21 июня 2011 г.

Компания «Логен» создала информационную систему финансового управления сетью торговых домов.

«1С:Управление небольшой фирмой 8», «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» охватила 40 рабочих мест в центральном офисе и в розничных магазинах. Она позволила организовать управленческий и регламентированный учет по компании в целом и по каждому из 16 розничных магазинов в Москве. Финансовое планирование и учет с точностью до каждого магазина позволяет руководству компании рассчитывать и выдерживать темпы роста новой столичной розничной сети.

Компания «Изумит» является торговой сетью ООО «Ювелиры Северной столицы»   одного из ведущих производителей и оптовых распространителей ювелирной продукции на территории РФ.
Учредителю (ЮСС) принадлежит три ювелирных завода: два в Петербурге и один в Костроме, а «Изумит» реализует продукцию мастеров-ювелиров в розницу. Также компания «Изумит» работает с рядом других лидеров российской ювелирной отрасли.

Сеть ювелирных домов  начала работу сравнительно недавно – в ноябре 2009 года, но уже в первые дни работы магазины компании достигли высоких показателей реализации ювелирных изделий. Розничная сеть компании развивается быстрыми темпами – в 2009-2010 году уже открыто 16 магазинов в Москве, в планах на 2011-2012 год открытие еще 40 магазинов в Москве и Московской области, а в дальнейшем – выход в регионы и доведение количества точек сети до 80.

Естественно, что для реализации таких амбициозных планов руководство сети должно уделять самое пристальное внимание системе учета и управления. Чтобы оперативно управлять бизнесом, необходимо видеть как общие показатели компании, так и подробную картину по состоянию дел в каждом розничном магазине.

Компании  понадобилось создание комплексной информационной системы «на лету», с возможностями для дальнейшего развития. При этом внедрение традиционной полномасштабной ERP-системы потребовало бы от компании существенных инвестиций и трудозатрат.

Для реализации задачи пригласили экспертов компании «Логен» (консалтинговая группа Logic Engineering). Работа выполнялась с ноября 2010 г. по май 2011 г.

В числе возможностей, которые дала новая система:
- Контроль заявок на расход денежных средств на соответствие строкам бюджета по статьям движения денежных средств (ДДС) и ЦФО. При необходимости заявки распределяются по ЦФУ (магазинам) пропорционально базам распределения (численность, площадь, выручка, произвольные базы). Это позволяет видеть, куда конкретно в компании запрашиваются деньги и запланировано ли их выделение из соответствующих бюджетов.
- Удобное планирование оплат: заявка на расход денежных средств совмещена с графиком платежей, причем каждую заявленную к оплате сумму можно разбивать на несколько платежей.Это дает возможность составления долгосрочного графика платежей с включением части данных долгосрочного графика в оперативный платежный календарь;
- Согласование заявок на оплату по цепочке   инициатор-финансовый директор-генеральный директор-финансовый менеджер (или финансовый директор). Прохождение заявок стало наглядным и отслеживаемым по исполнителям;
- Повышено удобство работы сотрудников с документами планирования денежных средств, для этогоразработаны специальные интерфейсы рабочих мест. Оповещение ответственных исполнителей по электронной почте помогает не забыть им о своих задачах и точно в срок приступить к запланированной работе;
- Прозрачная отчетность по бюджетам движения денежных средств и возможности план-фактного анализа исполнения бюджетов ДДС помогают предупреждать ситуации неиспользуемого избытка денежных средств, или возникновения дефицита финансовых ресурсов. Такие возможности сделали принятие управленческих решений наглядным и измеримым процессом, исключив долгое согласование и споры.

В настоящий момент информационная система компании находится в промышленной эксплуатации на 20 рабочих местах в офисе и более 20 в сети розничных магазинов. Новая система предоставляет руководству компании данные оперативного учета по всей сети из 16 розничных ювелирных домов. Учет продаж и формирование бюджетов по каждой розничной точке позволяет вести аналитику и осуществлять обоснованное кратко- и долгосрочное планирование, в т.ч. планировать открытие новых магазинов. Наличие актуальной информации по результатам работы каждого подразделения позволяет разрабатывать схемы мотивации персонала, оптимизировать работу различных участков бизнеса.

В. В. Константинов, финансовый директор ООО «Изумит»: «Основной изюминкой проекта является реализация финансового планирования и учета денежных средств в разрезе ЦФО (центры финансовой ответственности - структурные управленческие единицы, кто распоряжается своими частями бюджета компании) и ЦФУ (центры финансового учета, где считаются затраты этих бюджетов) – попросту детализация учета по каждому магазину и филиалу».

Источник: Пресс-служба компании «Логен»