23 ноября 2021 г.

Мария Андреева

Сегодня МФУ и принтеры являются важным элементом корпоративной информационной инфраструктуры. Каждое современное предприятие постоянно работает с большим объемом печатных документов: бухгалтерские отчеты, накладные, договора, гарантийные талоны. Чем больше организация, тем больше документооборот, и тем больше сил, времени и средств тратит компания на организацию процесса печати. В отсутствие должного контроля над расходами на печать, без обеспечения эффективного и безопасного обращения документов внутри офиса и за его пределами, бизнес может понести серьезные убытки.

Один принтер VS несколько

Одной из возможностей снижения расходов на печать в офисе в 2022 году может стать замена старых устройств для печати на более современные модели. На рынке уже сформировался потребительский спрос на более функциональные и надежные принтеры и МФУ, в связи с этим зачастую компании стремятся приобретать меньше устройств для печати. Покупатели стали больше ориентироваться на приобретение одного дорогостоящего надежного устройства, ведь это позволит в дальнейшем сэкономить средства на обслуживании.

Мы ожидаем, что в 2022 году тенденция по консолидации услуг печати только усилится: небольшие персональные принтеры в офисах будут заменятся на более мощные устройства, способные обслуживать целые отделы. Более производительные устройства способны существенно снизить себестоимость печати. В России, например, активно распространяется такой вариант офисной планировки как оупенспейс, для которого более чем достаточно установки одного высокопроизводительного печатающего устройства для большой группы сотрудников.

Цифровая трансформация

Еще один возможный способ снижения затрат на печать в офисе — это переход к цифровой трансформации печати. Цифровая трансформация — это оптимизация рабочих процессов, перевод старых бумажных операций в современный электронный формат и их автоматизация. Часто это требует замены бумажных форм на цифровые версии, позволяющие загружать данные напрямую в базу на сервере.

В настоящий момент вендоры известных производителей печатающих устройств ставят перед собой совершенно новые задачи — разработку новых высокопроизводительных МФУ, позволяющих контролировать и оптимизировать печать в офисе, а также создание программного обеспечения для управления всеми процессами документооборота компании.

Авторизация для печати

Одним из эффективных способов снижения затрат на печать в 2022 году может стать авторизованная печать. Сотрудник, отправляя документы на печать, может выбрать любое свободное устройство, но для печати устройство попросит авторизоваться, например, через личную карту сотрудника или ПИН-код. Такой способ печати позволит как сократить расходы в компании, так и избавить сотрудников от очередей к печатающему устройству.

Цены на цветные принтеры растут вместе с расходами компании на них. Стоит понимать, что не всем сотрудникам необходим доступ к устройству, не говоря уже о цветной печати. А возможность настройки принтера и МФУ так, чтобы устройство разграничивало права на доступ к цветной печати путем авторизации помогает существенно сэкономить на картриджах и тонерах.

Оригинальные материалы

Один из проверенных способов снижения расходов на печать — использование оригинальных расходных материалов. Зачастую лицензионная продукция от производителей стоит дороже, чем сторонние предложения на рынке, но покупка оригинальной продукции от компаний-производителей позволяет избежать отказа в гарантийном обслуживании, вероятности выхода оборудования из строя из-за некачественных комплектующих и простоя устройств для печати. Я рекомендую не экономить, а приобретать сертифицированные картриджи для принтера — это решение позволит обезопасить себя от посещения сервисного центра в будущем.

Итог

Запустив процессы цифровой трансформации и авторизации для печати, даже небольшие компании смогут значительно оптимизировать процесс печати и документооборота. Такие решения требуют вложений на первоначальном этапе интеграции, но с большой вероятностью потраченные средства будут оправданы в обозримой перспективе.

Источник: Мария Андреева, руководитель отдела маркетинга KYOCERA Document Solutions