20 марта 2025 г.
Цифровизация HR стала стратегическим приоритетом для бизнеса: по прогнозам аналитиков, рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России вырастет вдвое к 2025 году. Компании переходят на автоматизированные системы подбора, адаптации и управления персоналом, что позволяет не только сократить затраты, но и ускорить все кадровые процессы. Однако вместе с технологическим прорывом бизнес сталкивается с новыми вызовами — от кибербезопасности до сохранения корпоративной культуры.
Анна Калинчук, директор по персоналу компании по информационной безопасности «Бастион», рассказала, как цифровизация HR-процессов влияет на развитие кадровой отрасли.
Цифровизация HR: необходимость или тренд?
Компании ускоренно переходят на КЭДО, что подтверждают как HR-отчеты, так и последние тренды на рынке труда. Автоматизация процессов делового администрирования становится важным преимуществом для соискателей: в резюме специалистов по кадровому делопроизводству все чаще встречается опыт внедрения цифровых HR-систем. Крупные игроки не только адаптируют существующие решения, но и разрабатывают собственные платформы для внутреннего использования.
Определенные процессы требуют наличия физических носителей, а участие человека в документообороте остается необходимым. Развитие КЭДО продолжится, но будет происходить поэтапно с учетом нормативных требований и технологических возможностей.
КЭДО: как меняется управление персоналом
Сегодня цифровые технологии максимально доступны любому бизнесу независимо от его размеров, что позволяет значительно оптимизировать работу HR. Рынок кадровых цифровых систем развивается стремительными темпами, опережая даже запросы потребителей. Если человек хоть раз сталкивался с делопроизводством, он может представить все нюансы этого процесса. Каждый документ требует подписи, хранения в архивах, прошивки и передачи на длительное хранение — иногда его срок превышает 50 лет.
Автоматизация процессов снижает нагрузку на HR-службы, исключает затраты на печать и хранение бумажных версий. Все операции по оформлению бумаг сводятся к нескольким действиям в цифровой системе, что упрощает управление документооборотом и снижает риск ошибок.
Какие социальные риски несет цифровизация HR?
С началом цифровизации HR-процессов возникли определенные сложности, прежде всего связанные с сокращением личного общения. Одной из таких угроз является возможность привлечения менее квалифицированных специалистов из других отраслей с последующей передачей им учетных данных для доступа к корпоративной сети.
Современные технологии позволяют значительно повысить эффективность работы в кадровой сфере. Одной из ключевых систем для работы HR-специалистов является база данных по ведению персонала. Она предоставляет широкие возможности для управления сотрудниками и гибко настраивается под потребности компании. Такая система активно используется для организации обучения, развития и адаптации работников, что значительно повышает эффективность HR-процессов и улучшает взаимодействие с персоналом.
Цифровизация позволяет значительно упростить и ускорить работу кадровых специалистов, избавляя их от необходимости обрабатывать и архивировать многочисленные бумаги. Переход на КЭДО повышает эффективность и снижает риски ошибок, связанных с физическим документооборотом, а также облегчает доступ к информации.
Кадровые процессы бывают достаточно сложными и порой неоднозначными, поэтому специалистам часто приходится перечитывать законы и следить за изменениями в законодательстве. Электронные справочно-правовые системы позволяют оперативно получать актуальную информацию, что существенно экономит время на поиск и сверку данных. С помощью таких систем кадровики могут быстрее ориентироваться в правовых аспектах своей работы, что повышает точность и эффективность принятия решений.
Цифровые инструменты для адаптации, мотивации и управления персоналом
Один из важнейших цифровых сервисов — корпоративный портал, его главная цель — создать быстрый и доступный гид по структуре и людям в компании. Это значительно помогает новичкам в адаптации, а текущим сотрудникам становится легче знакомиться с коллективом.
Цифровые инструменты помогают проводить опросы среди персонала, устраивать анонимное анкетирование и собирать обратную связь, тем самым давая кадровому подразделению информацию, которая поможет перестроить бизнес-процессы, учитывая интересы и мнения сотрудников компании.
В современных реалиях рынка, когда многие сотрудники работают на удаленке и практически не посещают офис, процессы адаптации и нематериальной мотивации персонала становятся практически невозможны без перехода «в цифру».
В «Бастион» большинство работают в «гибридном» режиме, посещая офис при необходимости. При этом без сервиса бронирования рабочих мест в опенспейсе могла сложиться ситуация, когда человеку было просто негде разместиться и время уходило бы на поиск свободного стола. Что касается мотивации, в компании вводят корпоративную валюту, которой сотрудники поощряются за успешную работу. На нее можно купить себе, например, мерч.
Будущее HR: искусственный интеллект, Big Data и персонализированное обучение
Будущие тренды цифровизации HR-сферы в области информационной безопасности, в целом будут совпадать со всем ИТ-рынком. В будущем, часть функций в отрасли подбора персонала будет выполняться с использованием систем на базе искусственного интеллекта. Эти технологии способны существенно повысить эффективность работы отдела кадров, предоставляя более точные и своевременные данные для принятия решений, что особенно важно в сфере ИБ, где уровень безопасности и защиты информации выходит на первый план.
За счет цифровизации акцент с ручного труда сместится на навыки работы с электронными системами. Персонализацию обучения могут взять на себя системы на базе искусственного интеллекта, как следствие, возрастает применение BI и BigData-решений в кадровой области.
Цифровые системы на базе геймификации для оценки достижений и обучения используются все чаще, вытесняя классические системы, состоящие из лекций и тестирований. Например, новым сотрудникам предлагают проходить квесты для знакомства с корпоративной культурой и рабочими процессами, вместо чтения документов и просмотра презентаций.
Что касается темы развития и обучения, то существуют системы управления обучением (Learning Management System, LMS). Они дают сотрудникам доступ к модулям курсов, тренингов и другим видам получения знаний, тем самым позволяя автоматизировать процесс обучения персонала.
Как бизнесу подготовиться к HR-трансформации
Сейчас есть два ключевых направления в сфере HR, которые легче всего поддаются автоматизации, что позволяет повысить эффективность работы и снизить вероятность ошибок:
1. Поиск и подбор персонала
Существуют различные системы управления кандидатами (Applicant tracking system), которые позволяют провести его по всем этапам воронки, начиная с добавления резюме, заканчивая принятием оффера. Некоторые решения данного класса позволяют автоматизировать первичный поиск в базе резюме, выделяя ключевые требования вакансии и соотнося их с указанным опытом.
2. HR-направление в области адаптации и развития
Различные HRM-системы позволяют проводить опросы для сбора обратной связи у сотрудников. Это дает возможность учитывать мнение каждого в решении проблем, а также узнавать их желания и идеи. При помощи опросов и сбора обратной связи процесс адаптации становится намного легче, то есть происходит автоматизированный мониторинг и выявляются моменты, в которых есть трудности, а HR-менеджеру остается только провести анализ ответов, сделать выводы и вынести проблемы для решения и обсуждения. Важно, что такие сервисы дают возможность сотрудникам ощутить, что их мнение учитывается, а их комфорт важен для руководства.
Цифровизация кадровых процессов повышает эффективность работы и снижает затраты, позволяя HR-специалистам сосредоточиться на стратегических задачах. Автоматизация рутинных задач значительно ускоряет работу и минимизирует человеческий фактор. Важно помнить, что успешная интеграция технологий требует не только внедрения новых систем, но и внимательного подхода к вопросам безопасности данных, а также поддержания высокого уровня корпоративной культуры.
Источник: Анна Калинчук, директор по персоналу компании по информационной безопасности «Бастион»
