28 июня 2018 г.
АО «НИИнефтепромхим» автоматизировало управление входящими счетами на базе DIRECTUM. Одним из преимуществ проекта стала интеграция DIRECTUM с сайтом ЦБ РФ по сверке курса валют и автоматической корректировки рублевых сумм, эквивалентных иностранной валюте счета.
АО «НИИнефтепромхим» использует систему DIRECTUM c 2016 года. На первом этапе было охвачено 9 бизнес-процессов. В 2017 году НИИ дополняет их количество и автоматизирует работу с входящими счетами.
Решение закрывает потребности АО «НИИнефтепромхим» в удобной работе с входящими счетами:
- создана единая база хранения счетов и организован безопасный доступ к их архивам с учетом прав доступа;
- обеспечен быстрый поиск и фильтрация счетов по заданным параметрам;
- настроены маршруты уведомления всех участников процесса о результатах рассмотрения и согласования счетов;
- организован контроль и учет оплаты счетов;
- настроено визирование согласованных счетов электронной подписью руководителя;
- обеспечено автоматическое формирование отчетности по счетам.
Базовые возможности «Согласования счетов на оплату» компания «MT Консалт», исполнитель проекта, дополнила и решениями, разработанными специально для НИИ. К примеру, нововведением стало автоматическое обновление курса валют с сайта ЦБ РФ. DIRECTUM самостоятельно сканирует сайт на предмет изменения курсов валют, соотносит курс с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму, необходимую для погашения долга по новому курсу на день платежа.
Помимо этого, для каждого счета представлена возможность составления платежного календаря — графика платежей. Данный механизм предполагает возможность оплаты одного счета в несколько этапов с разбивкой по времени. Система сама отслеживает платежи через справочники и информирует о необходимости оплаты или контроля завершения платежа.
Также для удобства финансового отдела реализована возможность выполнения заданий через изменения реквизитов в записи справочников. Финансистам необязательно заходить в саму задачу, искать вложения и выполнять ее. Достаточно изменить один из реквизитов счета, к примеру, заменить статус с «Не оплачено» на «Оплачено», и система сама определит, в какую задачу было вложено данное задание, автоматически выполнит его и отправит далее по маршруту. Что важно, для работы с разными типами счетов выполнено разное представление справочников.
Для счетов настроены различные виды штампов: факсимиле, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. Утверждает документ генеральный директор с использованием мобильного решения DIRECTUM Jazz.
«Хотелось бы отметить, что работа со счетами стала еще более оптимизированной и удобной. Удалось закрыть много рутинной работы по ручной обработке данных и контролю операций, особенно с валютными счетами. Преимуществом стала возможность настройки графиков платежей. Теперь контролировать оплату очень просто», − отмечает Соколова Ирина Павловна, начальник финансово-экономического отдела АО «НИИнефтепромхим».
Источник: Пресс-служба компании «МайТэк»
