20 июня 2018 г.
Компания «ГЭНДАЛЬФ» предоставила «СТЭМ» программу «Скан-Архив». С помощью программы был создан электронный архив в «1С», из которого требуемый документ можно выгрузить за несколько секунд.
Крупные объемы поставок и большое количество клиентов обуславливают обширный документооборот компании, особенно первичных документов: счетов-фактур, актов выполненных работ и товарных накладных. За месяц в «СТЭМ» поступает более 1000 бумаг «первички». Также налоговые службы часто запрашивают пакеты документов для встречных налоговых проверок. С целью упрощения подготовки к проверкам и облегчения работы бухгалтерской службы руководство организации приняло решение о внедрении программы «Скан-Архив».
Установкой и настройкой ПО занимались специалисты IT-службы «СТЭМ». В ходе настройки программы под специфику работы компании программисты доработали функционал поиска документов, добавив различные фильтры и классифицирующие критерии для упрощения поиска в базе.
После внедрения «Скан-Архива» технология работы с документами изменилась. Бухгалтер, ответственный за работу с «первичкой», загружает бумаги со штихкодами в сканер, затем программа автоматически обрабатывает полученные сканы и прикрепляет их к необходимым контрагентам в базе «1С». Бумаги без штрихкодов вносятся в «Скан-Архив» вручную через электронную форму. В случае необходимости, например, налоговой проверки, документы можно выгрузить из базы в течении нескольких секунд.
Бухгалтер компании «СТЭМ» Наталья Никульшина рассказывает о работе с программой: «За месяц через „Скан-Архив“ проходит не менее 1000 документов. Бумаги со штрихкодами мы загружаем в программу сразу, другие документы обрабатываем позже большими партиями. Возможность быстрого поиска и выгрузки „первички“ из базы позволяет готовиться к налоговым проверкам в два раза быстрее, чем до внедрения программы. Это существенно облегчает нагрузку на бухгалтеров, потому что налоговые службы запрашивают документы для встречных проверок очень часто: доходит до нескольких раз в неделю».
Источник: Пресс-служба компании «ГЭНДАЛЬФ»
