21 ноября 2018 г.
Осенью текущего года завершился первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай. В рамках проекта пользователями СЭД стали в общей сложности более 60 сотрудников туристической организации.
В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:
- Работа с документами;
- Работа с задачами и поручениями;
- Работа с договорами;
- Работа с совещаниями;
- Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД;
- Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.
Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:
- создание заявки на закупку в электронном виде;
- прохождение согласования заявки;
- формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.
Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.
Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов;
- Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля;
- Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки;
- Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.
По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.
На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ — декабрь 2018.
Источник: Пресс-служба компании «Электронные офисные системы (Софт)»
