10 января 2014 г.

Накануне Нового года миллионы людей дают себе обещания работать лучше, эффективнее и продуктивнее в следующем году. Но когда в жизнь возвращаются трудовые будни, зачастую оказывается, что сдержать обещания не так просто. Ведь для того, чтобы работать продуктивнее, особенно за компьютером, одной силы воли почти всегда недостаточно.

Помимо решительности здесь нужно обладать еще особыми навыками и даже специализированным программным обеспечением. CRN изучил инструментарий и принципы работы эффективных людей, проводящих рабочее время за компьютером, и составил обзор популярных среди них программно-дисциплинарных решений.

Как разобраться с делами

Для начала нужно отметить, что большинство людей, регулярно ведущих органайзеры и пытающихся выполнять задачи из «списка дел на сегодня», делают это неправильно. Распространенных проблем сразу несколько. Во-первых, многие маниакально стремятся расписать свой рабочий день поминутно. Недостаток такого чрезмерного стремления к порядку состоит не только в том, что человек загоняет себя в пучину стресса, но и в том, что придерживаться четкого расписания почти никогда не удается: слишком много отвлекающих факторов и неожиданных обстоятельств, нежданных поручений руководства и т.д. Во-вторых, абсолютное большинство людей, занятых ведениями списков дел, переоценивают свои возможности и записывают в ежедневник или его электронный аналог слишком много задач. Отсюда - постоянное ощущение того, что ты «ничего не успеваешь» сделать. Как же научиться управлять списками дел разумно?

Для начала нужно понять, что это вообще такое, и как оно появилось. В начале XX века сталелитейный промышленник Чарльз Шваб озаботился вопросом повышения эффективности своего персонала. Будучи человеком крайне одержимым вопросами продуктивности и экономии, Шваб объявил, что ищет человека, который мог бы научить его сотрудников работать лучше. На объявление откликнулся известный специалист по связям с общественностью Айви Ли. Он предложил обязать каждого сотрудника предоставлять в ежедневном режиме список из шести дел, которые тот собирается сделать сегодня. И ранжировать их по степени важности. Систему внедрили на предприятиях Шваба. Эффективность производства заметно повысилась. О нововведениях раструбили СМИ, и с тех пор ведение списка дел считается обязательным атрибутом делового человека.

В наши дни, когда огромное количество людей проводит свой рабочий день за компьютером, традиционным тетрадям и блокнотам появились альтернативы в виде специализированных программ-органайзеров. Главный недостаток большинства из них - тот факт, что записывать новые задачи стало слишком просто и быстро. Из-за чего их становится намного больше, чем человек в состоянии выполнить.

В последнее время дошло до того, что появились [1] даже исследования, подтверждающие тот факт, что от использования списков дел вреда больше, чем пользы. Причина в том, что постоянно растущий список дел только усиливает ощущение тревожности, которое разрушает способность человека к сосредоточению на важных задачах.  Плюс ко всему, декларирование самого факта, что человек поставил себе задачу, формирует у него в мозгу ложное убеждение, будто она уже выполнена, и это происходит помимо его воли.

Чтобы избавиться от этих недостатков планирования, психологи рекомендуют соблюдать несколько простых рекомендаций.

Первое: список дел должен быть ограничен. В идеале на день у вас должно быть записано не более трех задач. Выполнили - и тогда можно включать импровизацию и делать то, что кажется наиболее актуальным на данный момент.

Второе: нужно ввести жесткое табу на использование размытых, нечетких задач. Человек, который составляет список дел на день или неделю, должен четко понимать критерии, по которым он определит, что задача выполнена.

Третье: нужно сделать так, чтобы перед выполнением конкретной задачи удавалось увидеть список дел не более одного раза. Если листы to-do ведутся в электронном виде, нужно закрывать приложение-органайзер каждый раз, когда принято решение о выполнении очередного таска. Наконец, четвертое: записывать рутинные дела, которые повторяются изо дня в день, не нужно. Они должны выполняться на «автомате».

Обзор лучших приложений для повышения продуктивности

Разумеется, продуктивность на протяжении рабочего дня зависит не только от способности грамотно составлять списки дел. Во многом результативный, эффективный труд - результат грамотного использования доступных электронных инструментов. CRN предлагает ознакомиться со списком лучших, на наш взгляд, приложений для продуктивных людей, которые появились в 2013 году.

Mailbox. В 2013 году компанию, занимающуюся производством этого почтового клиента, приобрели создатели сервиса Dropbox. Это сделало Mailbox едва ли не самым обсуждаемым почтовым клиентом планеты и привлекло внимание к сервису сотен тысяч людей. Справедливости ради стоит отметить, что приложение действительно стоящее. Во-первых, оно позволяет разгребать завалы писем, откладывая просмотр некоторых из них на потом и убирая из папки «Входящие». Во-вторых, Mailbox умеет быстро превращать письма в задачи на день. Это очень удобно для тех людей, для которых электронная почта - главный рабочий инструмент. А таких людей со временем становится только больше и больше.

Swizzle. Это еще один эффективный инструмент для борьбы с отвлечениями из-за электронной почты. Этот программный инструмент умеет распознавать ненужные в рабочие время сообщения о рекламных акциях, скидках, купонах и торговых предложениях. Сегодня такие сообщения составляют у многих людей до 80% от общего числа писем, которые приходят на почту. Что с ними делать? Либо удалять насовсем, либо отправлять в специальную папку, которую пользователь будет просматривать лишь на выходных или по вечерам в пятницу. Чтобы не заниматься сортировкой такого «полуспама» вручную, и существует Swizzle.

Any.do. Это один из лучших кроссплатформенных электронных органайзеров современности. Главное его достоинство - прекрасный «чистый» дизайн, «умный» интерфейс, который предлагает решать только самые актуальные задачи, возможность устанавливать напоминания, лишая пользователя необходимости «держать все в голове». Это, возможно, один из наиболее продвинутых электронных органазайнеров на рынке. К тому же - совершенно бесплатный.

Asana. Это еще один продвинутый органайзер, который, однако, рассчитан не на индивидуальное, а на коллективное использование. Оно идеально подходит для совместной работы над проектами и распределением задач между удаленными сотрудниками. Здесь также есть функция импорта документов из Google Drive, что довольно удобно в случаях, когда люди работают совместно над одними и теми же документами.

Evernote. Это, пожалуй, лучший из существующих на рынке инструментов для записывания всех мыслей, идей, материалов, необходимых для работы, в электронном виде. Кроссплатформенность этого сервиса позволяет, например, мгновенно записать что-то на смартфоне по пути на работу (или сделать аудиозаметку, или сохранить фотографию), а затем использовать эту информацию с помощью ПК на рабочем месте.

iA Writer. Это один из лучших текстовых редакторов для людей, которые профессионально работают с документами подобного рода. Все в программе ориентировано на то, чтобы пользователь мог набирать текст, ни на что не отвлекаясь. Поэтому в iA Writer нет ни шрифтов, ни возможностей для форматирования и табуляции. Зато здесь есть функция мгновенного подсчета символов и встроенная система поддержки фокуса внимания на набираемом тексте. В частности, строка для набора всегда остается ровно посередине экрана и не спускается вниз, а приложение выделяет только то приложение или абзац, над которым в данный момент работает автор. Все остальные области текста остаются замыленными, чтобы не отвлекать пользователя от составления текущей фразы.

Readability. Это приложение позволяет упростить до максимума процессс чтения на компьютере длинных текстов. Во-первых, оно позволяет избавить текст от гиперссылок и ненужных баннеров и других элементов оформления веб-страниц. Чтобы ничто не отвлекало пользователя от текста. Во-вторых, здесь есть возможность формирования списков отложенного чтения. Наконец, этот сервис позволяет в один клик отправлять тексты, которые нужно прочитать позже, на букридер Amazon Kindle. Очень удобно.

[1] http://thenextweb.com/lifehacks/2014/01/05/write-list-wont-hurt-productivity/#!rMYWe

Источник: Константин Шиян, независимый журналист