11 октября 2013 г.
В мае 2013 года в госкорпорации «Росатом» начался проект по внедрению централизованной формы делопроизводства. Внедрению системы предшествовал масштабный и всесторонний анализ сложившейся в корпорации системы управления документооборотом, в том числе – структуры корпорации, объема и характеристик документооборота, процессов управления документооборотом.Исследование, проведенное консультантами группы компаний «КОРУС Консалтинг», показало, что значительная часть существующих узких мест в процессах обработки документов в корпорации вызвана использованием смешанной формы организационно-распорядительного документооборота, когда обработкой документов, в том числе и регистрацией, занимается не только профильное подразделение, но и специалисты различных бизнес-подразделений.
Консультантами ГК «КОРУС Консалтинг» были подготовлены предложения по оптимизации существующих процессов. В основе – централизация всех процессов обработки организационно-распорядительных документов и, как следствие, освобождение подразделений от выполнения непрофильных задач, повышение качества и оперативности обработки документов, минимизация риска их утери.
На основе предложений в корпорации начата реализация пилотного проекта по передаче функций, связанных с обработкой документов, из подразделений в Управление документационного обеспечения. Перевод всех подразделений корпорации на новую форму ведения делопроизводства планируется осуществить по результатам пилотного проекта, которые должны подвести в декабре 2013 г.
Алексей Леонтьев, руководитель направления корпоративных решений департамента систем электронного документооборота ГК «КОРУС Консалтинг» комментирует проект: «Уже на первых этапах обследования мы выявили, что ГК “Росатом” присуща высокая культура делопроизводства. В компании внедрена электронная система документооборота, в которой работают более 20 тысяч пользователей, регламентированы процессы работы с документами. Управление документационного обеспечения ориентировано на предоставление сотрудникам корпорации высококачественных сервисов: например, в компании функционирует “Горячая линия” по вопросам документационного обеспечения, создана справочная служба русского языка, регулярно проводятся отраслевые семинары для руководителей служб документационного обеспечения управления по организации процесса делопроизводства.
Простые решения, которые могли помочь многим другим компаниям, в данном случае не сработали бы. Требовался системный подход, предложение новых форм работы.
Благодаря высокой заинтересованности сотрудников корпорации в конечном результате и конструктивной совместной работе проектных команд, удалось выработать и обосновать оптимальные решения, которые в настоящий момент внедряются в корпорации».
По мнению Александра Аксельрода, директора департамента систем электронного документооборота ГК «КОРУС Консалтинг», любые изменения процессов в крупных компаниях – это всегда определенный риск: «Именно поэтому для нас ценно, что госкорпорация “Росатом” доверилась предложениям экспертов нашей компании и внедрила их в практику работы корпорации».
«Модернизация делопроизводства позволит значительно снизить риски, возникающие в процессе обработки документов – отсутствие единого центра ответственности за обработку документов, ошибочные действия сотрудников, вероятность того, что документ не будет направлен в нужное подразделение. Еще одним важным результатом стало снижение трудозатрат, связанных с обработкой документов», - отмечает Наталья Агеева, начальник Управления документационного обеспечения «Росатом».
Источник: Пресс-служба ГК «КОРУС Консалтинг»
