1 октября 2021 г.
Программные роботы берут на себя выполнения простых, однообразных, объемных задач — перемещение и сверку файлов, заполнение форм, извлечение данных из электронных писем и т. п. Внедрение инструментов RPA, или роботизированной автоматизации, для решения таких задач позволяет работникам сосредоточиться на том, что они делают лучше всего, от чего получают больше удовольствия и что не могут делать роботы, — например, на общении с клиентами или развитии инновационных бизнес-проектов. В результате компании экономят рабочее время, повышают удовлетворенность и эффективность работы своих сотрудников.
Экономия рабочего времени
Обработка документов — однообразная, относительно простая, но требующая большого количества времени работа. Компании всё чаще внедряют RPA-решения, чтобы вместо нее сотрудники могли сосредоточиться на более творческих задачах.
Например, в одной юридической фирме роботов использовали, чтобы обрабатывать счета-фактуры и сверять электронные счета, а также стали следить с их помощью за проектными бюджетами: роботы актуализировали данные и рассылали уведомления, если расходы по клиенту превышали лимиты. Процессы в юридическом делопроизводстве достаточно сложны, поэтому для них лучше всего подходит гибридная роботизация — компания использовала attended-роботов (роботов-помощников), которые могут передавать выполнение задач человеку и дожидаться от него результатов. Руководство решило таким образом убрать всю бумажную нагрузку с юристов, освободив им больше времени для взаимодействия с клиентами, и преуспело в этом.
Другая юридическая фирма стала использовать роботов для поиска информации в общедоступных базах данных. Чтобы найти сведения, скажем, о двух сотнях компаний, юрист должен был бы провести целый день в поисках. Робот это может сделать всего за полчаса. С внедрением RPA сотрудникам, освобожденным от монотонных поисков, стало гораздо комфортнее работать, и они стали эффективнее выполнять более важные и значимые для компании задачи.
Крупному страховому агентству с помощью RPA удалось сэкономить от 20 до 40 рабочих часов в день. Роботы стали делать за 10 секунд то, на что людям ранее требовалось от 4 до 6 минут.
Большая производственная компания провела роботизацию данных по работе с франчайзи. Сотрудники, ответственные за автоматизацию, изменили схему сбора информации — стали собирать всю информацию о партнерах в одном месте в бэк-офисе. Затем специальный бот извлекал данные для каждого магазина франчайзи и вносил их в единую систему отчетности. У менеджеров, отвечающих за направление розничной торговли, освободилось много времени — общий эффект составил около 5500 часов в год.
Повышение удовлетворенности и лояльности работников
Внедрение RPA напрямую повышает и удовлетворенность работников условиями труда, а следовательно, и их лояльность по отношению к работодателю. Так, сотрудники одной консалтинговой компании, которые начали работать совместно с ботами, стали ощущать себя намного счастливее, потому что им приходится выполнять меньше рутинных задач. Роботы забрали ту работу, от которой люди не получали никакого удовольствия. Зато они сконцентрировались на тех вопросах, которые не могут быть автоматизированы — на творческих проектах, принятии сложных решений, разработке стратегий и и просто общении с коллегами, необходимое в рабочих процессах.
Внедрение RPA в производственной компании помогло освободить сотрудников от внесения данных в таблицы и формы и сверки бухгалтерских документов. Главной целью внедрения была автоматизация задач в области дебиторской и кредиторской задолженности и торговых расчетов, с которыми работает компания. На внедрение роботизации потребовалось полгода. Теперь роботы экономят компании тридцать часов в неделю — это почти один FTE. Сотрудники же стали работать гораздо продуктивнее — использование RPA-решения повысило доверие и коммуникацию между отделами, благодаря чему психологический комфорт для персонала улучшился.
Искоренение рутины для повышения эффективности
Рутина — неотъемлемая часть нашей жизни, но это не значит, что общий ее объем и долю в наборе ежедневных рабочих задач нельзя уменьшить,чтобы сделать труд более эффективным. Американская Служба охраны леса (US Forest Service, департамент Минсельхоза США, занимающийся управлением более чем 780 тыс. кв. км национальных лесов и пастбищ) нанимает большое количество пожарных-добровольцев в сезон пика природных пожаров. Отдел кадров в такие периоды оказывается перед необходимостью обрабатывать документы десятков тысяч кандидатов за короткий промежуток времени. Связанные с этим процессы — очень подходящая сфера для автоматизированной роботизации. Теперь роботы помогают кадровикам Службы выполнять пакетную обработку большого количества монотонных однообразных простых задач, которые редко кому приносили радость или хотя бы удовлетворение. Так снижается выгорание работников и повышается эффективность труда, ведь наем сотрудника — это прежде всего работа с людьми, а не с бумагами.
Маркетинговое агентство создало четыре attended-бота, которые помогают сотрудникам обрабатывать и сверять счета-фактуры поставщиков. Если бот определяет, что поля в документах для сверки не совпадают, он делает запрос человеку для ручной проверки. Такая автоматизация не только сэкономила сотрудникам большой объём времени, но и помогло свести количество ошибок к нулю. Сейчас эта компания развивает институт citizen developers — сотрудников, которые могут с помощью RPA-сервисов проводить автоматизацию персональных рабочих процессов.
Итак, постоянная работа с рутинными задачами и процессами занимает время и силы сотрудников, сбивает их с продуктивного рабочего ритма и отвлекает от выполнения стратегических задач. RPA-решения помогают экономить время сотрудников, освобождают их для более творческих занятий и делают людей счастливее. Продуктивность их работы возрастает, а психологическая атмосфера в коллективе становится более комфортной. Если у вас в компании есть много повторяющихся рутинных процессов, то вам точно стоит рассмотреть возможность их роботизации.
Источник: Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath в России.
