2 апреля 2018 г.
ООО «РКС-энерго» снизило объем бумажных документов на 70% — таковы итоги внедрения системы электронного документооборота Docsvision, которая последовательно развивается в компании уже 5 лет.
До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.
Благодаря проекту компании «Диджитал Дизайн» удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.
Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.
«Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения новых актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление платформы. Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты „Диджитал Дизайн“, которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы», — комментирует директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов.
По словам Викторова, следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.
Источник: Пресс-служба компании «Диджитал Дизайн»
