27 марта 2025 г.
Когда речь заходит о выборе BPM-системы, не получится подойти к этому вопросу так же, как студенту к выбору новой ручки для экзамена: «Главное, чтобы работало и выглядело солидно». Но если неправильно выбранная ручка может испортить разве что пару листов, то неудачная BPM-система способна создать проблемы для всего бизнеса.
Для компании с оборотом полмиллиарда рублей BPM-система — это полноценный «командный центр», управляющий всеми процессами от закупок до продаж. И когда этот центр начинает давать сбои, последствия могут быть весьма серьезными.
Тех, кто ещё не сталкивался с автоматизацией бизнес-процессов, трудно убедить в важности правильного выбора системы. А те, кто уже прошёл через «огонь, воду и BPM», даже слушать не хотят о вариантах «попроще» или «подешевле».
Правильно выбранная BPM-система — это не расходы, а инвестиции в будущее компании. А как выбрать действительно эффективный инструмент и не потратить лишние деньги на «красивую коробку», рассказывает в материале Светлана Песошина, руководитель отдела ProVend Solutions ICL Services.
4 точных шага к правильному решению
Многие начинают выбор BPM-системы по стандартной схеме: определяют потребности, изучают рынок, смотрят демо и делают выбор. Но рекомендуем углубиться в процесс и превратить эти шаги в более конкретные и целевые. Для этого рассмотрим план из 4 шагов, который поможет сделать осознанный выбор.
1. Определите, действительно ли вам нужна именно BPM-платформа
Это один из самых важных, но часто пропускаемых этапов. Именно здесь зарождаются 80% будущих проблем после неудачного внедрения. Разберем две ключевых ловушки.
- Неправильное понимание термина: разные люди по-разному представляют, что такое BPM-платформа. Убедитесь, что все участники проекта говорят об одном и том же. Составьте четкий список тех, кто будет работать в системе, а кто будет принимать решение об успехе внедрения. Это могут быть ЛПР, ЛДПР, ЛВПР и сами пользователи. Четкое распределение ролей и понимание задач каждого участника помогут избежать путаницы и повысить эффективность внедрения системы.
- Фокус на требованиях вместо результата: не просто составляйте список функций, которые должна выполнять система, а четко определите, какие бизнес-результаты вы хотите получить. Определите боли команды и задачи бизнеса. Убедитесь, что все заинтересованные стороны ясно представляют, что мешает их работе сегодня, и какую выгоду компания хочет получить после внедрения. Команда ICL Services часто помогает клиентам составить список возможных болей и решений. Если задачи не совпадают с типичными для BPM-платформ, возможно, стоит рассмотреть другие решения.
После того, как вы определились с вашими целями, составьте список процессов, которые планируете автоматизировать. Даже если это только стартовые процессы, важно понимать их границы.
Альтернативные решения: объясните всем участникам, что такое BPM-платформа и чем она отличается от других систем. Например, в ICL Services эксперты проводят «экскурсию» с простыми примерами, чтобы даже непрофессионалы в ИТ могли понять возможности платформы. Пропуск этого важнейшего пункта приведет впоследствии к разрыву в ожиданиях и реальных возможностях в условиях имеющегося бюджета и сроков у клиента.
Возможно, вашей компании больше подойдет другое решение — например, полноценная BI-система или интеграционная шина данных. Проверьте, соответствует ли BPM-платформа вашим задачам.
2. Учитывайте ограничения вашего бизнеса
Каждая компания работает в уникальных условиях, и важно учесть их на этапе выбора. Это помогает сузить круг потенциальных решений и сосредоточиться на действительно важном.
Ниже представлены вопросы, ответы на которые существенно оказывают влияние на выбор и помогут избежать лишних трат времени на неподходящие варианты.
Технические требования
- Размещение: облако или on-premises?
- Список обязательных сертификатов (например, ФСТЭК или наличие в РОПО)?
- Масштабируемость: планируется ли рост компании через слияния или поглощения?
- Отказоустойчивость: нужна ли работа системы 24/7?
- Планируется ли активно использовать мобильную версию приложения, многоканальность или чат-боты?
Бюджет и сроки
- Максимальное количество лицензий?
- Временные рамки внедрения?
- Готовность к самостоятельной доработке системы?
- Нужна ли миграция с существующих систем?
- Сколько вы готовы инвестировать в успех?
Интеграции
- Какие существующие системы нужно интегрировать? Например: ERP, CRM, HRM или внешние сервисы.
- Какие интеграции нужны в первую очередь, а какие могут подождать?
- Какие интеграции хотелось бы заменить на готовые коннекторы от вендора?
- Станет ли ваша BPM-система управляющим центром? Подумайте: нужна ли вам платформа, которая будет «дирижировать» другими системами вашего бизнеса?
Интерфейс и удобство использования
- Насколько важен красивый и интуитивный интерфейс? Это может быть ключевым фактором для пользователей.
Гибкость системы
- Будете ли вы подстраивать процессы под готовые шаблоны или хотите, чтобы система была полностью адаптируема под ваши проверенные процессы?
- Подумайте о темпе изменений в вашем бизнесе. Для быстро развивающейся компании нужна система, которая сможет расти вместе с вами и легко адаптироваться к новым условиям. Если ваши процессы уже хорошо налажены и редко меняются, подойдет более стабильное решение.
Аналитика
- Нужна ли продвинутая аналитика уровня BI-системы?
- Как часто разрабатываются новые виды отчетов?
- Готовы ли пользователи составлять аналитику сами в разных разрезах или чаще всего используют стандартные преднастроенные отчеты?
Какой вендор подходит именно вам?
При выборе BPM-системы важно не только техническое решение, но и компания-разработчик. Ответьте на эти вопросы, чтобы определить идеального поставщика:
- Насколько важен опыт решения? Вы предпочитаете проверенные временем продукты с многолетней историей или готовы рискнуть новинкой
(2-3 года на рынке)? Готовы ли вы терпеть возможные ошибки, если вендор быстро их исправляет (например, в течение квартала)? - Каков уровень надежности решения? Требуется ли вам продукт, который уже доказал свою эффективность на разных задачах и высоких нагрузках? Нужна ли система для критичных процессов, где каждый сбой недопустим?
- Что насчет экосистемы? Важно ли вам наличие развитой экосистемы решений вокруг основного продукта? Например, нужны ли дополнительные модули для аналитики, интеграции или управления проектами? Готовы ли вы рассмотреть возможность расширения функционала в будущем?
- Можно ли доверять компании? Необходима ли вам стабильная и крупная компания с долгосрочными планами развития? Или вы готовы сотрудничать с более молодыми игроками рынка, предлагающими новые решения?
- Следите за трендами? Хотите ли вы регулярно получать обновления с новыми технологиями? Готовы ли внедрять их в свой бизнес оперативно?
- Готовы ли к обучению? Какая роль обучение играет в вашем выборе? Достаточно ли вам базовых материалов, или требуется полноценная академия с подробными курсами и документацией? Насколько важно, чтобы обучение было доступным и понятным даже для непрофессионалов в ИT?
3. Составьте шорт-лист и протестируйте на реальном примере
На рынке существует множество BPM-платформ, но не все они подойдут именно вашему бизнесу. Используйте результаты первых двух шагов, чтобы сузить круг до нескольких реальных кандидатов. Затем выберите конкретный процесс (например, согласование заявок или управление проектами) и попросите каждого поставщика продемонстрировать, как его система справится именно с этой задачей. Это позволит вам оценить не только общую функциональность, но и пригодность платформы для ваших уникальных процессов.
4. Создайте скоринг-карту требований
Скоринг-карта — это документ, где собраны все критерии выбора с указанием их приоритетности и обязательности. Это мощный инструмент, который поможет вам:
- Не упустить важные детали при сравнении систем.
- Объективно оценить каждую платформу.
- Принять окончательное решение, основываясь на фактах, а не эмоциях.
Кроме того, качественная скоринг-карта станет основой для формирования KPI проекта по внедрению и поможет избежать недопонимания между участниками процесса. В таблице с критериями выбора необходимо указать подразделения, которые будут работать в системе, перечень бизнес-процессов, критерии успеха от ЛДПР. А в качестве дополнительных критериев стоит учитывать ТСО (общую стоимость владения) на горизонте 7 лет, наличие готовых коннекторов для интеграций, приоритеты: must (обязательно), should (желательно), could (возможно).
Такой детальный подход позволяет не только эффективно выбирать BPM-систему, но и минимизировать риски неудачного внедрения. Команда ICL Services готова сопровождать вас на каждом этапе — от анализа и выбора платформы до внедрения и поддержки. Доверьтесь профессионалам и сделайте первый шаг к оптимизации ваших процессов уже сегодня. Не забывайте, что правильный выбор — это инвестиция в будущее вашей компании.
Источник: Светлана Песошина, руководитель отдела ProVend Solutions ICL Services
