24 октября 2018 г.

Компания «Мэлон Фэшн Груп» использует для оптимизации внутренних процессов ECM-систему DIRECTUM. С ее помощью сотрудники ведут внутренний документооборот и договорную работу с контрагентами, оценивают эффективность торговых площадок, а также управляют проектной деятельностью компании.

В 2015 году компания заключила более 1000 договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень. Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Решить эти задачи «Мэлон Фэшн Груп» планировала на базе системы электронного документооборота (СЭД).

В качестве платформы для СЭД компания выбрала ECM-систему DIRECTUM, в пользу которой сыграли:

  • функциональные возможности;
  • готовые механизмы интеграции с внешними информационными системами;
  • открытость платформы для адаптации СЭД под внутренние процессы;
  • возможность самостоятельного сопровождения системы.

Внедрением системы занималась компания ООО «Галактика ИТ».

Решение профильных задач

На первом этапе в компании был автоматизирован процесс согласования договоров аренды. Участие в нем принимает наибольшее число сотрудников, и работают они с документами одновременно. При этом ECM-система была синхронизирована с установленной в компании «1С:Зарплата и управление персоналом». Для оценки эффективности торговых площадок были разработаны «арендные калькуляторы», заложенные в них алгоритмы учитывают оценку более 50 параметров (коммерческих, арендных, строительных, коммунальных и др.).

Благодаря организации централизованного хранилища документов, документооборот и все процедуры согласований перешли в единую базу, также были систематизированы ключевые параметры договорных отношений. Впоследствии это позволило менеджерам по аренде и руководству компании оперировать более объективной структурированной информацией на переговорах с торговыми центрами.

В результате в единой системе ведется:

  • договорная работа с контрагентами;
  • выбор площадок для открытия магазинов и согласование смет на их строительство;
  • управление служебными записками;
  • формирование заявок на подбор персонала.

На следующем этапе компания автоматизировала процессы выпуска банковских гарантий, ведения юридической переписки по вопросам закрытия магазинов, подготовки доверенностей, работы в рамках страховых случаев (организации и контроля юридического процесса, уведомления о результате), работы с пакетами документов — при работе с сетью торговых центров.

Алексей Морозов, ИТ-директор «Мэлон Фэшн Груп» поделился: «Внедрение DIRECTUM стало важным этапом в оптимизации бизнес-процессов компании. Новый инструмент не только упростил согласование договоров, но также позволил выстроить удобную систему взаимодействия с арендодателями и автоматизировать множество внутренних процедур. Мы дополнительно внедрили веб-портал и планируем запуск мобильных приложений для удобной работы в DIRECTUM вне офиса».

На третьем этапе была оптимизирована проектная деятельность «Мэлон Фэшн Груп», для управления которой команда внедрения разработала отдельный модуль «Инвестиционные проекты». С его помощью создаются шаблоны типовых проектов и работ с назначением ответственных и исполнителей. Для каждого проекта можно сформировать диаграмму Ганта и пересчитать трудоемкость после завершения части работ. Помимо этого, в модуле настроены специальные чаты для обсуждения проекта и предусмотрено фиксирование ключевых точек. Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять электронную переписку с контрагентами в карточке проекта.


Источник: Пресс-служба компании DIRECTUM