13 июня 2007 г.

Завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia в ОАО «Сибирьтелеком» (генеральная дирекция, новосибирский, бурятский, алтайский, омский филиалы).

«Сибирьтелеком» - крупнейший оператор телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе.

Усложнение в 2004 г. структуры компании и увеличение потоков документов потребовали автоматизации работы с ними.

В качестве программного решения заказчик выбрал  СЭД  CompanyMedia (разработчик - ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).

К системе поэтапно подключались генеральная дирекция компании и новосибирский филиал (всего 640 рабочих мест), а затем филиалы в других городах округа.

Первый этап проводился с августа по конец декабря 2005 г.

На этом  этапе  планировалось опробовать механизмы корпоративного документооборота  (обмен документами между дирекцией и филиалом с автоматической регистрацией исходящей и входящей корреспонденции).

За этот период была собрана информация об организационной структуре документооборота компании, установлена и настроена система, произведено заполнение ее справочников, обучение пользователей.

Опытная эксплуатация СЭД началась в конце октября. В первую очередь была запущена регистрация входящих документов в канцеляриях, а также сканирование входящей корреспонденции для хранения ее в системе и передачи адресатам в сотрудников с документом с фиксацией даты и времени ознакомления в системе.

Второй этап продолжался с августа по декабрь 2006 г. и включал в себя внедрение CompanyMedia в алтайском, омском и бурятском филиалах «Сибирьтелеком». Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже разработанных нормативных документов.

Внедрение CompanyMedia сняло многие проблемы реализации корпоративного документооборота.

Филиалы ОАО «Сибирьтелеком» расположены по всему Сибирскому региону в разных часовых поясах. Пересылка бумажных документов по почте требует определенных затрат и зачастую занимает много времени.

С использованием СЭД появилась возможность автоматически передавать документы получателю сразу после регистрации и принимать их в работу.

Процесс передачи электронных документов закреплен в специальном нормативном документе о корпоративном документообороте.

Работы по проекту начала ЗАО «Компания «ИнтерТраст». В качестве соисполнителя был привлечен партнер «ИнтерТраст» в сибирском регионе - компания «Интертраст-Сибирь».

На сегодня электронная система является основным инструментом работы с документами и представляет собой пять самостоятельных контуров документооборота и делопроизводства (генеральная дирекция и филиалы).

Она расположена на 10 серверах, к которым подключены 1285 пользователей.

За 2006 г.только в генеральной дирекции зарегистрировано около 18 тыс. входящих, 14 тыс. исходящих  и  650 распорядительных документов.

С использованием СЭД в генеральной дирекции за 2006 г. проведено около 21 тыс. согласований документов.

Начальник службы управления делами ОАО «Сибирьтелеком» Людмила Ступень отмечает: «Использование СЭД позволило отследить и проанализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить. Увеличилась оперативность работы с документами, которые теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации. Появилась возможность проследить ход исполнения переданного в филиал документа».

В 2007 г. планируется начать третий этап проекта —  внедрение СЭД в шести оставшихся филиалах ОАО «Сибирьтелеком».

В перспективе планируется внедрение CompanyMedia в региональных структурных подразделениях филиалов для того, чтобы использовать функцию корпоративного документооборота не только между филиалами и генеральной дирекцией ОАО «Сибирьтелеком», но и между филиалами и их структурными подразделениями, которых по Сибирскому региону насчитывается около 180.

Источник: Пресс-служба компании "ИнтерТраст"