15 ноября 2012 г.
Хотя 79% европейских компаний за последние три года обновили технологические решения для управления документооборотом, устаревшие процедуры, в том числе утвержденные законодательно, так и не позволили большинству организаций реально изменить сложившиеся неэффективные процессы распределения потоков документов.К такому выводу пришли эксперты аналитического агентства Coleman Parkes и компании Ricoh в совместном исследовании «Ricoh Document Governance Index 2012». Специалисты Coleman Parkes опросили 1075 руководителей высшего звена и директоров ведущих европейских компаний и выяснили, как топ-менеджеры оценивают бизнес-процессы, напрямую связанные с документооборотом.
Большинство топ-менджеров уверены, что активное проникновение планшетов и смартфонов в корпоративную ИТ-среду их компаний упростили процесс документооборота. На самом деле, как показывает исследование, сложившиеся в этих организациях бизнес-процессы неэффективны и не позволяют использовать все возможности мобильных устройств, сводя на нет усилия по «мобилизации» системы документооборота.
Рассуждая о документообороте, почти 40% топ-менеджеров советуют своим коллегам инвестировать средства в «апгрейд» уже приобретенного ПО, но в реальности 78% руководителей принимают решение о внедрении новых решений для документооборота, не изучив до конца его возможности и не оценив перспективы использования уже используемого программного обеспечения. К примеру, в 70% европейских компаний уже организовали «облачный» доступ к документам, но только половина из опрошенных руководителей уверена, что этот шаг реально упростил систему документооборота.
Как отмечают в своем отчете аналитики Coleman Parkes, модернизировать нужно бизнес-процессы, и лишь затем – технологические решения, которые их поддерживают. В ходе опроса 82% служащих открыто заявили о том, что принятые в их компаниях методы работы давно устарели и катастрофически снижают эффективность труда, что сказывается на прибыли их компаний и возможности соответствовать требованиям клиентов в будущем.
Только 1% сотрудников считают изменение принципов взаимодействия с коллегами эффективным решением создавшейся проблемы и лишь 4% выступают за увеличение инвестиций в новые технологии. Большинство же служащих рекомендуют регулярно пересматривать бизнес-процессы и постоянно совершенствовать систему документооборота в таких базовых сферах как финансы, управление персоналом и материально-техническое обеспечение.
Отчет также обнаруживает заметное расхождение между взглядами руководства и персонала на организацию рабочих процессов в компании. Более 90% опрошенных руководителей высшего звена заявили о регулярном отслеживании мнения сотрудников и организации обучения при внедрении новых программных или аппаратных средств, тогда как лишь 77% сотрудников сказали о том, что руководство интересуется их мнением до и после внедрения новой технологии, а 76% служащих действительно проходят обучение.
«Основой любой компании являются ее сотрудники, которые все активнее призывают руководство обратить пристальное внимание на систему документооборота, обеспечивающую выполнение стандартных операций, - отметил Карстен Брюн, исполнительный вице-президент Ricoh Europe. - Руководители большинства европейских предприятий прекрасно осознают необходимость изменения принципов управления при внедрении новых методов работы, но не торопятся ее реализовывать. Результатом подобной неторопливости является ощущение сотрудниками изолированности от процесса принятия ключевых решений, касающихся организации их деятельности в компании и инвестиций, не способных в полной мере раскрыть их потенциал».
Источник: Пресс-служба компании Ricoh Rus
