4 июля 2018 г.

На «Челябинском трубопрокатном заводе» и «Первоуральском новотрубном заводе» за 8 месяцев команда внедрения провела миграцию данных из Documentum, автоматизировала 10 ключевых процессов документооборота , а также настроила интеграцию с несколькими ERP-системами. Проект охватывает 3 000 сотрудников в 15 городах.

Масштабные задачи

В 2016 году руководство компании задумалось о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. На тот момент в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали систему Documentum, и ИТ-специалисты рассматривали возможность ее тиражирования. Однако решение оказалось сложным для развития и не позволяло объединить все подразделения. Начался поиск новой системы: гибкой, масштабируемой, интегрируемой и безопасной.

«В 2016 году наши специалисты провели объемную аналитическую работу. Мы рассмотрели около десяти решений разных производителей, изучили опыт ведущих промышленных предприятий и остановились на DIRECTUM», — поясняет технический руководитель проекта Евгений Косарев.

Пилотный проект внедрения DIRECTUM стартовал в мае 2017 года и охватил трубный дивизион Группы ЧТПЗ: «Челябинский трубопрокатный завод» и «Первоуральский новотрубный завод». Основным способом доступа к системе стал веб-клиент, который дает пользователям возможность работать через любой браузер. Планировалось организовать взаимодействие сотрудников по ключевым задачам:

  • классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот;
  • работа с нормативными документами;
  • работа с документами интегрированной системы менеджмента;
  • управление совещаниями.

Отдельной задачей внедрения стала масштабная миграция ценных исторических данных, накопленных за 10 лет использования Documentum. При этом команде проекта было необходимо не только перенести данные в DIRECTUM, но и разработать варианты оптимальной организации бизнес-процессов — это и стало первым этапом внедрения.

Анализ и проектирование бизнес-процессов

Для формирования требований к системе было проведено первоначальное экспресс-исследование организации. Консультанты DIRECTUM лично пообщались с ключевыми специалистами заводов в Челябинске и Первоуральске и подготовили проектные решения с планом реализации поставленных задач в DIRECTUM.

Особое внимание уделили проектированию интеграции: было важно встроить СЭД в развитую ИТ-инфраструктуру предприятия. В компании внедрено несколько экземпляров 1С, а также комплексная информационная система ЧТПЗ — ERP-платформа собственной разработки. ИТ-специалисты реализовали взаимодействие DIRECTUM с этими решениями в части контрагентов и кадровой структуры.

Помимо этого, для модуля «DIRECTUM: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Совещание инициируется в уже привычном для пользователей Microsoft Outlook, а затем информация отправляется в DIRECTUM для создания необходимых документов. Для того чтобы избежать двойной работы, все решения по совещаниям теперь фиксируются в карточке DIRECTUM, из которой автоматически формируется и протокол, и задачи на исполнение.

Тестирование и промышленная эксплуатация

Первыми с решениями на базе DIRECTUM познакомились участники рабочей группы трубного дивизиона Группы ЧТПЗ: руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Такой состав помог сформировать пул дополнительных пожеланий к системе от различных представителей бизнеса.

Следующим шагом стало освоение системы рядовыми пользователями. 1 500 сотрудников прошли дистанционное обучение. В изучении новых возможностей также помогли подробные инструкции, встроенные в интерфейс подсказки и собственная служба поддержки Группы ЧТПЗ из числа обученных администраторов:

«Мы надеемся, что сотрудники компании, которые успешно овладеют функциональностью системы, будут и дальше делиться своими знаниями и советами, помогая коллегам. Это позволит продуктивнее пользоваться новой СЭД», — комментирует руководитель проекта, начальник отдела документационного обеспечения Светлана Тронева.

С декабря 2017 года к работе в DIRECTUM приступили 3 000 человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Помимо веб-доступа пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места и даже офлайн. Этап опытно-промышленной эксплуатации занял 4 недели и завершился к концу 2017 года.

Итоги пилотного внедрения и планы по развитию

По результатам проекта сотрудники отмечают, что нагрузка по обработке документов существенно снизилась. Рабочая группа получила опыт внедрения и использования DIRECTUM в трубном дивизионе. И тиражировать решение на нефтесервисный и ломозаготовительный дивизионы в первой половине 2018 года планируется уже силами специалистов группы.

Следующим этапом в системе будет реализована работа с документами коммерческой тайны. Отдельный проект автоматизации конфиденциального делопроизводства, который стартовал в апреле 2018 года, даст возможность учесть особые требования к хранению и обмену документами с грифом в электронном виде. Завершить разработку планируется летом 2018 года.

Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM