28 апреля 2008 г.

Компания «Аплана» и ООО «Пенсионный КапиталЪ» завершили внедрение системы электронного документооборота «БОСС-Референт».

ООО «Пенсионный КапиталЪ» представляет пенсионный бизнес финансовой группы «ИФД КапиталЪ» и осуществляет администрирование негосударственных пенсионных фондов.

В ходе пенсионной реформы деятельность негосударственных пенсионных фондов  становится более динамичной и требует профессионального администрирования, поэтому услуги «Пенсионного Капитала» все более востребованы.

В результате анализа рынка выбор был сделан в пользу СЭД «БОСС-Референт», разработанной  компанией «Аплана» на платформе IBM Lotus\Notes. Первым по важности критерием отбора было использование платформы IBM Lotus, т.к. она является корпоративным стандартом в ООО «Пенсионный КапиталЪ» с 2000 г.

Во-вторых, компании требовалась не стандартная система автоматизации делопроизводства, а полнофункциональное бизнес-приложение, которое позволит автоматизировать процессы согласования документов, принятие решений по ним и контроль их исполнения в распределенной среде.  

Плюсами в пользу СЭД «БОСС-Референт» стали такие свойства, как: гибкая и легкая настройка системы; возможность интеграции с другими корпоративными приложениями; гарантийное сопровождение и обновление системы поставщиком; стоимость одного рабочего места.

Система внедрялась в течение четырех месяцев совместно специалистами компаний «Аплана» и «Пенсионный КапиталЪ».

Работы по формализации требований, разработке регламентов и подготовке к внедрению выполнили специалисты компании «Аплана»; установку СЭД «БОСС-Референт», ее настройку и ввод в эксплуатацию сотрудники ООО «Пенсионный КапиталЪ» осуществляли самостоятельно при консультационной поддержке специалистов «Аплана».

«БОСС-Референт» охватил 5 негосударственных фондов и 18 филиалов, расположенных в крупных городах РФ; в системе работают 170 человек – это начальники управлений и отделов, специалисты. В результате внедрения СЭД была автоматизирована работа со следующими видами документов: входящие/исходящие письма, доверенности, ОРД, нормативные документы, служебные записки, заявки, поручения, договоры и договорные документы.

В рамках проекта реализована интеграция с внутренней системой учета пенсионных обязательств, которая обеспечила сквозной процесс обработки документов,  поступающих от клиентов негосударственных пенсионных фондов (физических и юридических лиц). Это позволило исключить двойную регистрацию документов и ускорить их прохождение к исполнителю

О первых результатах внедрения рассказал руководитель проекта Тимофей Полищук: «Внедрение СЭД помогло нам создать единое информационное пространство, объединившее многочисленные филиалы на территории страны. Длительность документационных процессов существенно сократилась, они стали прозрачными и легко контролируемыми. За счет сокращения времени ответа на запросы клиентов, мы повысили качество их обслуживания».

Источник: Пресс-служба компании «Аплана»