6 ноября 2024 г.
Долгое время закупки считались сервисной функцией, при осуществлении которой главное — исключить злоупотребления. Однако исследования показали, что на каждый рубль, потерянный в результате недостаточного контроля, приходятся пять, потерянных в результате неэффективности самих процедур. И соотношение может расти: со времен пандемии сложности с поставками только увеличиваются, бюрократические и регуляторные требования постоянно ужесточаются, риски кибербезопасности множатся. Вручную адаптировать системы закупок в крупной компании практически нереально. Как для этого эффективно использовать ИТ-решения, рассказал Станислав Обухов, директор дивизиона технологических и внутренних процессов и сервисов Т1 Иннотех.
Автоматизация: инструкция по применению
Скорость и сокращение затрат — главные плюсы использования цифровых продуктов, актуальные для любых бизнес-операций. И закупки не исключение. Внедрение ИТ-систем позволяет оптимизировать расходы на закупки до 20%. Цифры особенно ощутимы в масштабах крупного бизнеса, который все с большей готовностью инвестирует в подобные инструменты. В среднем проект по автоматизации закупок оценивается в
По итогам внедрения компания получает удобный инструмент, который:
- обеспечивает прозрачность всех операций и автоматический контроль даже в компаниях с широкой филиальной сетью;
- собирает множество данных в одном информационном пространстве, что стимулирует принятие оперативных управленческих решений;
- снижает себестоимость производимой продукции;
- повышает устойчивость процесса закупок, несмотря на различные риски, в том числе регуляторные, территориальные, политические;
- закрывает уязвимости в кибербезопасности.
Чтобы этот широкий функционал был реализован, бизнесу нужно решение от надежного российского (он лучше понимает региональные особенности рынка) вендора и профессиональная команда. Обычно она включает
Проблема: большие объемы данных
Ключевая сложность закупочной процедуры — в массивах документов, которые приходится обрабатывать сотрудникам: планирование тендеров, заявки на закупку, технические задания, предложения поставщиков, договоры. Зачастую их обработка идет вручную или с использованием разрозненных ИТ-систем, и информацию приходится дублировать. В таких условиях возрастает вероятность человеческой ошибки и риск срыва сделки.
Решение
Использование преднастроенных шаблонов снижает риск появления ошибок и необходимость повторного согласования сделки. Программы для распознавания текста, большие языковые модели (large language model, LLM) и нейросети позволяют в короткие сроки проанализировать имеющуюся документацию и составить на ее основе новую.
Применение LLM упрощает работу с текстовыми файлами — от технического задания до типовых договоров. В некоторых современных системах есть встроенный ИИ-ассистент в формате чат-бота, обученный на документации конкретной компании. Его задача — быстро находить ответ на запрос сотрудника, например, показывать продукцию по требуемым характеристикам или предоставлять формат документа. А система уведомлений и напоминаний поможет вовремя завершить согласование и избежать задержек. Это значительно экономит ресурс человека, освобождая его рабочее время для более важных задач, чем поиск документов.
Неслучайно, согласно исследованию Gartner, руководители компаний в сфере закупок возлагают большие надежды на ИИ: 73% планируют внедрить его до конца 2024 года.
Проблема: сложная оргструктура бизнеса
В закупочные процедуры вовлечены сразу несколько подразделений компании, в каждом из которых свой порядок согласований и свои ИТ-системы. В результате процессы дублируются, время и ресурсы специалистов расходуются неэффективно, а бизнес несет убытки.
Решение
Внедрение единой закупочной системы упрощает коммуникацию между сотрудниками разных подразделений или филиалов. Например, ряд решений предоставляет возможность проводить онлайн-заседания с параллельным доступом команды ко всем материалам по проекту и формировать заявки в едином окне. Благодаря этому сходит на нет потребность в использовании дополнительных программ для офлайн-работы с документами и таблицам. Наличие единого дашборда позволяет всем участникам процесса отслеживать операции в режиме реального времени.
Актуальным требованием к автоматизированным решениям становится возможность интеграции в ИТ-контур компании и продуктивное взаимодействие с другими бизнес-приложениями.
Проблема: частые регуляторные изменения
Учитывая, что на ряд компаний распространяются законодательные требования по проведению закупок, крайне важно полностью соответствовать им, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь. Причем, с возможностью гибкой адаптации в соответствии с эволюцией правовых режимов. В условиях ручного контроля гарантировать соблюдение правил или даже корпоративных регламентов сложно, в отличие от операций в единой информационной системе.
Решение
Автоматизация помогает минимизировать риски с точки зрения соблюдения законодательства за счет готовых шаблонов для заполнения нормативно-правовой документации. Ответственному за эту задачу сотруднику остается внести актуальные изменения в уже имеющийся документ, и все заинтересованные подразделения моментально получат доступ к его последней версии. Это значительно упрощает процесс отслеживания регуляторных изменений.
Применение цифровых систем в закупках будет эффективным и для компаний, у которых возникла потребность перейти из статуса коммерческой в государственную. В таком случае потребуется оперативно подготовить и загрузить все отчеты об исполнении законодательных требований на государственную площадку. Использование современных ИТ-инструментов сократит эти сроки в несколько раз и поможет не упустить важные аспекты регуляторных требований.
Резюме
Оптимизация процесса закупок — прямой путь снизить себестоимость продукции и уменьшить затраты бизнеса. Для того, чтобы эффективно управлять тендерными процедурами необходима платформа, способная обрабатывать огромный массив информации в режиме реального времени, чтобы компания могла выбрать лучшего по совокупности факторов поставщика и быстро провести сделку.
Источник: Станислав Обухов, директор дивизиона технологических и внутренних процессов и сервисов Т1 Иннотех
