25 мая 2021 г.

Наталья Ненашева

Почти каждый вид бизнеса, как малый, так и крупный, подвержен риску воровства. О том, какие признаки свидетельствуют о воровстве или неэффективном расходовании средств в компании, рассказывает управляющий партнер TOPLINE Наталья Ненашева.

PwC в ходе глобального опроса в 2019 г выяснила, что ущерб бизнеса от экономических преступлений составил 42 млрд долларов. 47% глобальных компаний сообщили о том, что столкнулись с фактами мошенничества.

Российский бизнес ежегодно теряет свыше миллиарда рублей из-за краж и халатности персонала. Если говорить о российской среде, то многие виды хищений собственник может предотвратить самостоятельно. Например, за счет мониторинга зарплатных начислений, кассовых книг и отчетов, контроля за крупными платежами. С этой целью связанные с затратами решения можно принимать в ходе группового обсуждения, обеспечивая механизм взаимного контроля подразделений (бухгалтерии, закупок, административного отдела и т. д.)

Правда, времени и компетенций организовать эту работу хватает не у всех собственников. Российский бизнес переживает падение объемов выручки, сокращение спроса и снижение зарплат сотрудников. Вместе с тем, именно сейчас системный контроль способен стать настоящим конкурентным преимуществом компаний.

Главные зоны риска

Рассказываем, за чем нужно следить генеральным директорам и владельцам бизнеса и что происходит, если предприниматель упускает это из виду.

Бухгалтерия

  1. При больших оборотах бухгалтер показывает в отчетности убытки. Проблемы такого характера обычно возникают в структурах с несколькими собственниками. К нам в свое время обращался бизнесмен именно с такой проблемой. Обороты составляют около 2,5 млрд рублей, а по бухгалтерии — операционные убытки. Сразу возникло подозрение, что бухгалтер обманывает предпринимателя в пользу других акционеров. В одиночку схему с мнимыми убытками бухгалтеру проворачивать и рискованно, и бессмысленно.
  2. Штат сокращается, а расходы на зарплату — нет. Либо денег на зарплаты требуется больше при неизменном числе работников. «Мертвые души» в зарплатных ведомостях, премии за фиктивную «переработку» или злоупотребление доверием собственника — расчет КТУ, надбавок и прочих выплат в пользу лиц, «аффилированных» с бухгалтером, переплаты, которых можно избежать, двойные зарплатные листы — здесь большой простор для махинаций.
  3. Налоговая нагрузка растет, либо бухгалтер вообще не предлагает вариантов для ее снижения. Задайте ему три простых вопроса: «Можем ли мы платить меньше налогов?», «Если нет, то почему? Что надо поменять?», «Что уже сделано для уменьшения налоговых расходов?». В ответах на эти вопросы будет видна и компетентность, и умение искать те возможности оптимизации, которые предоставляет закон.
  4. «Потерянная» дебиторка. Смысл в сокрытии информации о дебиторке в том, чтобы дотянуть до сроков ее списания — руководство компании просто не будет знать, что пора взыскивать долги.
  5. Если ЭЦП и ключ к клиент-банку в руках бухгалтера — это всегда риск. Абсолютные финансовые полномочия могут быть использованы для вывода средств из компании. Возможности для мошенничества самые разнообразные. Нецелевые платежи и списания, откровенная уголовщина в виде подделки платежек в фотошопе. А также вывод средств через фирмы-однодневки (оплата фиктивных товаров и услуг), который можно не заметить, если суммы относительно невелики, а сам вид расчета типовой для вашего бизнеса. Так же, как и дублированные расчеты с соучастником-контрагентом — якобы «не прошедший» платеж перечисляется во второй раз, а в случае вскрытия схемы бухгалтер ссылается на сбои в системе и отзывает средства назад.
  6. Рост сумм, выданных под отчет, снятие денег с корпоративной карты бухгалтером. Бухгалтер может списывать такие средства сам или в сговоре с другими сотрудниками. Подложные фиктивные документы, расходы, не связанные с потребностью бизнеса, траты, которые не поддаются точному исчислению (представительские расходы, ГСМ и т. д.) На самом деле наличка идет в карманы подчиненных, вскрывать такие схемы достаточно сложно.

Закупки и финансы

  1. Если нет прозрачной и выстроенной системы учета — воровство есть в 99% случаев. Весь вопрос в объемах и размерах убытков.
  2. Если сотрудники из этих подразделений соглашаются на серые либо низкие по сравнению с рынком зарплаты — значит, планируют «компенсировать» недополученные доходы за счет нечистоплотных действий. И, кстати, зарплаты в конвертах снижают возможность привлечения таких дельцов к реальной ответственности.
  3. Рост закупок расходных материалов при прежних объемах бизнес-деятельности.
  4. Активное списание товарно-материальных ценностей — проводится бухгалтерами в сговоре с работниками склада. Это может быть списание под предлогом износа или брака. Или прием меньшего числа товаров по завышенной стоимости. Еще одним близким видом мошенничества может быть продажа по заниженной цене под предлогом амортизации, потребностей в срочном получении оборотных средств и т. д.

Сбыт и работа с клиентами

  1. Выручка постоянно падает без объяснения причин. Нет динамики восстановления доходов, нет роста числа продаж. Это может быть явный признак того, что недобросовестный персонал нашел возможность класть выручку в свой карман. Учет и прозрачность бизнес-процессов — слабое место многих предпринимателей.
  2. Слишком много консультаций, тягучих переговоров и иных видов общения с клиентами, не имеющих конкретного результата в виде продаж. Здесь можно заподозрить сотрудников в том, что они начали переключать клиентов на себя и брать оплату напрямую. Такие схемы распространены в сфере услуг (медицина, ремонт, юриспруденция и т. д.), а также в торговле. В том числе в онлайн-торговле (параллельный интернет-магазин, куда работники перенаправляют покупателей). Вершиной схемы, когда все расходы (ФОТ, функционирование офиса и т.д.) переложены на собственника, а выручку от бизнес-процессов получают нечистые на руку сотрудники, является злоупотребление в филиалах. В нашей консалтинговой практике были случаи, когда целые региональные подразделения «внезапно» становились глубоко убыточными, а на деле просто переключались на работу в интересах стороннего бенефициара.
  3. Слишком много сомнительных сделок, продаж с невыгодными компании отсрочками платежа. Такими способами пытаются прикрыть, например, махинации с уже проданным на сторону товаром. Когда учет ТМЦ непрозрачен, а инвентаризацией постоянно пренебрегают, риск возрастает.

Что делать

Из инструментов быстрого реагирования можно рекомендовать собственнику запускать процедуру инициативного аудита, чтобы разобраться в бизнес-процессах, детализировать причины и виды финансовых потерь.

Одним из видов такой комплексной проверки является комплаенс-контроль. Он диагностирует компанию на наличие тонких мест, в которых возможны потери, связанные с воровством, и может включать в себя инвентаризацию, анализ движения средств и отношений с контрагентами и т. д.

Для оптимизации платежей в бюджет потребуется инициативный налоговый аудит. Такая процедура минимизирует финансовые потери компаний и собственника. Безопасность от потенциальных налоговых доначислений и устранение переплат в бюджет — на это заточены рекомендации, которые владелец получает по итогам процедуры. Аудиторы оценивают бизнес глазами инспектора ФНС и вскрывают слабые места из сфер оформления сделок, работы с НДС и т. д.

Одним из самых эффективных методов борьбы с внутренними финансовыми потерями является автоматизация бизнеса. Речь идет как правило об интеграции систем учета — 1С, онлайн-касс, складских программ и т. д. Причем сперва автоматизировать нужно рутинные задачи. Современные системы учета имеют расширенный функционал. Онлайн-кассы могут не только фиксировать все доходы и расходы, но и вести товарный учет, отслеживать работу кассиров — эти процессы вполне можно контролировать со смартфона в любое время. Возможности 1С помогают в любой момент видеть суммы дебиторки и кредиторки с детальной расшифровкой расчетов с контрагентами.

Автоматизировать сперва нужно рутинные задачи. Онлайн-кассы могут не только фиксировать все доходы и расходы, но и вести товарный учет, отслеживать работу кассиров — эти процессы вполне можно контролировать со смартфона в любое время. Возможности той же 1С помогают в любой момент видеть суммы дебиторки и кредиторки с детальной расшифровкой расчетов с контрагентами.

До момента перехода вашего бизнеса на новый уровень подконтрольности и прозрачности единственным эффективным способом обнаружения причин денежных потерь останется регулярный внешний аудит.

Источник: Наталья Ненашева, управляющий партнер TOPLINE