1 декабря 2009 г.
Источник: DSS Consulting
Источник: DSS Consulting
Источник: DSS Consulting
Источник: DSS Consulting
Целью исследования являлось ознакомление как специалистов с ситуацией на рынке систем управления электронным документооборотом, так и потенциальных потребителей данных систем.
Всего в обзоре рассмотрено 18 систем электронного документооборота, 11 из которых имеют внедрения и рассмотрены в обзоре подробно.
Было рассмотрено более 630 завершённых проектов внедрения из них более 415 – новые и более 190 – продолженные.
Данные в обзоре представлены за периоды I полугодие 2008 и I полугодие 2009 годов, а также приведена динамика показателей I полугодия 2009 года в сравнении с аналогичным периодом 2008 года.
Количество новых внедрений в I полугодии 2009 по сравнению с показателями I полугодия 2008 года, несмотря на экономический спад, увеличилось на 10%, однако с учетом продолженных проектов общее количество завершенных проектов внедрения в I полугодии 2009 года, снизилось на 15% по сравнению с аналогичным периодом 2008 года.
Общее число новых проектов внедрения увеличилось для 4 СЭД из 10 постоянно внедряющихся на рынке, а одна СЭД, имевшая по итогам I полугодия 2009 года завершённые новые проекты внедрения, в I полугодии 2008 года внедрений не имела.
Наиболее активно в 2009 году системы электронного документооборота внедрялись в таких отраслях, как государственный сектор, финансовый сектор, строительство и недвижимость, наука и образование, нефтегазовая и химическая промышленность и услуги (указаны в порядке убывания доли). Мы предполагаем, что высокий спрос на системы электронного документооборота в указанных отраслях экономики (за исключением госсектора) связан, в первую очередь, с оказываемой государственной поддержкой данным отраслям в связи с озвученным главой государства переходом российской экономики на инновационный путь развития, а также осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях экономического кризиса.
В сравнении с I полугодием 2008 года, по географическому признаку подтверждается лидерство Центрального федерального округа, на втором месте расположен Приволжский федеральный округ. Возросшее количество проектов внедрения позволило Уральскому ФО выйти по итогам I полугодия 2009 года на третье место по этому показателю, 4 и 5 места занимают Северо-Западный и Сибирский федеральные округа соответственно. Меньше всего СЭД внедряли в Южном и Дальневосточном ФО. В целом, за исключением Центрального ФО наблюдается положительная динамика темпов прироста количества внедрений в федеральных округах.
Основной причиной выбора и последующего внедрения СЭД в целом по России по итогам I полугодия 2009 года являлся директивный метод, что неудивительно, учитывая, что основным заказчиком СЭД по-прежнему является государство. Данный тезис был подтверждён результатами исследования, проведённого специалистами DSS Consulting. Другим важным фактором в период экономического спада является стоимость внедрения системы. Следует отметить, что по-прежнему крайне невелик процент компаний, которые выбирали СЭД согласно требованиям по функционалу в совокупности с ТСО системы.
Резюмируя итоги I полугодия 2009 года, необходимо отметить, что вопреки данному в нашем прошлом обзоре прогнозу количество новых проектов внедрения возросло, в то время как продолженные проекты внедрения снизились на 46%. С одной стороны экономический спад, начавшийся во II полугодии 2008 года и продолжившийся в I половине 2009 года должен был скорректировать именно показатель внедрений новых проектов, однако на практике мы имеем противоположную картину. Данное противоречие обусловлено главным образом тем, что в I полугодии 2009 года государство взяло на себя роль основного заказчика систем электронного документооборота. Обратившись к отраслям – лидерам по количеству внедрений новых проектов, заметим, что в большинстве своём это отрасли со значительным государственным участием.
Таким образом, где напрямую, а где косвенно, государство поддерживает российский рынок СЭД.
Несмотря на глобальную государственную поддержку, по нашим прогнозам, российский рынок систем электронного документооборота ждёт дальнейшее сокращение как по количеству проектов внедрения, так и по количеству устанавливаемых рабочих мест.
По итогам I полугодия 2009 года подтверждённый процент успешно завершённых проектов внедрения среди компаний, не принадлежащих к госсектору, составил 63%.
Информация о долях неподтверждённых проектов выглядит следующим образом:
• В 13% случаев не удалось установить связь с заказчиком;
• Информация о проектах внедрения была коммерческой тайной в 10% случаев;
• 6% компаний внедрений СЭД не планировали;
• Также для 6% компаний выбор пал на систему, отличную от заявленной;
• И, наконец, 2% компаний процесс внедрения у себя СЭД не завершили.
Таким образом, процент успешного завершения проектов внедрения достаточно большой, а если предположить, что из проектов, информацию по которым у заказчиков получить не удалось, хотя бы половина реализована успешно, то общий процент таких проектов возрастёт до 70 – 75%.
Вместе с тем, некоторым заказчикам пришлось отказаться от первоначальной системы в пользу более дешёвой, либо оставить проект внедрения незавершённым. Предполагаем, что по итогам II полугодия 2009 года процент замороженных на разных стадиях проектов внедрения может возрасти до 8 – 10%.
Теперь обратимся к способам поиска информации о системах и последующего их последующего выбора заказчиками. Согласно проведённому исследованию, основным способом выбора систем электронного документооборота являлся самостоятельный поиск информации о системе в сети Интернет, либо в других источниках, в одну компанию СЭД пришла благодаря помощнику генерального директора, у которого ранее был опыт работы с данной системой. По-прежнему велик процент (31%) директивного выбора СЭД со стороны вышестоящего руководства. На третьем месте в списке популярных способов выбора СЭД – проведение открытого, либо закрытого тендера, по результатам которых и был сделан выбор в пользу определённой СЭД. Не удалось получить информацию о причинах внедрений у 16% компаний-клиентов.
От способов выбора системы обратимся к конкретным целям, которые преследовали заказчики, выбирая ту или иную СЭД, а также озвучим предпочтения к СЭД со стороны заказчиков при этом выборе.
Практически все заказчики использовали внедрённую СЭД для решения задач по оптимизации документооборота и канцелярской службы. Вместе с тем, одна компания использовала функционал СЭД помимо озвученных задач и для управления бизнес-процессами.
Среди ключевых параметров систем на этапе внедрения и в последующей промышленной эксплуатации для заказчиков были названы с учётом убывания доли:
• Удобство в обращении (эргономичный понятный интерфейс, гибкость настроек, простота использования);
• Сроки внедрения системы;
• Стоимость внедрения;
• Функциональность системы.
Таким образом, ключевым фактором для дружественного восприятия системы для большинства опрашиваемых компаний являлось именно удобство в обращении с системой, её эргономика и возможность настроек системы, а не её функциональные возможности. Также для компаний важны сроки и стоимость внедрения, мы ожидаем, что данные факторы будут иметь в период кризиса решающую роль при выборе СЭД. Что касается функциональности, то пока системы электронного документооборота будут использоваться исключительно в качестве автоматизации службы канцелярии и под стандартные задачи документооборота, дополнительные модули вряд ли будут востребованы, а, следовательно, срок окупаемости системы увеличится.
Теперь проанализируем степень удовлетворённости внедрёнными системами со стороны заказчика. В качестве ответчиков выступали руководители IT-подразделений компаний - клиентов СЭД.
Согласно опросу, 57% компаний удовлетворены внедрённой СЭД и с радостью порекомендуют её своим коллегам в качестве основной системы по автоматизации документооборота. 28% не смогли отметить каких-либо изменений, вызванных внедрением СЭД, а 15% отметили неудобство в работе с ней. Причём 6% назвали причиной неудобств излишнюю громоздкость системы, что может говорить о недостаточном соответствии функционала системы поставленным целям и задачам, которые она призвана решить в компании. В то время как 3% опрошенных респондентов отметили не слишком удобный интерфейс, что может говорить о его недостаточной эргономической проработке, а 6% затруднились назвать причину своей неудовлетворенности, отметив лишь сам факт её наличия.
Что касается планов дальнейшего развития установленных СЭД, то по 31% респондентов планируют расширять существующие проекты внедрения путём докупки новых рабочих мест, а также расширяя функционал СЭД. В то время как 22% расширять осуществлённый проект внедрения не планируют, в качестве одной из причин было названо влияние кризиса на деятельность компании.
В условиях влияния мирового экономического кризиса наиболее успешными, сумевшими не только сохранить, но и расширить свои доли рынка, стали вендоры с широко развитой партнёрской сетью, а также первыми предложившими и успешно осуществляющими антикризисные предложения для компаний-клиентов в рамках маркетинговой стратегии. Так, лидером по количеству проектов внедрения является система ДЕЛО-Предприятие, на втором месте система DIRECTUM. Примечательно, что штаб-квартиры данных вендоров расположены в разных регионах страны.
Немаловажным фактором при выборе системы электронного документооборота является наличие развитой и чётко налаженной квалифицированной партнёрской сети. Присутствие компании-партнёра, представляющей того или иного вендора, в том же регионе, что и потенциальный клиент, существенно снижает совокупные затраты на последующее внедрение выбранного решения. Несмотря на наличие большого числа каналов коммуникации с клиентами у всех участников рынка СЭД, во многих случаях гораздо более удобен и эффективен вызов квалифицированного консультанта непосредственно в компанию-клиент. Следует отметить, что в условиях кризиса большинство внедрений в регионах, не являющихся домашними для вендоров, выполнено партнёрами.
Согласно результатам проведенного исследования российского рынка СЭД некоторое оживление ситуации на российском рынке СЭД прогнозируется по итогам I полугодия 2010 года, когда пережившие кризис компании начнут вновь наращивать темпы производства продукции, а совокупный спрос на их продукцию вновь будет расти. Темп прироста количества внедрений СЭД в данный период по-прежнему будет отрицательным, но резкого снижения, какое прогнозируется по итогам 2009 года, скорее всего, удастся избежать. В количественном выражении он будет равен 540 – 570 проектов внедрения, основную часть которых составят продолженные проекты внедрения СЭД. Если сравнивать данный показатель с показателями прошлых периодов, то рынок СЭД вернётся к уровню начала 2007 года.
Источник: DSS Consulting
