27 августа 2012 г.
«Необузданный» поток документации, разобщенная работа удаленных подразделений, отсутствие единой организованной базы документов, «ручное» планирование и анализ контрольно-надзорных мероприятий – проблемы, которые Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям разрешило внедрением «1С:Документооборот 8 КОРП».Сотрудники компании ОМНИТЕК внедрили систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», автоматизировав 180 рабочих мест.
Управление Россельхознадзора по Тверской и Псковской областям − территориальный федеральный орган исполнительной власти, межрегиональное управление, осуществляющее ветеринарный, фитосанитарный и земельный надзор на землях сельскохозяйственного назначения на территориях двух субъектов Российской Федерации: Тверской и Псковской областей. Штат сотрудников – 387 человек.
Деятельность Управления связана с необходимостью оперирования огромным объемом документооборота - более тысячи входящих, исходящих и внутренних документов в месяц. При этом с большинством этих документов должны параллельно работать сотрудники удаленных подразделений – Тверского и Псковского.
Использовавшиеся ранее в Управлении программные средства собственной разработки позволяли лишь частично реализовать потребности учета и контроля движения документов. Требовалась новая система электронного документооборота (СЭД), которая должна была не просто обеспечить удобную и быструю работу с документами (хранение, регистрацию, коллективное согласование и редактирование), но и обеспечить важные для организации возможности:
- повысить оперативность принятия решений при обращении граждан;
- задавать «сценарий» и регламент выполнения различных процессов и процедур предприятия, контролировать их надлежащее исполнение и документационное обеспечение;
- долгосрочно планировать работу и анализировать её результаты;
- получать статистическую и аналитическую отчетность о результатах проведенных проверок;
- разрабатывать формы используемых в работе бланков и автозаполняемые шаблоны документов;
- автоматизировать учет бланков строгой отчетности.
В итоге предприятие получило систему электронного документооборота, разработанную в соответствии с особенностями его деятельности, потребностями и пожеланиями пользователей:
- сотрудники удаленных подразделений совместно работают в единой электронной базе документов;
- обеспечено автоматизированное планирование проверок поднадзорных объектов – система сама отслеживает сроки надзорных мероприятий, напоминает о них, а по факту осуществления планирует следующие – исключены ошибки по «человеческому фактору»;
- реализован контроль исполнения штрафных санкций, что избавляет сотрудников от необходимости «вручную» обрабатывать большой объем данных;
- разработанные отчеты позволяют быстро и удобно оценивать эффективность надзорной деятельности по многим критериям, корректировать соответствующие мероприятия;
- созданные автозаполняемые шаблоны типовых документов и бланки строгой отчетности обеспечили оперативность, точность и удобство работы;
- настроенные шаблоны типовых процессов, задающие жесткий сценарий и нормативы выполнения определенных задач позволяют отслеживать корректность и своевременность их исполнения каждым ответственным сотрудником, повышая и упрощая контроль;
- благодаря разграничению прав доступа пользователей к определенным группам документов, обеспечено соблюдение конфиденциальности и безопасность.
При оценке эффективности внедрения СЭД, сотрудники Управления Россельхознадзора сообщили, что новая система разрешила ряд острых проблем, таких, как отсутствие единого хранилища и достоверной авторизации документов, долгий поиск документов, утеря информации при поломке компьютеров и увольнении отдельных сотрудников, большая трудоемкость сбора документации для проверяющих. Пользователи отметили появление таких возможностей, как делегирование и контроль сроков исполнения поручений, получение адекватной оценки временных затрат сотрудников на исполнение задач, удобный механизм контроля редактирования документов (всегда доступны сведения о дате, авторе, предмете изменений, местонахождении последней версии).
Как отметил начальник организационно-аналитического отдела Управления Наталья Евгеньевна Киселева: «Система "1С:Документооборот 8 КОРП" - многофункциональный программный продукт, позволяющий не только осуществлять полный цикл документооборота от создания документа до архивного хранения, но и проводить анализ документооборота, систематизировать отчетные данные, контролировать исполнение документов. Программа позволяет быстро и эффективно находить необходимые файлы благодаря реализованной полнотекстовой поисковой системе.
Специалисты компании "ОМНИТЕК" разработали и внедрили в Управлении специализированный блок для автоматизации обработки и анализа статистической информации о проведенных контрольно-надзорных мероприятиях, что существенно облегчило работу специалистов Управления и обеспечило достоверность анализа Необходимо отметить, что вся работа проведена на высоком профессиональном уровне, техническое задание выполнено в полном объеме».
Источник: Пресс-служба компании ОМНИТЕК
