2 июля 2019 г.

Вялый рост экономики провоцирует повальную оптимизацию бизнесов по всевозможным направлениям. В частности, арендаторы офисных площадей стремятся эти самые площади насколько возможно сократить, а эффективность использования оставшихся максимально повысить. Но какой ценой!

Креативность вне коридоров

Бизнес-центры, которые в России возводятся темпами, уступающими лишь центрам торгово-развлекательным, идут навстречу своим клиентам. Всё чаще вместо традиционной коридорно-кабинетной планировки офисы строятся как открытые (open space) и зонированные пространства. Причём в последнее время даже рабочие места в этих пространствах могут оказаться не закреплены за конкретными сотрудниками, — именно это предусматривает стремительно входящая в моду концепция «горячих столов» (hot desk).

Эксперты рынка офисной недвижимости говорят о том, что офис перестал быть лишь помещением, в котором сотрудники компании собираются вместе в рабочее время, — и сам сделался одним из ключевых инструментов для развития бизнеса. Соответственно, и организация офисного пространства напрямую отражается на построении бизнес-процессов. Если в компании активно внедряются и эксплуатируются автоматизация рутинных задач, дистанционная и сдельная занятость, аутсорсинг неключевых направлений деятельности, то классическая офисная планировка действительно перестаёт отвечать новым реалиям организации труда.

Традиционная коридорно-кабинетная система хороша для крупных компаний с отлично отлаженной структурой каскадного планирования. В ситуации, когда разбитые на малые группы сотрудники своевременно решают чётко и последовательно ставящиеся им сверху задачи, размещение таких небольших субколлективов в ограниченных, отгороженных дверями и стенами пространствах позволяет сотрудникам наилучшим образом сосредоточиваться. Концентрировать внимание на ограниченных по масштабу проблемах, не отвлекаясь на посторонние раздражители.

Напротив, современные бизнес-практики предполагают более размытую постановку задач, опираются на повышенную инициативность исполнителей, нуждаются в непрерывной циркуляции идей в коллективе. В таком случае открытое пространство, разделённое на кьюбиклы с низкими стенками или прихотливо уставленное рабочими столами, действительно лучше будет соответствовать принятому способу ведения дел. По заверениям экспертов рынка офисной недвижимости, любая компания может без малейших для себя последствий отказаться от значительной доли арендуемого пространства, вплоть до целой его трети, практически в любой момент. Если прежде она не прибегала к профессиональной оптимизации своего офиса, конечно.

К разряду таких оптимизаций как раз и относится концепция «горячего стола»: полной и окончательной эмансипации офисного сидельца от данного конкретного предмета меблировки. В открытом едином либо разбитом на зоны пространстве hot desk по-прежнему стоят конторские столы, но располагаются на них уже не настольные ПК или моноблоки, а тонкие либо нулевые клиенты.

Таким образом любой сотрудник может усесться куда угодно, включить терминал, авторизоваться в системе — и получить доступ к своему виртуальному рабочему столу, на котором все документы, браузер, почтовый клинт и прочее ПО сохраняются ровно в том состоянии, в каком они находились на момент завершения предыдущей сессии. Стоящий рядом с клиентским терминалом IP-телефон, часть системы унифицированных коммуникаций, также поддерживает авторизацию: внутренний номер в такой системе присваивается не рабочему месту, а сотруднику, и мигрирует по офису вместе с ним.

Но как же быть с канцелярской мелочёвкой и личными вещами, которыми обыкновенно заполняются выдвижные ящики? Концепция «горячего стола» предусматривает и это: каждому сотруднику выделяется небольшая запирающаяся тумба на колёсиках, которую несложно прикатить и разместить под выбранным на сегодня рабочим столом.

Суета вокруг конторки

В результате руководство компании получает возможность ещё эффективнее уплотнить уже оптимизированное офисное пространство — по тому же принципу овербукинга, который практикуют многие авиакомпании. Всё равно ведь стопроцентная явка на службу в наши дни — явление отмирающее. Часть сотрудников официально имеют возможность один, а то и два дня в неделю работать из дома. Часть сидит на больничном, часть находится в отпусках, часть в командировках... По заверениям экспертов, экономия на рабочих местах при должной организации «горячего стола» может достигать 30, а то и 40%.

Однако есть небольшая загвоздка: чрезвычайно привлекательная и выгодная на бумаге, в практической реализации концепция hot desk оказывается едва ли не вредоносной. Как отмечает колумнист Forbes Саймон Констебль (Simon Constable), она привносит в офисный быт отвлекающее от работы соперничество, способствует накоплению скрытого недовольства в коллективе.

Не все столы одинаково хороши: сотрудники будут стремиться приходить на работу пораньше, чтобы занять чем-то приглянувшееся им место. И это вовсе не то невинное «пораньше», которому можно было бы радоваться как дополнительному стимулу являться в офис вовремя: речь в отдельных реальных случаях идёт о часах. Фактически, о сверхурочном неоплачиваемом времени, которое расходуется чаще всего бесцельно, да ещё вдобавок и отнимает у работника силы, нужные ему для полноценного восьмичасового труда.

Дальше — больше: очень часто сотрудники воспринимают внедрение системы «горячий стол» как прямое и явное указание на то, что руководство компании их не ценит, ими не дорожит — и, следовательно, не заслуживает уже с их стороны работы на совесть. Особенно велик оказывается ущерб для корпоративного духа, если hot desk сочетается с принципиальным запретом на дистанционную работу. Невозможность быстро и эффективно организовывать блиц-консультации (летучки) с коллегами по остро актуальным вопросам — коллеги-то рассеяны по всему open space — также не красит эту новомодную концепцию.

Самое, пожалуй, тлетворное влияние «горячего стола» проявляется в разрыве горизонтальных связей между сотрудниками, в отмирании культуры обучения на рабочем месте. Насколько бы хорош ни был переводимый на новую должность или приходящий в компанию извне специалист, он в любом случае нуждается в понимании того, как привычные ему процессы реализуются в данном конкретном случае.

В традиционном офисном окружении обучение этим базовым навыкам происходит ненавязчиво, исподволь: всякий раз достаточно перекинуться парой фраз с соседом-коллегой или непосредственным начальником, который, как правило, сидит за столом по соседству. Hot desk же заставляет искать нужного человек по всему открытому пространству или связываться с ним по цифровым каналам. И какой тогда вообще смысл приходить в офис, если это ничем не отличается от образа действий дистанционно занятого работника?

Саймон Констебль указывает, что значимость порождаемых «горячим столом» проблем растёт в геометрической прогрессии с увеличением числа сотрудников. Компания с полусотней специалистов, играющих каждое утро в «займи первым лучший стол в углу у окна» в относительно небольшом open space, ещё способна пережить переход на эту концепцию почти безболезненно. Но для организации с сотнями и тысячами сотрудников, распределённых по огромным зонированным пространствам модных бизнес-центров класса А, это практически приговор. По крайней мере, вместо ожидаемой оптимизации расходов налицо окажется падение операционной эффективности. Что в нынешних экономических условиях смерти подобно.

Источник: Максим Белоус, crn.ru