5 сентября 2018 г.

Компания TANAIS завершила первый этап проекта внедрения СЭД в ПАО «Ил». Автоматизированы процессы согласования договорных документов. Около 600 сотрудников, так или иначе участвующих в договорной деятельности, теперь ведут работу в DIRECTUM.

Ежедневно в ПАО «Ил» обрабатываются большие объемы документации, при этом сложная организационная структура, специфика деятельности и строгие регламенты накладывают свой отпечаток на все процессы. Несмотря на то, что сотрудники компании давно работали в СЭД, процессы документооборота часто затягивались.

Когда руководство компании приняло решение о развитии проекта автоматизации, стало ясно, что имеющаяся СЭД не сможет адаптироваться к новым требованиям. Нужно было новое решение — более гибкое и масштабируемое, которое отвечает политике безопасности ПАО «Ил» и которое можно легко настроить под собственные задачи.

Выбирая новую систему, рабочая группа ПАО «Ил» обращала внимание на проекты, реализованные в области авиастроения. Так, выбор был сделан в пользу DIRECTUM, а в качестве подрядчика выступила компания TANAIS.

«При проектировании системы были учтены все особенности бизнес-процессов заказчика, такие как, работа с государственными контрактами, организация и ведение электронного архива договорных документов, интеграция с системой „1С: Комплексная автоматизация“, согласование проекта договора, входящего в состав закупочной документации. В итоге ПАО „Ил“ получили гибкий, удобный и эффективный инструмент для управления договорными документами», — сказала Анастасия Ведина, аналитик компании TANAIS.

На первом этапе проекта перед командой внедрения стояли задачи:

  • заменить низко производительную систему электронного документооборота;
  • ускорить и упростить процесс согласования договорных документов;
  • обеспечить прозрачность бизнес-процессов для сотрудников и руководителей;
  • вовлечь в работу в системе всех участников автоматизируемых бизнес-процессов.

Автоматизированы два ключевых процесса: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений договорных документов. На последних этапах документы утверждаются руководителями подразделений и руководителями высшего звена.

Для удобства систему DIRECTUM интегрировали с другими решениями предприятия:

  • 1С: Предприятие Комплексная автоматизация (СБНУ) — для передачи данных по контрагентам, договорам и реквизитам договоров;
  • Служба каталогов Active Directory передает в систему информацию о пользователях и организационно-штатной структуре;
  • Microsoft Exchange рассылает сотрудникам письма о входящих заданиях в системе электронного документооборота.

Сегодня в договорных процессах ПАО «Ил» участвуют до 600 человек, и все они работают в системе DIRECTUM. В перспективе, когда сотрудники освоят возможности системы в полной мере, сроки согласования сократятся на 30-40%.

«Для компании ПАО „Ил“ — это первый и важный этап перехода на новую платформу DIRECTUM, который позволит повысить эффективность, прозрачность бизнес-процессов по работе с договорными документами. Важно отметить, что для ПАО „Ил“, данный проект является важным элементом цифровой трансформации и использование системы DIRECTUM позволит добиться высоких результатов в данном направлении. Мы благодарны коллегам из ПАО „Ил“ за доверие и выбор компании TANAIS в качестве надежного партнера», — поделился Алексей Пестерев, руководитель отдела внедрения и сопровождения ECM компании TANAIS.

Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM