1 сентября 2020 г.

Распределённый офис, о котором так настойчиво говорили накануне коронакризиса многие, за последние полгода неприметно стал частью нашей повседневности. Переход к дистанционной занятости вовсе не означает снижения эффективности труда, — напротив, ведёт к её повышению. С одной лишь оговоркой: если труд этот должным образом организован. Причём в ответе за налаживание деятельной и продуктивной работы компании на удалёнке оказывается как руководство всех уровней, так и каждый сотрудник в отдельности.

Лидерство — всегда вызов

Против всех ожиданий, уже к концу весны нынешнего непростого года бизнес в России и мире смотрел на эффективность удалённой работы более чем позитивно. По данным Gartner, 74% финансовых директоров компаний различного уровня ратовали за сохранение возможности для сотрудников хотя бы раз в неделю, а то и чаще, выходить на работу в удалённом режиме. По сообщению Reuters, в ближайший год спрос на аренду офисных площадей в США сократится не менее чем на 15% из-за масштабного перехода на удалёнку. Однако по мере того как совместная работа на расстоянии из форс-мажорной ситуации становится новой нормальностью, руководство всё большей части компаний приходит к одному и тому же выводу: управлять командами в этих невиданных прежде условиях следует в значительной мере по-новому.

Прежде всего, отсутствие каждодневных личных контактов в офисе неизбежно размывает средне- и тем более долгосрочную перспективу: что, зачем и для чего делается каждым отдельным сотрудником в интересах компании как целого. Рядовые специалисты, а порой и менеджеры среднего звена теряют представление об общих целях, к которым движется бизнес: не на уровне прописанных в рабочих планах KPI, а на уровне общего осознания. Потеря же чёткого целеполагания чревата для бизнеса снижением темпов, ослаблением хватки — и, как следствие, ущербом занимаемой доле рынка, часть которой не преминут отхватить более сосредоточенные на своих стратегических задачах конкуренты. Потому необходимо доводить до каждого сотрудника миссию и задачи компании на каждом конкретном этапе её работы: только так персонал сможет найти твёрдую почву для эффективной самомотивации.

В этой связи эксперты англоязычного Forbes советуют сделать более частыми содержательные оперативные совещания на уровне всего предприятия, его департаментов и отделов: от годичного или квартального планирования перейти к ежемесячному, вплоть до еженедельного. Такой перспективный план после обсуждения выкладывается в общий доступ на корпоративном портале, и для различных подразделений, вплоть до отдельных сотрудников, по ссылкам в нём можно перейти на чёткий перечень детально прописанных KPI. Это позволит каждому видеть, каким образом его персональный вклад помогает развиваться общему делу, а заодно снимает внутреннюю напряжённость в распределённом коллективе. Не будет больше возникать вопросов, кто хорошо исполняет свои обязанности, а кто прохлаждается в стенах домашнего офиса. Вот недвусмысленно поставленные цели, вот реальные достижения — всё доступно для объективной оценки и сопоставления.

Ещё один важный момент, на который следует обращать внимание руководителям: формализация сотрудничества и наставничества. В классическом офисе нет ничего проще, чем перекинуться парой слов с коллегой за соседним столом, разрешив какое-то сомнение, или же молодому сотруднику обратиться к старшим товарищам за советом в ситуации, с которой он сталкивается впервые, а они уже встречались по сотне раз. В офисе распределённом это сложнее: немногие будут поднимать телефонную трубку или запускать сессию Zoom, чтобы задать более умудрённому коллеге кажущийся незначительным вопрос. Эксперты советуют активнее внедрять в повседневную практику работы на удалёнке комплексные средства бизнес-коммуникаций вроде Slack, которые позволят и парой слов в общем либо приватном чате перекинуться с минимальными затратами времени и сил, и нужными документами обменяться, и внешней ссылкой поделиться, — причём всё это в рамках защищённой шифрованием корпоративной среды с гарантированным отсутствием сторонних наблюдателей.

Цифровые коммуникации особенно привлекательны своей простотой и моментальностью, что многих расслабляет: кажется, не случится ничего страшного, если какой-то не самый срочный вопрос по работе отложить на попозже, а утреннюю видеолетучку с коллегами превратить в аналог расслабленной офисной беседы у кулера с кофейными кружками в руках. Эксперты предупреждают: это заблуждение опасно — в особенности для низового руководства, которое может посчитать подобную онлайновую социализацию перешедших на удалёнку подчинённых за важный элемент тимбилдинга в новых условиях. Начальнику необходимо контролировать как количество, так и качество рабочих коммуникаций между своими подчинёнными. Не стоять у каждого виртуально над плечом, конечно же, и не пресекать решительно любые попытки заговорить о детях или домашних животных, — но поддерживать рабочую атмосферу на каждой формальной видеовстрече. Неформальные посиделки перед веб-камерами по завершении рабочего дня — это пожалуйста, это сколько угодно. Но чем более сконцентрированными на рабочих проблемах будут виртуальные летучки и отчётные собрания, тем больше рабочего времени останется у сотрудников на собственно работу.

И, пожалуй, самое главное: ни одному руководителю не стоит переоценивать собственные силы. Держать под контролем абсолютно все аспекты удалённой работы каждого подчинённого физически невозможно; именно поэтому самомотивация персонала, о которой говорилась ранее, настолько важна в условиях новой нормальности. Начинать дисциплинировать свою команду лидеру следует с себя, и для этого известно немало весьма действенных приёмов. Например, ежеутренняя постановка трёх важнейших целей на грядущий рабочий день — с обязательным вечерним анализом того, каким образом они были достигнуты. Или не были, что тоже случается: тут потребуется бескомпромиссный разбор полётов один на один с зеркалом. В этом плане гигиена дистанционной занятости начальника мало чем отличается от таковой для подчинённых, — разве что первому необходимо контролировать ещё и качество удалённого труда вторых.

Каждый сам себе поддержка

Эксперты Технологического совета Forbes суммировали опыт многомесячной к настоящему времени дистанционной работы десятков тысяч профессионалов из самых разных отраслей американской экономики — и предлагают целый ряд советов в помощь удалёнщикам, которых впредь наверняка будет немало, даже если пресловутый COVID-19 с лечебно-профилактической точки зрения окажется вскоре низведён до уровня сезонного гриппа. Напомним, что по данным опроса Colliers International, более 70% респондентов во всём мире (и более 75% — в России) хотели бы работать удалённо как минимум один день в неделю, — и с этими пожеланиями уже приходится считаться работодателям, набирающим на постпандемическом подъёме, пусть пока и не слишком явно выраженном, новые кадры.

Итак, один из ключевых вопросов при работе в распределённом офисе для каждого сотрудника, от рядового клерка до CEO, — информационная безопасность. Требования к её соблюдению аудитории CRN/RE, накоротке знакомой с высокими технологиями, могут показаться тривиальными, — но для персонала бизнесов из других индустрий это едва ли не откровение. Оказывается:

  • нельзя открывать веб-ссылки и постовые вложения, полученные из недоверенных или просто подозрительных источников,
  • нельзя смешивать рабочее и личное цифровые пространства (даже браузеры в идеале должны быть разные, — например, Chrome для персонального веб-сёрфинга и онлайновых покупок и Edge для посещения сайтов партнёров, клиентов и т. п.),
  • нельзя работать за ПК в отсутствие антивируса, а ещё лучше — комплексного решения безопасности,

  • нельзя позволять использовать свой рабочий компьютер даже домашним, не говоря уже о знакомых; на крайний случай придётся завести для них отдельный пользовательский профиль с ограниченными правами,

  • для подключения к корпоративному серверу идеален VPN с двухфакторной аутентификацией, если такую систему администраторы компании уже настроили,
  • если что-то не работает либо работает как-то не так (а только что всё было прекрасно), не страшитесь использовать тайное оружие техподдержки: просто выключите это устройство, подождите десять секунд и включите снова,
  • об используемой дома рабочей вычислительной технике необходимо заботиться: регулярно проверять наличие обновлений для операционной системы и прикладного ПО, проводить полные сканирования накопителей антивирусным агентом, делать резервные копии на внешние носители и т. п.,
  • всегда держите под рукой телефон выделенного вам в помощь сотрудника техподдержки и не стесняйтесь звонить ему всякий раз, когда это действительно нужно.

Помимо этого, эксперты Forbes советуют не скупиться на качественное аудиооборудование для домашнего ПК, ставшего рабочим местом в распределённом офисе. Веб-камеры обычно достаточно самой простой, особенно если речь о ноутбуке рядового сотрудника, а вот удобную гарнитуру с высококачественным звуком и выносным микрофоном с шумоподавлением приобрести смысл имеет каждому. Кстати, если вам предстоит важная видеоконференция, не поленитесь за полчаса до её начала перезагрузить компьютер: это очистит память от ненужных программ и высвободит ресурсы для стабильной качественной работы соответствующего приложения.

Помимо звука, позаботиться также следует о сетевом оборудовании в доме. Если сигнал имеющейся точки доступа Wi-Fi на избранном для работы месте недостаточно силён, поможет либо покупка модели с более мощными антеннами, либо приобретение ещё одного недорогого роутера и использование его в качестве репитера, либо, наконец, подключение внешнего USB-адаптера к ноутбуку.

Важно также составить план действий на случай отказа основного Интернет-канала (провайдерское оборудование в подъезде может выйти из строя, сам маршрутизатор может поломаться, — да мало ли что!). Следует проверить как минимум, что ваш смартфон готов к работе в режиме точки доступа, и что к нему удастся аварийно подключиться на какое-то время, чтобы иметь доступ по меньшей мере к почте и текстовым сообщениям в корпоративном мессенджере, если не к аудио- и видеочатам. Идеальный вариант — запастись заранее проверенным 4G-модемом, который в критический момент останется просто подключить к тому же ноутбуку или стационарному ПК, получив таким образом резервный канал выхода в Интернет на время починки основного.

И, вероятно, наиболее ценная рекомендация для всех тех, кто на удалённом режиме ощущает особенную уверенность и готов горы свернуть в отсутствие привычных офисных раздражителей: не допускайте выгорания! Жёстко отделяйте рабочее время от отведённого на отдых и сон: проработали восемь часов — выключайте компьютер. По крайней мере, разлогинивайтесь из корпоративного мессенджера, почты и т. п. Если случится что-то на самом деле безотлагательное, до вас дозвонятся и по телефону. Тогда как избыточное, мелочное внимание к рабочим делам в неурочное время утомляет — и утомление это, накапливаясь, снижает общий уровень вашей работоспособности (уже в рабочее время) в средне- и тем более долгосрочной перспективе.

Источник: Максим Белоус, crn.ru