3 декабря 2018 г.

Сеть магазинов «Подружка» перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили компании обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:

  • организовать электронный финансовый архив;
  • ускорить согласование первичной учетной документации;
  • упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
  • настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.

На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним компания-заказчик арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании — приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.

Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:

  1. Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM;
  2. Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными;
  3. Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы;
  4. Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.

Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.

Впечатлением от работы в системе поделилась главный бухгалтер компании Ольга Теньчурина: «Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах — автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании».

Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM