25 марта 2020 г.

Наталья Соболева

Если ваша компания небольшая, вам, возможно, не так сложно настроить удаленную работу. Но что делать, если в компании больше 2000 человек? Своим опытом делится компания OCS Distribution.

У нас в OCS уже несколько недель по пятницам сотрудники получают сводку о ситуации и о том, как жить и работать в новых условиях. Суть их сводится к мерам безопасности на конкретный промежуток времени — как максимально обезопасить свою жизнь и жизни своих близких и коллег. Пока не найдено лекарство, мы должны максимально защищаться.

Итак, с нашим последним пятничным письмом (от 20 марта 2020 г.) можно ознакомиться ниже. Думаем, что эти советы могут пригодиться многим.

Самая главная новость на эту пятницу: мы максимально переходим в цифровой формат жизни. Начиная с понедельника, 23 марта, все сотрудники всех офисов компании, чью работу мы можем обеспечить в режиме home office — приступают к работе в удаленном режиме.

Для тех сотрудников, чье присутствие полностью или частично будет все же требоваться в офисе, мы будем стараться обеспечивать максимально безопасный режим работы. Это касается прежде

всего работы складов и доставки, этот процесс для внешнего мира остается таким же, партнеры не должны заметить каких-либо изменений.

Продолжительность этой меры мы не знаем, но интуитивно полагаем, что будет чудом, если она продлится меньше, чем до конца апреля. Но, конечно же, все будет зависеть от эпидемиологической ситуации в стране, от тех решений, которые будут принимать власти и от здравого смысла.

У нас всех есть главная задача: сохранить здоровье сотрудников и сохранить при этом работоспособность компании.

Это потребует от всех собранности, креативности и усилий.

Теперь о том, как все будет происходить, опишем в трех блоках: офис, удаленка и за жизнь. Сразу скажу, что экспериментальный переход на удаленную работу ряда подразделений начался 19 марта, все идет успешно.

1. Работа офисов

  • Начиная с понедельника все, кто может с точки зрения рабочего процесса и готов технически, начинают работать из дома. При этом всю следующую неделю наши офисы еще будут доступны в обычном режиме для того, чтобы заехать забрать что-то из забытых на рабочем месте вещей.
  • В почте создана рассылка для горячей линии по всем вопросам новой жизни, кроме срочных вопросов к хелпдеску IT. Пожалуйста, отправляя письмо на эту рассылку, указывайте в сабже тему: финансы, документы, визит в офис... чтобы мы могли быстрее обрабатывать и маршрутизировать запросы.
  • За следующую неделю мы постараемся обеспечить техническими средствами удаленной работы всех, у кого их нет.
  • Начиная с 30 марта мы планируем закрыть свободный доступ в офисы для всех, кроме тех, кто не сможет уйти на удаленный режим работы.
  • Мы организуем в офисах специальные ресепшн для документов, будут дежурные секретари, будут работать курьеры и водители, охрана, можно будет заказать и получить справку из отдела кадров... все будет можно, но с некоторой задержкой по времени.
  • К нам уже начали приезжать приличные запасы медицинских масок. Они будут выдаваться всем, кто будет работать в офисах, в доставке и на складе на период рабочего дня (с учетом смены маски 1 раз в 2-3 часа), всем, кто будет посещать офис во время карантина. Также у нас будет возможность выдать каждому сотруднику компании небольшой запас масок на дом (20 штук), чтобы у вас была возможность в период эпидемии доехать до офиса.
  • Для офисов также закуплены антисептики и перчатки; клининговые службы уже достаточно давно обрабатывают поверхности дезинфицирующими средствами. Нам критически важно обеспечить максимальную защиту для здоровья тех, кто будет работать в офисе и не сможет перейти на удаленную работу, поэтому в офисах будут действовать жесткие правила:
  • География рассадки сотрудников может на время карантина поменяться — мы «поселим» всех максимально далеко друг от друга.
  • Перчатки в местах общего пользования, маски (кроме отдельных кабинетов) и пр. обязательны, и менять маску каждые 2-3 часа тоже нужно не забывать, иначе из полезного девайса, она превращается в рассадник собственных бактерий.
  • Антисептики в офисах стоят не для красоты, а для дезинфекции рук.
  • Температуру на входе в офис будем измерять (тем более, что государство нас к этому обязало) .
  • и да, это коснется и сторонних визитеров тоже. Пожалуйста, не обижайтесь. Это забота обо всех в непростое время.

Как добираться в офис в период карантина (начиная, с 30-го марта)

  • Точно не на метро и не на маршрутке.
  • Если вы живете недалеко, то пешком, на самокате или велосипеде вполне можно — свежий воздух никому еще не вредил.
  • На своей машине отлично.
  • Если все это вам недоступно — пишите на специальный адрес, будем организовывать офисную машину или оплату такси.

Друзья, мы сожалеем, что вынуждены говорить «нет» тем, кто просит разрешения работать из офиса в период карантина, хотя присутствие не обусловлено жесткой рабочей необходимостью. Мы должны обеспечить максимально безопасный режим пребывания в офисе для тех, кому здесь будет действительно нужно находиться — а это минимум контактов и максимум дезинфекции помещений.

2. Вопросы, связанные с ИТ и техподдержкой

  • Для срочной техподдержки удаленной работы создана горячая линия HelpDesk IT, все остальные вопросы техподдержки можно адресовать на обычный HelpDesk.
  • Для экстренных ситуаций, в случае недоступности других каналов связи, функционируют внутренний телефон горячей линии NNN и городской телефон NNNNNN.
  • Пожалуйста, в случае, если у вас что-то тормозит или идет не так, и вам кажется, что это проблема удаленного подключения, не терпите очень долго, а сообщайте об этом на техподдержку. Если о проблемах известно, их можно хотя бы начать решать, если о них никто не знает, они останутся проблемами.
  • Чтобы получить необходимое оборудование для удаленной работы, вам нужно просто обсудить проблему со своим руководителем. И немного подождать.
  • Если вы забираете монитор с рабочего места, вы должны быть уверены, что он совместим с вашим домашним компом — убедитесь в этом заранее.
  • Думаю, об этом лишне говорить, но все же — когда карантин закончится, всю технику нужно будет привезти обратно. Пожалуйста, постарайтесь по возможности относиться к ней бережно: маленькие дети, собаки, коты и утренние чашечки кофе — лучшие друзья проводов и жидкостей, проливаемых на чувствительные части дорогих девайсов.
  • Пожалуйста, читайте инструкции по работе в удаленке!!! Планируя первое совещание в виртуальной комнате с большим количеством участников, не рассчитывайте, что у вас с первого раза все пройдет гладко. У кого-то точно что-то пойдет не так, окажется плохой интернет, кто-то не сообразит, как настраивать гарнитуру и т.п. и вы потеряете всей группой полчаса, улаживая все эти нюансы. Попросите коллег заранее перед совещанием потестить оборудование, пусть более опытные и продвинутые коллеги из ваших подразделений помогут менее опытным — сейчас техподдержка естественным образом будет перегружена.
  • Мы признаемся вам честно. Сейчас никто не знает, сколько виртуальных совещаний одновременно потянет наша система в реальности — мы никогда не работали в режиме, в котором собираемся работать сейчас. Если мы поймем, что захлебываемся, то будем быстро решать эти проблемы, расширяя наш арсенал платформ, потому что работоспособность для нас важна. Хорошая новость — у нас уже было опробовано совещание на 12 человек через виртуальную комнату и даже совещание с ПРЕЗЕНТАЦИЕЙ на 19 участников. Все прошло успешно, люди адаптировались мгновенно.
  • Не забудьте про переадресацию внутренних номеров.

Мы очень просим набраться терпения — вначале наверняка не все пойдет гладко. Но мы все вместе будем очень стараться и постепенно научимся жить по-новому.

3. Еще несколько важных тем

  • Что делать с отпусками, которые пришлось отменить? Они не сгорят? Сейчас мы все вместе попали в затруднительную ситуацию. Когда все вместе из нее выберемся, постараемся дать возможность сходить в отпуск тем, кто туда не успел.
  • А можно ли на период удаленной работы уехать из города и работать с дачи, из другого города и пр.? Можно. Для удаленной работы совершенно неважно, находитесь вы в 1 километре от офиса или в 1000 километрах. Но если есть вероятность, что вам потребуется периодически в офис приезжать по рабочим нуждам даже в период карантина, тогда, пожалуйста, не уезжайте уж слишком далеко. Но на дачу можно точно.
  • А у меня запланирован отпуск в страну, которая еще пока не закрыла границы и там вроде как не эпидемия? Можно я все-таки быстренько туда съезжу? Развитие событий последних двух недель показало, что границы закрываются, и рейсы отменяются со скоростью гораздо бОльшей, чем заканчивается отпуск. Благополучные страны стремительно становятся неблагополучными, либо решительно начинают вводить визовые режимы и отменять авиасообщение. Транспортный и пограничный коллапс в мире капитальный, рассказы очевидцев, летевших через аэропорты Юго-восточной Азии, Европы и пр., меняются за сутки: вчера все было спокойно, сегодня наступил ад. Российские города один за другим вводят свои жесточайшие карантинные меры для всех, кто ездил за границу — в Москве это уже любая страна в принципе, и, думается, очень скоро к этому придут остальные. Поэтому запретить поехать в отпуск мы не можем, но НЕ РЕКОМЕНДУЕМ КАТЕГОРИЧЕСКИ. Можно застрять неизвестно где, неизвестно насколько, да и последствия непредсказуемы.
  • Если все же такое случилось, и вы побывали за границей. Или случилось еще более страшное, и вас госпитализировали с подозрением на коронавирус. Пожалуйста, сообщите об этом немедленно в Службу персонала, мы как работодатель будем обязаны предпринять всякие документарные действия в этой ситуации.
  • А как будет работать компания в режиме карантина? Мы собираемся работать очень интенсивно и совершенно не собираемся унывать и расслабляться. Работать над всеми проектами, которые актуальны сегодня. Завершать старые. Придумывать новые. Переход на home office — это повод освоить множество новых технологий и придумать много новых классных идей в первую очередь. И крутой вызов для всех нас.

Так что нам точно не будет скучно. До встречи на следующей неделе в виртуальных комнатах, скайпе и других цифровых местах.

Источник: Наталья Соболева, вице-президент OCS