21 января 2020 г.
С развитием информационных технологий на рынке появляются все новые и новые решения по управлению документооборотом и печатью в офисе. Вендоры печатающих устройств разрабатывают программы, в основе которых лежит обеспечение автоматизированного документооборота. Эти решения значительно упрощают работу сотрудников и сокращают расходы на печать в офисе.
Один из самых популярных запросов, с которым сегодня обращаются компании, — обеспечение минимального вовлечения со стороны сотрудников офиса. Технологии позволяют внедрить софт, благодаря которому все процессы документооборота и печати будут полностью переданы на аутсорсинг. При этом заказчики могут быть уверены в безопасности корпоративных данных. ПО защищает организации от утечек конфиденциальной информации, проходящей через принтер или МФУ.
Сегодня ведущие вендоры индивидуально подбирают решения с учетом требований заказчика, размера бизнеса и предполагаемых результатов от внедрения новой системы. Благодаря такому подходу заказчики максимально эффективно используют свои ресурсы, а цифровые решения значительно экономят средства и время.
1. Решения для анализа офисной печати
Технология позволяет быстро оценить действующий парк печатающих устройств и делает отчет по состоянию оборудования. Программа сканирует сеть, выводит список принтеров и МФУ и данные по количеству отпечатков с каждого устройства, подключенного к единой сети. Программное обеспечение дает возможность оперативно получить данные по всему парку оборудования, а также сравнить объем печати за выбранные периоды.
2. Софт для обработки документов по заданным параметрам
Современные решения позволяют настроить работу принтера или МФУ так, что отсканированные документы сразу будут отправляться в нужную папку на компьютере или по заранее установленному адресу на сервере, а возможно, сразу в почту пользователю. ПО с расширенной системой обработки отсканированных файлов автоматически обрабатывает и направляет документы в соответствии с заданными по запросу заказчика параметрами.
При этом есть возможность настроить оборудование так, что один документ будет одновременно направлен сразу на несколько адресов. Например, на почту сотрудника, руководителя, в архив организации, внешнему получателю и т.д. Таким образом, сокращается время обработки и подачи данных.
3. Софт для контроля печати
Софт для контроля за печатью документов в офисе необходим для сокращения затрат и ускорения процессов печати. При отправке документа на печать через специальное ПО, можно подойти к любому свободному устройству, авторизоваться по карточке или пин-коду, не создавая очередь.
4. Программы для разграничения прав доступа к печати в цвете
Даже для ч/б печати принтер может использовать до 30% цветных чернил, что практически не отразится на качестве отпечатка, но значительно увеличит расход тонера и затраты на него. На деле часто оказывается, что далеко не каждому сотруднику или отделу действительно необходим цветной тонер. Современные решения позволяют ограничить доступ команды к цветной печати за счет авторизации с помощью логина и пароля, PIN-кода или персональной карты. Таким образом, компания может устанавливать цветное оборудование, не беспокоясь о лишних расходах цветного тонера и затратах.
5. Софт для печати с мобильных устройств
Некоторые программы для принтеров и МФУ позволяют печатать нужные документы без использования компьютера. Кроме того, программы позволяют печатать документы с телефона или планшета, сканировать их на мобильные устройства, отправлять файлы на печать в офис, даже если сотрудник в этот момент находится далеко за его пределами. В большинстве современных смартфонов уже предустановлены базовые программы для этого.
6. Решения для мониторинга всего парка печатающей техники
Такое решение позволяет компании осуществлять контроль за всем оборудованием в пределах офиса. Софт дает большие возможности по сбору статистики и генерации отчетов по каждой единице техники. Таким образом, можно одновременно получать на сервер необходимую информацию по всему объему печати или количеству инцидентов со всего парка устройств. Беспрерывный мониторинг оборудования поможет организациям вести учет расходов на печать, а также предсказывать аналогичные сценарии инцидентов в будущем.
7. Софт для автоматизации процесса обработки заполненных бланков
Программа дает возможность автоматически оценивать заполненные бланки: софт самостоятельно сканирует формы с ответами для получения результатов по каждому участнику анкетирования. В зависимости от настроек программа может выводить отчет со статистикой в виде текста или графика.
Современные решения для оптимизации и автоматизации печати позволяют заказчикам избавиться от лишних хлопот, связанных с обеспечением процесса печати и документооборота. За счет внедрения правильно подобранного программного обеспечения компании могут полностью переложить заботы по управлению печатающими устройствами и хранению документов на аутсорсинг и направить сэкономленные ресурсы на другие важные процессы.
Источник: Мария Андреева, руководитель отдела маркетинга KYOCERA Document Solutions
