21 ноября 2011 г.

Специалисты ФКП «Завод имени Я.М.Свердлова» с помощью нижегородского филиала «1С-Рарус» завершили проект внедрения «1С:Документооборота 8 КОРП».

Новая система электронного документооборота развернута более чем на 100 рабочих местах и позволила организовать процессы подготовки, согласования и исполнения договоров в единой информационной базе, исключить вероятность потери рабочих документов, сократить сроки согласования документов с нескольких недель до нескольких дней.

Федеральное казенное предприятие «Завод имени Я.М.Свердлова» является не только крупнейшим производителем промышленных взрывчатых веществ, но и занимается выпуском химической продукции народно-хозяйственного назначения, продукции машиностроения, бытовой техники, товаров народного потребления. В состав предприятия около 50 структурных подразделений, в которых работают более 6,5 тысяч человек.

Естественно, что на таком предприятии ведется интенсивная договорная деятельность, объем документооборота договоров, организационно-распорядительных документов и переписки превышает 80 тыс. единиц документов в год.

Ранее согласование одного договора между подразделениями могло продолжаться от нескольких дней до нескольких недель. Взаимодействие между подразделениями сильно усложнялось их рассредоточенностью по территории предприятия. Долгая процедура согласования могла негативно сказываться на работе с поставщиками и клиентами предприятия, приводила к задержкам в отгрузке товаров, возникновению ошибок и даже утере документов.

Совместно со специалистами «1С-Рарус»  был реализован пилотный проект в 4 подразделениях, на которые приходится практически 50% всех договоров. За 3 месяца было проведено экспресс-обследование существующих бизнес процессов согласования, утверждения и учета договоров, разработан регламент по работе с договорными документами, проведена установка и настройка системы, настроены шаблоны договоров, проведена интеграция с действующими на предприятии приложениями.

По результатам пилотного проекта руководство предприятия приняло решение о развертывании системы электронного документооборота на все подразделения предприятия. В итоге система охватила более 100 рабочих мест 50 подразделений предприятия.

Благодаря отработанной в рамках пилотного проекта схеме внедрения, удалось менее чем за 1,5 месяца включить оставшиеся 46 подразделений в единую систему электронного документооборота:
- Разработан корпоративный регламент работы с документами.
- Договоры классифицированы по категориям (закупка, поставка, оказание услуг и так далее).
- Создана библиотека типовых договоров.
- Автоматизирована процедура визирования договоров.
- Реализовано отслеживание маршрута визирования договоров.
- Разграничены права доступа.
- Обеспечена интеграция с действующими на предприятии приложениями.

В результате:
- Обеспечен контроль над движением договоров и минимизирована возможность их потери.
- Сокращены потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью.
- Сокращено время на согласование договоров между подразделениями.
- Возможность отслеживания каждого этапа согласования договора позволила усилить контроль сроков согласования документов.

Максимов Виктор Иванович, главный специалист по информационным технологиям ФКП «Завод имени Я.М.Свердлова»: «На данном этапе нам удалось достичь поставленных целей, автоматизированы процедуры согласования договоров. В системе работают все наши подразделения. Благодаря ведению договорной деятельности в системе "1С:Документооборот 8" удалось ускорить процедуру согласования договоров. К 2012 году мы планируем полностью перейти на ведение в системе "1С:Документооборот 8 КОРП" приказов, стандартов предприятия и отдельных видов служебных записок» .

Зимина Татьяна Сергеевна, руководитель группы электронного документооборота ФКП «Завод имени Я.М.Свердлова»: «Документы стали правильно и грамотно оформляться, сама процедура стала более контролируемой. Результаты проекта смогли оценить и руководители подразделений, которые стали тратить на проверку и согласование договоров меньше времени. Тем самым высвобождено время на принятие управленческих решений. Специалисты компании "1С-Рарус" в ходе проекта оказывали неоценимую консультационную поддержку по построению бизнес-процессов в новой системе».

Источник: Пресс-служба «1С-Рарус»