • согласование исходящей и внутренней документации;
  • формирование отчетности по документам и поручениям.

Все процедуры делопроизводства опираются на организационную структуру компании, а бюджетирование — на финансовую, где подразделения распределены по центрам финансовой ответственности. То есть для корректного прохождения процессов канцелярии имеющихся справочников оказалось недостаточно. Потребовалось разработать новые — с информацией о подразделениях компании и для фиксации переписки с контрагентами.

Так как «Славкалий» является дочерней структурой иностранной компании и работает с партнерами из других стран, часто требуется перевод документов. Для этого в маршрут согласования добавлен этап перевода текста.

Все процессы после автоматизации заметно ускорились. Даже если руководитель отсутствует на месте и не может подписать документ, вместо него это делает заместитель.

Делопроизводитель сканирует подписанное письмо и заносит его в новую версию в системе. При этом в регистрационной карточке документа можно найти информацию, где находится бумажный экземпляр.

При создании документа из файла в колонтитуле можно вставить штрихкод для проверки соответствия листа согласования и документа. В дальнейшем компания планирует внедрить технологию быстрой идентификации документов RapID и DCTS — набор служб, облегчающих массовый ввод и преобразование документов в DIRECTUM с внешних источников.

Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM