27 июля 2012 г.

"Комацу СНГ" рассчитывает сэкономить 4,7 млн. руб. в год за счет перехода на обмен электронными счетами-фактурами и другими документами со своими дистрибьюторами.

"Комацу СНГ" – дочерняя компания и генеральный дистрибьютор в РФ ведущего японского производителя строительной и горной техники Komatsu. В России работает через сеть дистрибьюторов, в которую входят 14 компаний.
В год компания отправляет дистрибьюторам и получает от них не менее 70 000 документов.

По грубым оценкам, переход с бумажного на электронный документооборот при таких объемах позволит в год сэкономить не менее 4,7 млн руб:

Статья издержек, руб.
Зарплатная составляющая     - 2 000 000
Расходы на экспресс-доставку документов    - 2 500 000
Расходы на бумагу - 100 000
Прочие расходы (картридж, печать, канцтовары) - 100 000
ИТОГО:     4 700 000

Компания ввела в бизнес-практику обмен электронными заказами, счетами, ТОРГ-12 и счетами-фактурами еще в конце 2011 года. Однако возможность отказаться от их дублирования  в бумажном виде появилась только после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг), а также приказа ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ России, который утвердил форматы первичных документов – ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

С 1 августа 2012 года компания прекращает использование этих документов в бумажном виде.  В ближайших планах – перевести в электронный вид договоры, акты сверки и прочие документы.
Обмен электронными документами осуществляется непосредственно в программах "1С" – в "1С:Управление производственным предприятием" в головном офисе "Комацу СНГ" (сторона продавца), в программах "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия 8" и других приложениях на платформе "1С:Предприятие 8", разработанных партнерами "1С", которые установлены у дистрибуторов (сторона покупателя).

В типовых программах для этого используется встроенный функционал "1С-Такском", а в приложениях, разработанных партнерами"1С" эта функциональность добавлена с помощью "1С:Библиотеки электронных документов 8.2" – специальной конфигурации для встраивания функциональности обмена электронными документами в прикладные решения на платформе "1С:Предприятие 8.2".

Среди преимуществ безбумажного документооборота Ольга Куликова, заместитель директора департамента финансов компании "Комацу СНГ", отмечает следующие:

•    повышение качества и скорости взаимодействия с контрагентами;
•    высокая скорость передачи информации – что особенно важно при работе с удаленными городами;
•    снижение издержек на подготовку и подписание документов;
•    экономия рабочего времени сотрудников;
•    простота в обращении с документацией, ее поиска и хранения;
•    перестал расти архив бумажных документов, появилась возможность высвободить  соответствующие офисные помещения;
•    более высокий уровень контроля исполнительской дисциплины;
•    упрощение подбора документов при налоговых проверках, ускорение взаимодействия с налоговыми органами.

В ближайшее время "Комацу СНГ" планирует предложить  своим поставщикам также перейти на обмен документами в электронном виде.
Коллегам по отрасли и смежникам, планирующим переходить на электронный документооборот, Ольга Куликова рекомендует:

•    использовать решения на платформе "1С:Предприятие 8.2";
•    сформировать рабочую группу из представителей обеих сторон обмена – поставщика и покупателя;
•    включать в рабочую группу как сотрудников ИТ-подразделений, так и сотрудников финансового отдела;
•    назначать координатором рабочей группы сотрудника финансовой службы стороны-поставщика – как лицо, наиболее заинтересованное в скорейшем запуске проекта.

Источник: Пресс-служба 1С