18 февраля 2010 г.

Завершен третий этап создания системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) во всех исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.

Программное обеспечение для автоматизации документооборота и делопроизводства было определено по результатам открытого конкурса. Основанием для выбора СЭДД CompanyMedia стал богатый функционал системы, с помощью которого предполагалось решить все поставленные задачи.

На первом этапе (ноябрь 2006 – май 2007) было проведено информационное обследование, обучение пользователей работе с CompanyMedia, ИТ-специалистов ее администрированию и поддержке, а также конфигурирование и внедрение системы. СЭДД была установлена в аппарате губернатора автономного округа и 4-х департаментах автономного округа: на персональных компьютерах членов администрации и их делопроизводителей, делопроизводителей структуры ДОУ, а также других сотрудников, участвующих в делопроизводстве.

На втором и третьем этапах (февраль 2008 – декабрь 2009) система развивалась как функционально, так и территориально – были подключены все не охваченные ранее департаменты ЯНАО, что позволило создать уникальную единую информационную среду исполнительных органов государственной власти на территории автономного округа. Помимо администрации ЯНАО система была внедрена в Законодательном Собрании ЯНАО, а так же в администрациях муниципальных образованиях г. Лабытнанги и Приуральского района.

В настоящее время СЭДД CompanyMedia на платформе Lotus Domino/Notes функционирует во всех исполнительных органах государственной власти ЯНАО.

Введен в действие сквозной электронный документооборот (электронный обмен документами) между администрацией ЯНАО и Законодательным собранием и администрацией Приуральского района. В ближайшее время будет налажено электронное взаимодействие администрации ЯНАО с администрациями Лабытнанги, Тазовского района и Нового Уренгоя.

Модуль «CompanyMedia-Делопроизводство» позволил автоматизировать деятельность сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом входящих, исходящих, внутренних документов, а так же нормативно-правовых актов. Отдельно следует отметить широкое применение в исполнительных органах государственной власти ЯНАО модуля «Обращения граждан», позволившего систематизировать учет и наладить жесткий контроль исполнения обращений в установленные законодательством сроки.

СЭД ЯНАО - динамичная, постоянно развивающаяся система. Тесное взаимодействие компании-разработчика со своими клиентами позволяет оперативно решать насущные задачи и потребности пользователей. В частности, решение по рассылке копий правовых актов, основанное на функционале CompanyMedia и реализованное для СЭД ЯНАО, позволило на 60% сократить материально-финансовые расходы, направляемые на эти нужды, и значительно повысить оперативность доставки документов получателям на территории автономного округа.

Эдуард Михайлов, заместитель начальника отдела внедрения («ИнтерТраст») и руководитель проекта внедрения СЭД со стороны компании-разработчика системы, отмечает: «Территориальная распределенность созданной на базе CompanyMedia системы электронного документооборота и делопроизводства позволила охватить все департаменты и службы на территории округа, повысив скорость и качество обработки документов. В ближайшем будущем планируется подключить к системе все муниципальные образования ЯНАО, а так же представительства автономного округа за его пределами».

Внедрение СЭДД CompanyMedia позволило создать единое информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и администрации муниципальных образований ЯНАО на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что наилучшим образом отразилось на качестве работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов.

Завершение третьего этапа не означает завершение процессов масштабирования и развития СЭДД в автономном округе. В планах дальнейшее расширение географии охвата: кроме упомянутых муниципальных образований на территории округа имеется ещё порядка 40 аналогичных структур различного масштаба. Кроме того, исполнительные органы государственной власти автономного округа находятся и за пределами автономного округа (Москва, Санкт-Петербург, Тюмень, Екатеринбург и Курган) – их подключение выведет СЭДД на новый уровень межрегионального взаимодействия.

СЭДД, полностью удовлетворив потребности делопроизводителей, находит всё новые и новые области применения. Это, в частности, процессы подготовки документов по формированию государственного заказа, обеспечение деятельности кадровых служб, в т.ч. по линии государственной гражданской и муниципальной служб, а также ведение резерва управленческих кадров. Сегодня по заявкам заказчика разрабатываются новые и совершенствуются имеющиеся модули СЭДД.

На очереди расширение использования ЭЦП в СЭДД, вывод электронных документов из внутренних структур исполнительных органов на межведомственный уровень, реализация на основе отечественных криптографических алгоритмов и уникальных разработок, мобильных, не привязанных ни к какой конкретной географической точке (зданию, городу, стране) рабочих мест СЭДД для высших должностных лиц автономного округа.

Источник: Пресс-служба компании «ИнтерТраст»