6 октября 2009 г.

Компания «Аплана» интегрировала систему электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION для организации работы с большими объемами электронных документов в компании «Пенсионный КапиталЪ».

В результате проекта была снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino, обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SAPERION, а также была обеспечена возможность интеграции информации из различных систем.
ООО «Пенсионный КапиталЪ» представляет пенсионный бизнес Финансовой группы «ИФД КапиталЪ» и осуществляет администрирование негосударственных пенсионных фондов. На сегодняшний день ООО «Пенсионный КапиталЪ» администрирует 5 негосударственных пенсионных фондов: НПФ «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ», НПФ «Пенсионный капитал», НПФ «Первый пенсионный фонд», НПФ «Кубанский пенсионный фонд», «Межотраслевой профессиональный НПФ».

Основная деятельность компании «Пенсионный КапиталЪ» связана с управлением большими объемами документов, поэтому бизнес компании зависит от оперативности и качества выполнения данной работы. С каждым годом количество используемых в компании документов растет, а по закону РФ их требуется сохранять весьма продолжительное время - от 1 года до 75 лет. Поскольку процент документов, которые будут необходимы на практике, сравнительно мал, то хранение документов в компании - весьма актуальная проблема.
Кроме того, значительный объем документов компании хранился в системе электронного документооборота БОСС-Референт на сервере IBM Lotus Notes/Domino, который не рассчитан на использование большого количества документов в виде отсканированных графических образов. В связи с этим у руководства компании возникла необходимость в интеграции системы электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION в целях снижения нагрузки на сервер и оптимизации работы с документами из различных корпоративных приложений.

Изучив требования заказчика, специалисты компании «Аплана» приступили к реализации проекта по интеграции СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION, в ходе которого был осуществлен ряд поставленных задач.

- Использование технологии COM для установления взаимодействия между системами через Application Programming Interface (интерфейс взаимодействия) SAPERION.
С помощью API каждый пользователей СЭД БОСС-Референт имеет возможность делать запросы в электронный архив SAPERION для того, чтобы загружать и выгружать необходимые ему файлы.

- Создание базы данных Кэш файлов для оптимизации работы с документами.
База решает задачи повышения оперативности доступа к часто используемым электронным документам, являясь промежуточным хранилищем между SAPERION и СЭД БОСС-Референт.

- Обеспечение многопоточной работы пользователей с архивом SAPERION.
Была создана очередь на загрузку файлов из архива в рамках СЭД, которая обрабатывалась средствами сервера Domino, с использованием одной лицензии SAPERION.

- Изменение и создание новых классов и методов библиотек БОСС-Референт. Обработка технических ограничений SAPERION.
В целях обеспечения корректной и прозрачной работы пользователей, данная доработка была реализована путем создания новых классов, методов и библиотек БОСС-Референт, которые заменяли собой и расширяли существующие в базовой версии продукта библиотеки. За счет этого, не меняя внешних функциональных возможностей, удалось существенно расширить внутренние возможности СЭД.

- Использование механизма для зарегистрированных карточек документов.
Чтобы обеспечить оптимизацию обращений к электронному архиву, в SAPERION передавались электронные образы документов в конечных состояниях, например, зарегистрированных документов.

- Организация работы с большими объемами электронных документов из различных корпоративных приложений.
Поскольку большинство документов, хранящихся в СЭД, требуются для реализации специфичных бизнес-процессов организации, решение с использованием электронного архива позволило организовать доступ к данным документам, создаваемым в СЭД из других корпоративных приложений. Это позволило избежать дублирования данных и  существенно сократило издержки на двойной ввод и хранение данных.

В рамках проекта были достигнуты следующие результаты:
- обеспечено взаимодействие с СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION;
- сохранен формат работы пользователей с вложениями карточек документов;
- снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino;
- обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SARERION;
- обеспечена возможность интеграции информации из различных корпоративных систем;
- осуществлена обработка технического решения  для интеграции с другими электронными архивами.

Источник: Пресс-служба компании «Аплана»