«Гэндальф» помог крупному холдингу UTG ускорить подготовку управленческой отчетности в 5 раз

17 августа 2021 г.

Группа компаний UTG автоматизировала управленческие и финансовые процессы благодаря системе на базе «1С: Управление холдингом 8». Проект внедрения разработан и реализован специалистами компании «Гэндальф».

UTG — международная группа компаний, работающая в авиационном бизнесе уже более 20 лет. На сегодняшний день является крупнейшим независимым российским оператором наземного авиаобслуживания полного цикла, с подразделениями в аэропортах Внуково, Домодедово, Пулково.

Подразделения UTG занимаются наземным обслуживанием в аэропортах, организацией грузоперевозок и доставкой экспресс-корреспонденции, предоставлением в лизинг, продажей и сопровождением наземной авиационной техники, специализированной подготовкой и обучением персонала, противообледенительной обработкой воздушных судов, изготовлением и ремонтом авиакомпонентов, комплексным техническим обслуживанием.

До внедрения автоматизированной системы на предприятии работали в нескольких разрозненных программах. Для бухгалтерского учета использовался программный продукт «1С:Бухгалтерия» КОРП, учет доходов от авиационных услуг вели в информационной системе собственной разработки «USMart», счета формировали в специализированной программе «Directum», учет запчастей, деталей и оснастки для авиалайнеров производился в собственно-разработанной информационной системе «Купол». Управленческую отчетность формировали только вручную в таблицах Microsoft Excel.

Так как данные находились в нескольких отдельных программах, приходилось выполнять много лишних действий. Например, сотрудники формировали платежные документы в «Directum», затем вручную вносили их в базу «1С» и отправляли платежные поручения. У специалистов по закупкам была сложная система согласования заявок: сначала они писали заявку на листе бумаги, которая проходила согласование у нескольких человек, потом сканировали подписанный бланк, снова высылали на согласование, и только после этого направляли в бухгалтерию. Кроме того, при выгрузке данных случались ошибки, неточности, которые потом приходилось исправлять вручную.

По мере того, как увеличивались объемы процессов, повышалась их сложность, росли и требования к качеству и прозрачности данных, используемых для принятия управленческих решений. У предприятия возникла потребность в целостной, унифицированной, безопасной и быстродейственной информационной системе.

И в 2019 году руководство холдинга приняло решение выстраивать IT-архитектуру на базе решений «1С», за основу был взят программный продукт «1С:Управление холдингом». Для этого были приглашены специалисты компании «Гэндальф», которая входит в топ-5 франчайзи фирмы «1С».

Для проекта автоматизации были определены четкие цели и задачи:

• своевременное предоставление достоверной информации внешним и внутренним пользователям для принятия управленческих решений;
• ускорение и унификация бизнес-процессов, повышение прозрачности учета;
• консолидация ключевых производственных и финансовых данных в единой базе, доступ заинтересованных пользователей и лиц, принимающих стратегические решения;
• повышение уровня контроля за сохранностью и состоянием имущества.

Были выделены процессы, требующие централизованного контроля управляющей компании: оперативная консолидация данных в управленческие отчеты, бюджетирование, централизованное казначейство, закупки, управление договорами и задолженностью, имуществом.

Для каждого из процессов в системе «1С:Управление холдингом» был разработан ряд инструментов для достижения поставленных заказчиком целей.

• Консолидация данных и МСФО — ежеквартальное предоставление пользователям (акционерам, совету директоров, менеджменту, кредитным учреждениям) консолидированных финансовых и производственных данных о группе компаний в соответствии с МСФО, в том числе данных по внутригрупповым операциям.
• Бюджетирование и управленческая отчетность — бюджетные модели по компании и ключевым бизнес-направлениям. Ежемесячный план-факт анализ деятельности компаний группы.
• Управление задолженностью — еженедельное формирование оперативного отчета о задолженности по каждому заказчику.
• Централизованное казначейство — единый платежный календарь и централизованное согласование платежей компаний группы.
• Централизованные закупки и складской учёт — управленческие отчёты о себестоимости, движении и остатках запасов. Кабинет поставщика.
• Управление имуществом, централизованная инвентаризация — доработанная карточка учёта объектов основных средств.

«Для нас это был невероятно интересный проект по внедрению, начиная от нестандартной задачи сделать апгрейд с „1С:Бухгалтерии“ на „1С:Управление Холдингом“, заканчивая переходом на версию 3.1. У нас была великолепная проектная команда, работающая на результат. И мы добились этого результата в запланированные сроки, несмотря на сложности и преграды на пути, которые были у большинства компаний в 2020 году. Мы добились значительного повышения экономических показателей бизнеса заказчика после внедрения, подстраивались и адаптировались под внешние условия, лавируя между рисками. Я благодарна каждому участнику проекта за эффективность, причастность к общему делу, трудолюбие. Это отличный опыт как для нашей компании, так и лично для меня», — делится впечатлениями руководитель проектов «Гэндальф» Любовь Щеголеватых.

Вся необходимая информация для формирования финансовой отчетности по международному образцу теперь собирается автоматически из данных, которые пользователи заранее вносят в программу. С новым программным продуктом «1С: Управление холдингом 8» время подготовки бюджетов и управленческих отчетов сократилось на 400%.

Заявки казначейства перенесены из сторонней программы в единую информационную систему, бизнес-процесс по согласованию дальнейшей оплаты стал единым. Теперь документы доступны всем пользователям, у которых для этого есть права, и отправляются по маршруту в этой системе.

У финансово-экономической службы появилось много полезных инструментов. Теперь специалисты имеют возможность отслеживать текущее движение денежных средств. Один из новых инструментов — платежный календарь. В нем можно отслеживать, регулировать и оптимизировать все планируемые расходы и поступления. Кроме того, в нем видна информация о крайнем сроке оплаты. Теперь количество платежей, непрошедших процедуры согласования, снизилось на 90%.

Настроена интеграция с собственно-разработанной программой «Купол», в которой ведется учет запчастей для воздушных судов.

Тендеры компании формируются в системе «1С:Управление холдингом». Каждый подрядчик получил возможность оставлять свои коммерческие предложения в этой системе, мониторить статус тендера и замечания заказчика. То есть теперь коммуникация между заказчиком и подрядчиками значительно оптимизирована: исключена потеря информации, лишнее взаимодействие сведено к минимуму.

Специалисты по закупкам самостоятельно работают в базе «1С». Появилась возможность делать консолидированные закупки для всех подразделений. Система сформирует список предложений о разных поставщиках и выбирает оптимальный вариант по заданному критерию. Теперь ошибки сведены к минимуму.

«Система „1С:Управление Холдингом“ используется группой компаний „Ю-Ти-Джи“ с 2021 года. Уже с первого отчетного периода она стала незаменимым инструментом своевременного и качественного обеспечения менеджмента и собственников информацией, на основании которой принимаются ключевые управленческие решения. Трудно поверить, но ещё год назад на сбор аналогичных данных ушёл бы весь календарный год, что сделало бы такую информацию неактуальной, а часть так и не удалось бы предоставить. Спасибо всем сотрудникам, принимавшим участие в этом сложном проекте, а также нашему интегратору», — говорит директор по экономике и финансам АО «Ю-Ти-Джи Групп» Станислав Иванов.

Источник: Пресс-служба компании «Гэндальф»