22 мая 2020 г.

Сотрудники нескольких подразделений группы компаний AGC — от производственных площадок до головного офиса — перешли к работе с документами в электронном виде, в системе, настроенной на российской платформе Docsvision. Внедрение позволило пересмотреть внутренние процессы, облегчить и ускорить работу, минимизировать риск ошибок при работе с документами, среди которых приказы, служебные записки, путевые листы и авансовые отчеты. Кроме того, появился эффективный инструмент контроля исполнительской дисциплины, что немаловажно для компаний такого уровня, как AGC. К системе подключены 1200 человек.

Компании был необходим инструмент для отслеживания стадий исполнения заданий, контроля их выполнения и сокращения временных затрат сотрудников — к примеру, на поиск документов. Кроме того, требовалась единая электронная база, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы. Партнером проекта по внедрению такой системы выступила компания «Smart-Docs», предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.

Проект был реализован в 2019 году. В электронный вид были переведены приказы на командировки, путевые листы и авансовые отчеты, приказы на представительские расходы, служебные записки, автоматизирован блок работы с доверенностями. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Дистрибуционная сеть складов автомобильного стекла компании AGC организована во всех крупных городах Российской Федерации, что определило начало внедрения платформы именно с территориально-отдаленных локаций дивизиона автомобильного стекла AGC в России. Сотрудники, которые направляли по электронной почте скан-копии документов для централизованной обработки, быстро освоили новую систему.

Внедрение системы позволило отказаться от обработки в бумажном виде более чем 10 типов документов, создать электронный архив документов, высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов, и сократить расходы на приобретение бумаги. Процесс согласования и учёта документов стал более удобным, прозрачным и контролируемым. Операции со структурированными карточками документов в системе выполняются легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы. Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, сейчас инициируются в СЭД самими сотрудниками. Задача Объединенного сервисного центра теперь сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.

Настроен также потоковый ввод сканов бумажных документов (с помощью сканера Fujitsu fi-6230z) в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива.

В настоящее время в рамках повышения эффективности процессов специалистами компании Smart-Docs ведется интеграция Docsvision с внешними системами, в частности:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом» — для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учета рабочего времени;
  • с учетной системой SAP ERP — с целью автоматизации проводок бухгалтерских записей по авансовым отчетам;
  • с платформой поставщика полного спектра услуг в сфере организации деловых поездок — для загрузки в СЭД Docsvision документов, связанных с поездками в командировку сотрудников, тем самым исключая ручную обработку информации по билетам, бронированию места проживания и т.п.;
  • с сервисом «Контур. Фокус» — для автоматизации поиска, оценки благонадежности и создания контрагентов в системах Группы компаний AGC.

Кроме того, специалисты компании Smart-Docs в первом квартале 2020 года внедрили в Группе компаний AGC функциональность по регистрации и дальнейшей обработке входящей и исходящей корреспонденции, а также по автоматизации работы с такими внутренними документами компании, как заявки на выдачу ЭЦП сотрудникам, заявки на выпуск корпоративных карт и другими видами заявок.

«Docsvision — инструмент повышения эффективности и прозрачности процессов внутреннего документооборота Группы компаний AGC, основанный на их стандартизации с одновременным переводом данных процессов в электронный формат», — комментирует руководитель Объединенного сервисного центра AGC Russia Лазарев А.А.

«Функциональность на платформе Docsvision, разработанная экспертами Smart-Docs в рамках проекта внедрения, выполненного в Группе компаний AGC — подтверждение как масштабируемости платформы Docsvision (в системе работает более 1000 пользователей), так и возможности перевода в электронный вид большинства бизнес-процессов компании любой отрасли, независимо от численности штата сотрудников и территориальной структуры», — добавил генеральный директор компании Smart-Docs Далматский Д.А.

Источник: Пресс-служба компании Docsvision