14 декабря 2018 г.

Компании Biocodex начала работу в системе DirectumRX. Все сотрудники компании, а это более 100 человек, ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчёт затрат на мероприятия значительно снижают трудоемкость процессов.

C расширением производства и штата сотрудников возросло количество копий документов, стало сложно контролировать процессы и проводить их качественный анализ. На согласование договоров уходило много времени: многократное обращение к документам, актуализация и долгий поиск последней версии.

В 2017 году компания «БИОКОДЕКС» поставила цель — сократить сроки согласования всех видов договоров и усилить контроль над процессами. За счет внедрения системы электронного документооборота нужно было решить две глобальные задачи:

  • автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов;
  • организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

При выборе системы оценивались не только функциональные возможности и интерфейс, нужно было облачное решение с невысокой стоимостью владения и быстрым развертыванием. Кроме того, имела значение возможность самостоятельной правки регламентов без привлечения разработчиков.

Для того чтобы сотрудники «БИОКОДЕКС» как можно скорее начали работу в системе, при внедрении использовался подход «minimum viable product» (применение простейшего работающего прототипа, с помощью которого тестируют спрос до полномасштабной разработки). Так, первая функциональность была запущена в эксплуатацию для всех пользователей через 2,5 месяца после старта.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования — в системе учтена вся специфика работы с ними.

«Применение итерационного подхода к внедрению позволило завершить проект в очень короткий срок. В итоге мы получили продукт, соответствующий нашим ожиданиям и упрощающий совместную работу с документами, в том числе согласование различных договорных документов с учётом особенностей предметной области и логики наших бизнес-процессов», — комментирует Дмитрий Михеев, ИТ-директор ООО «БИОКОДЕКС».

Источник: Пресс-служба компании Directum