14 февраля 2025 г.

Сегодня система управления закупками (SRM) — один из ключевых инструментов, который помогает компаниям организовать сквозной бизнес-процесс и централизованный контроль в рамках закупочной деятельности. Какой должна быть такая система? Каковы тренды развития SRM-решений на российском рынке в 2025 году? Рассказывает Рустам Ардавов, директор Департамента закупок и финансового контроля БФТ-Холдинга.

Роль системы

Управление закупками — важный процесс для любой компании. Почему? Дело в том, что он охватывает всю ее деятельность, включая продажи, эффективное использование оборотных средств, показатели удовлетворенности потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок.

В условиях быстро меняющейся экономической среды компании вынуждены постоянно контролировать расходы и оптимизировать ресурсы, учитывать требования законодательства и регуляторов.

И чем крупнее бизнес, тем чаще требуется адаптация под очередные изменения. Поэтому неудивительно, что, по данным TAdviser, около 78% российских компаний сформулировали цели от руководства или бизнес-заказчиков в части автоматизации, трансформации или диджитализации функции снабжения и закупок.

Критерии выбора SRM-системы

Сегодня на рынке достаточно зрелых игроков, которые предлагают программные продукты класса SRM. Но как не ошибиться с выбором производителя и подобрать решение, точно отвечающее потребностям компании?

В первую очередь, важно учитывать функциональность, необходимую для управления всеми процессами закупок. Список, как правило, включает в себя ведение справочников, сбор потребностей в товарах, работах и услугах, поиск потенциальных поставщиков, запрос и получение их ценовых предложений, подготовку и согласование закупочных документов, проведение закупок разных типов, обеспечение работы коллегиальных органов, заключение и исполнение договоров, аналитику и отчетность по закупкам.

Вместе с тем в каждой компании существуют свои особенности. Например, наполнение справочников номенклатуры напрямую зависит от сферы деятельности организации, а процедура согласования технического задания и других документов отличается, в том числе, количеством ответственных за подписание функциональных исполнителей. Кроме того, в каждой компании представлена индивидуальная структура корпоративных информационных систем: бухгалтерских, учетных, складских и прочих.

Отличительной особенностью зрелой SRM-системы является возможность максимальной кастомизации и автоматизации рутинных действий сотрудников при поддержке требуемого объема контрольных опций. Также необходимо учитывать способность SRM интегрироваться с другими системами компании, что обеспечивает единый информационный поток и сокращение сроков проведения закупочных процедур.

SRM-система должна полностью подходить под задачи импортозамещения и быть зарегистрирована в Реестре отечественного программного обеспечения Минцифры России. Регистрация в Реестре подтверждает соответствие системы требованиям законодательства к информационной безопасности и защите данных, а для любого бизнеса чрезвычайно важна бесперебойная работа ИТ-инфраструктуры — в случае сбоя компания теряет деньги и репутацию.

Важно обратить внимание на способность вендора обеспечить надежную поддержку и регулярные обновления программного обеспечения. Разработчик должен демонстрировать высокую скорость отклика на заявки по доработке или исправлению ошибок системы, проводить консультации по внедрению и обучению сотрудников.

Также стоит учесть регулярность выпуска новых версий системы, которые обеспечивают появление востребованных функций. Помимо этого, надежная SRM предоставляет возможности гибкой настройки уровней доступа к данным для различных пользователей в соответствии с ролевой моделью.

Актуальные тренды в сфере закупок

Специалистам в области закупок необходимо учитывать тенденции, которые определяют ее будущее: в первую очередь, курс на цифровизацию, перевод все большего числа закупочных процессов в онлайн-формат. Это касается не только коммерческих закупок — российские власти также постепенно переводят все этапы тендера в цифровой формат. Например, с 1 апреля 2024 года оцифрован процесс заключения контракта по итогам конкурентного тендера.

Кроме того, можно выделить следующие тренды, которые будут актуальны в 2025 году:

  • Рост числа закупок малого объема, что в государственном и муниципальном секторе означает «закупки с полки» стоимостью до 5 млн рублей, а в корпоративном сегменте — «закупки по принципу электронного магазина» до 20 млн рублей. Только за 2022-2023 год количество малых закупок увеличилось почти вдвое — с 0,9 до 1,7 млн. Еще значительнее выросла сумма таких тендеров — почти в четыре раза, со 127 до 427 млрд рублей.
  • Скачок популярности маркетплейсов в корпоративных закупках в связи с возможностью выбора товаров и услуг от различных поставщиков и возможностью спрогнозировать логистику, что крайне важно крупному бизнесу. По данным российской Ассоциации компаний интернет-торговли, рост отечественного рынка Ecom в среднем составляет 30% в год. На маркетплейсы в B2C-сегменте, по оценкам Data Insight, приходится более двух третей всех интернет-заказов.
  • Популярность модульной архитектуры, которая позволяет масштабировать ИТ-ландшафт постепенно, добавляя приоритетные для бизнеса процессы и тестируя каждый элемент. Иными словами, российские компании склонны быстро внедрить коробочное решение, а затем по мере роста или изменения стратегии дополнять его новым функционалом.
  • Динамичное развитие интеграционного взаимодействия между информационными системами, например, между SRM-системами, электронными торговыми площадками (ЭТП) и электронными маркетплейсами, а также тренд на сквозную автоматизацию. Это позволяет обеспечивать более удобный обмен данными между ИТ-системами и достаточно быстро наращивать их функциональность.
  • Применение инструментов машинного обучения и искусственного интеллекта, которые способствуют качественной обработке огромного массива данных, выявлению неочевидных причинно-следственных связей и учету этой информации при принятии управленческих решений. Все эти возможности пока что находятся в стадии разработки и в широкой практике еще не применяются.
  • Рост популярности цифровых инструментов на основе low-code технологий, которые позволяют достичь измеримых преимуществ при создании, развитии и использовании SRM-систем. Например, они способствуют ускорению разработки систем управления закупками, простоте и высокой скорости адаптации к изменениям в законодательстве, рыночных условиях или внутренних процессах компании.
  • Повышение комплексной функциональности российских SRM-систем на фоне санкций и полный отказ от иностранного ПО в сфере закупок в горизонте 3-5 лет. С уходом с рынка иностранных игроков продолжит расти спрос на единые импортонезависимые решения, которые позволяют управлять процессом взаимодействия с поставщиками в едином информационном пространстве. При этом рынку нужны продукты, которые устанавливаются и функционируют на собственных серверах и ИТ-инфраструктуре заказчика. Такой подход позволяет снизить потенциальные риски ограничений со стороны разработчиков ПО.
  • Увеличение значимости нормативно-справочной информации (НСИ) в организациях. Роль НСИ растет, все больше участников рынка понимает, что основой для эффективного управления бизнес-процессами, в том числе в сфере закупок, является централизованное управление данными. Такой подход позволяет всем подразделениям компании вести деятельность единообразно: использовать единую документацию, выверенные формулировки, ссылаться на проверенные источники и в целом оперировать одной и той же справочной информацией.

Подводя итог

Современное SRM-решение должно обеспечить не только всестороннее сопровождение всех этапов процесса закупок, но также удобные и интуитивно понятные инструменты для всех его участников, включая заказчиков и поставщиков. Это позволит не только упростить взаимодействие между ними и повысить эффективность и прозрачность закупочной деятельности, но также даст исключительное конкурентное преимущество для компании любого масштаба.

Источник: Рустам Ардавов, директор Департамента закупок и финансового контроля БФТ-Холдинга