Directum RX внедрили в 40 организациях холдинга AKFA Group

23 августа 2021 г.

Группа производственных компаний Республики Узбекистан — AKFA Group цифровизировала документооборот и бизнес-процессы, а также объединила все удаленные организации и заводы в единое информационное пространство на базе Directum RX. Более 600 сотрудников уже оценили преимущества дистанционной работы с заявками.

Основные бизнес-процессы холдинга требовали оптимизации. Сотрудники отправляли документы бессистемно — на бумаге, через мессенджеры или электронную почту. Возникали ошибки, оригиналы терялись, а работа замедлялась. При ознакомлении с документами каждый сотрудник ставил «живую» подпись в бумажном журнале.

Чтобы повысить эффективность и прозрачность рабочих процессов, а также взять под контроль исполнительскую дисциплину, руководство компании AKFA Group приняло решение внедрить Directum RX. Как отметили в холдинге, одним из преимуществ вендора стало наличие базы знаний — справочной информации и кейсов, которые помогли бы при реализации проекта.

Переход в цифру

В AKFA Group решили не идти по стандартному пути внедрения — составления технического задания и передачи работ вендору.

Азизхан Муханов, руководитель отдела внедрения и эксплуатации информационных систем AKFA Group, рассказывает: «У нас был неудачный опыт классического внедрения, когда компания столкнулась с нежеланием пользователей переходить на новый формат работы, у них не было заинтересованности. Поэтому мы решили внедрять Directum RX по своей методологии — начали цифровизацию с одного бизнес-процесса, завязанного на IT Centre холдинга, — с согласования заявок на оргтехнику. Доносили до сотрудников преимущества нового формата работы — это автоматизация регламентов, быстрое создание документов по шаблону и, главное, удаленное согласование без личного контакта.

Поэтапный охват процессов документооборота помог своевременно получить статистику по загрузке сотрудников и расширить штат для некоторых отделов».

Внедрением системы занималась группа специалистов IT Centre холдинга AKFA Group. В итоге были цифровизированы ключевые процессы компании:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций;
• подача заявок на оборудование и обучение;
• исполнение поручений по резолюциям руководителей;
• регистрация и нумерация исходящих документов;
• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям;
• согласование служебных записок по направлению деятельности.

В ходе проекта внедрения была проведена интеграция Directum RX с Active Directory.

Описание и регламентирование процессов проходило совместно с отделом корпоративного развития. Руководство и пользователи системы активно включились в проект внедрения — тестировали, высказывали пожелания к функционалу. Благодаря такому подходу удалось эффективно вписать существующие бизнес-процессы в информационную среду, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику холдинга.

Сотрудники с высокой загрузкой используют Directum Solo. Мобильное приложение помогает им ускорить процессы: быстрее утверждать документы, создавать задачи, а также эффективно работать без привязки к офису.

Чтобы сотрудники быстро адаптировались к новому формату, было проведено масштабное обучение — разработаны, апробированы инструкции и руководства по эффективному использованию системы, а также запущена горячая линия для консультаций.

Оперативно решать поступающие запросы помогла трехлинейная система технической поддержки:

1. Первая линия — Help Desk для анализа запросов конечных пользователей.
2. Вторая линия — администрирование.
3. Третья линия — экспертная поддержка.

Итоги проекта и планы

Результаты внедрения системы Directum RX:

• типовые маршруты и шаблоны ускорили работу с документами;
• автоматическое формирование отчетов в системе упростило контроль над исполнением поручений;
• цифровизация процессов документооборота на 75% сократила время обработки документов: регистрацию, рассылку, поиск, выполнение контрольных операций;
• разграничение прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации повысило безопасность данных;
• электронный документооборот сократил расходы на канцелярские товары и повысил скорость информационных потоков — распространение данных внутри компании, передачу документов между подразделениями или контрагентам.

В Directum RX цифровизированы бизнес-процессы отдела снабжения, юридической службы, а также HR-подразделения — оформление распоряжений на командировку, найм персонала и организация обучения на повышение квалификации.

Азизхан Муханов, руководитель отдела внедрения и эксплуатации информационных систем AKFA Group, поделился: «Для каждого работодателя важно оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных, а также сокращать трудозатраты на повседневные операции с документацией. Эти задачи нам помогла закрыть система Directum RX. Для меня главный результат внедрения — прозрачность процессов, контроль за движением документов, а кроме того уменьшение финансовых и временных затрат».

Результаты в цифрах

Источник: Пресс-служба компании Directum