19 ноября 2021 г.

Для органов власти и подведомственных организаций создали цифровой архив на базе решения Directum. Теперь электронные документы не будут дублировать на бумаге, их передача на хранение ускорится в разы, а экономия составит миллионы рублей в год.

«Сейчас в госсекторе, в том числе в нашей республике, много электронных документов дублируются в виде их „твердых“ копий на бумаге. Уже подписанный электронный документ приходится заново подписывать в бумажном виде, чтобы обеспечить его легитимность и сохранность на длительный период», — поясняет Тимур Меджитов, министр цифрового развития Удмуртской Республики.

Дублирование процессов в архивном деле вызывает дополнительные расходы. Именно поэтому в 2020 году в Удмуртии решили отказаться от бумажных копий и перейти на хранение электронных документов в цифровом виде. Тогда же оценили ожидаемый финансовый эффект — возможная экономия только для одного региона превысила 29 млн рублей в год.

Разработка системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) вошла в число «бережливых» инструментов, которые сегодня внедряются в процессы региональных органов власти. Новое ПО спроектировали на базе «Долговременного архива» Directum.

«Благодаря САХЭД мы исключили затраты на распечатывание „твердых“ дубликатов электронных документов. Больше не нужно организовывать места для их хранения, — поясняет министр. — При этом в разы быстрее проходит обработка документов. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела, пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система».

Также благодаря САХЭД упрощается учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс. Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.

В САХЭД учтены все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов из системы документооборота формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан. Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Благодаря этому обеспечивается юридическая значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.

Пользоваться системой на первом этапе будут более 500 сотрудников Госархива и органов власти. В их числе делопроизводители и архивисты, которые работают непосредственно с документами организаций и занимаются их комплектованием, хранением и учетом. У каждого пользователя будет свой уровень доступа к данным в системе, который присваивается на основании должностных обязанностей.

В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД — подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.

Источник: Пресс-служба компании Directum