3 июля 2020 г.

«РТ Медицинские информационные системы» оптимизировала внутренние бизнес-процессы с Directum RX. Ускорено согласование договорной, проектной, закупочной документации, организована обработка корреспонденции. В системе работают 10 территориально распределенных подразделений. Кроме того, налажен юридически значимый электронный обмен документами с контрагентами.

В компании работают более 600 сотрудников, при этом территориальные подразделения находятся в 10 разных городах России. С применением электронной почты и других средств связи был налажен насыщенный бумажный документооборот. В процессе его эксплуатации возникла потребность ускорить процессы, повысить их прозрачность и эффективность.

При выборе системы цифровизации бизнес-процессов и документооборота специалисты «РТ Медицинские Информационные Системы» обращали внимание на эргономичность интерфейса, гибкость настройки регламентов согласования и возможность работать в веб-клиенте. Всем этим требованиям соответствовал Directum RX.

Все основные бизнес-процессы переведены в цифровой вид

Работы по внедрению вели полностью в удаленном режиме. Благодаря оперативному взаимодействию команд со стороны заказчика и компании Directum за 2 месяца удалось в полном объеме выполнить поставленные задачи:

  • полностью переведена в электронный вид работа с внутренними документами — служебными записками и приказами. В рамках внутреннего документооборота также началось использование квалифицированной электронной подписи;
  • автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией — теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;
  • все договоры и документация по закупкам хранятся в единой базе и согласовываются в Directum RX в соответствии с установленными сроками. Инициатор всегда может отследить, на каком этапе рассмотрения сейчас находится документ и обратиться к истории согласования в случае возникновения разногласий. Процессы учитывают принятые в компании регламенты, и при их изменении соответствующие корректировки легко вносятся в настройки системы;
  • выстроен сквозной процесс электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Входящие счета на оплату согласуются в системе, а договорные документы после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис электронного обмена, а система контролирует их возврат;
  • создан удобный архив проектной документации: все документы распределяются по соответствующим папкам, и система автоматически выдает права участникам проекта.

Сотрудники могут подключаться к рабочим вопросам и документам в любое время, даже вдали от рабочего места, с помощью мобильных приложений DirectumJazz и DirectumSolo.

Только за 1 месяц опытно-промышленной эксплуатации пользователи создали около 1000 документов. Сейчас система переведена в промышленную эксплуатацию. Планируется продолжить развитие решения: перевести в электронный формат работу с новыми видами служебных записок, протоколами совещаний и кадровыми документами; добавить возможность привязки проектов к регионам, а также нескольким внешним заказчикам.

Источник: Пресс-служба компании Directum