8 сентября 2020 г.

Компания Юничел подключила сервис обмена Synerdocs для межкорпоративного электронного документооборота (МКДО) и взаимодействия с контрагентами. Таким образом компания в несколько раз ускорила процесс подписания договоров и первички, а также сократила канцелярские расходы.

Работа с договорами, которые заключаются с контрагентами, занимала значительный объем времени. Сложным и длительным был процесс подготовки документов для бухгалтерских проверок, даже несмотря на наличие учетной системы. Поэтому руководство приняло решение — структурировать документооборот. Выбор был сделан в пользу Directum RX.

На текущий день в системе реализованы:

  • Автоматизация работы со входящими счетами и заявками на оплату. Информация о статусе оплаты теперь содержится в карточке документа. Пользователь может быстро просмотреть данные о платежах по нескольким счетам, выделив необходимые документы в списке.
  • Формирование единого финансового архива. Благодаря удобной фильтрации поиск нужного документа занимает всего несколько минут.
  • Оптимизация процессов согласования. За счет преднастроенных маршрутов сократилось время на рассмотрение и подписание договоров.

Вне офиса работники Юничел могут работать с документами с помощью мобильных приложений: Directum Solo для руководителей и Directum Jazz для рядовых сотрудников. Всего по итогам четырех недель эксплуатации системы сотрудники компании запустили более 3 100 задач и создали более 3 000 электронных документов.

Внешний документооборот

Алексей Денисенко, директор по развитию обувной фирмы «Юничел» рассказывает: «Ежедневно компания отгружает товар в магазины и перемещает готовую продукцию между складами. В ходе этих операций создается большое количество бумажных первичных документов. Как результат — внушительные канцелярские расходы, долгое ожидание подписания и возврата оригиналов документов».

Несмотря на то, что в компании уже использовался сервис электронного обмена, внешние процессы взаимодействия с заказчиками и внутренними отделениями требовали дополнительной автоматизации. У Synerdocs было несколько преимуществ: это возможность использования относительно недорогой простой электронной подписи (ПЭП) и бесшовная интеграция с системой Directum RX. Благодаря этому Юничел удалось в три раза сократить расходы на приобретение сертификатов ЭП.

Для удобной работы с документами было создано единое информационное пространство на базе систем Directum RX, 1С и сервисов Synerdocs и Диадок.

Какие задачи компания решает с использованием ЭДО:

  • Договоры и первичные учетные документы передаются контрагентам и предприятиям холдинга через Synerdocs или Диадок. Это сокращает время на визирование и возврат оригиналов.
  • Накладные, акты, отчеты подписываются в Synerdocs простой электронную подписью.
  • После визирования в сервисе ЭДО документы автоматически заносятся в финансовый архив. Это значительно упрощает подготовку к налоговым проверкам. Найти и выгрузить нужный документ можно за пару минут.

В планах крупнейшего обувного предприятия — автоматизация работы с входящими и исходящими письмами, а также внутренними распорядительными документами.

Источник: Пресс-служба компании Synerdocs