12 марта 2014 г.

Специалисты компании «1С:Первый БИТ» завершили проект автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в компании ЗАО «РУСБУРМАШ».


Внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» помогло оптимизировать существующую на предприятии систему мотивации сотрудников. Скорость расчета заработной платы сократилась на 2-3 дня. Организован учет затрат на оплату труда по объектам работ, что повысило точность расчета производственной себестоимости и позволило усилить контроль расходов на персонал.

ЗАО «РУСБУРМАШ» основано в 1998 году и является единственной комплексной геологоразведочной компанией с мощной буровой службой в структуре уранового холдинга «АРМЗ» (ОАО «Атомредметзолото»). Предприятие обеспечивает выполнение геологоразведочных работ (в т.ч. разведочное бурение), а также работ по сооружению технологических скважин для уранодобывающих предприятий холдинга, который включает в себя все уранодобывающие активы российской атомной отрасли. Численность персонала «РУСБУРМАШ» составляет порядка 850 человек.

Ранее для целей кадрового учета и расчета заработной платы на предприятии использовалось несколько различных информационных систем. Применялись сложные схемы премирования с учетом должностей, фактически отработанного времени,  различных надбавок за выслугу лет как в компании, так и в атомной отрасли в целом. Учет НДФЛ в разрезе ИФНС обособленных подразделений приходилось вести вручную.

Из-за разрозненности данных расчет заработной платы и связанных с ней налогов занимал слишком много времени, а данные для бухгалтерии формировались по несколько дней ежемесячно в электронных таблицах. Кроме того, было сложно контролировать расходы на оплату труда по объектам работ (скважинам, договорам), что затрудняло процесс расчета производственной себестоимости.

Руководство приняло решение о внедрении информационной системы, которая позволила бы объединить кадровый учет и расчет заработной платы в одной программе, ускорить расчет вознаграждения сотрудникам с учетом различных схем премирования, надбавок и удержаний, а также контролировать расходы на оплату труда отдельно по объектам работ.

Для создания такой системы был выбран программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Выбор был обусловлен тем, что на предприятии уже успешно использовалась система на платформе «1С:Предприятия 8» для ведения бухгалтерского и налогового учета - «1С:Бухгалтерия 8 КОРП». По итогам конкурентной процедуры партнером по внедрению стала компания «1С:Первый БИТ», имеющая опыт автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в крупных производственных компаниях.

За шесть месяцев специалисты компании «1С:Первый БИТ» произвели установку системы и настроили ее под специфические требования предприятия. Осуществили перенос данных кадрового учета и расчета заработной платы из предыдущих программ и электронных таблиц.

Основные результаты проекта

Если раньше расчет зарплаты осуществлялся в авральном режиме с большим количеством ручной работы, то теперь все расчеты производятся автоматически. В результате время на расчет зарплаты сократилось на два-три рабочих дня.

Организован точный учет затрат на персонал по каждой скважине. Для этого в системе реализован учет рабочего времени отдельно по бригадам. Для каждой рабочей бригады ежемесячно устанавливается свой маршрут работы со скважинами, по каждой скважине – свой баланс календарного времени (период времени, затраченный бригадой на работу на данном объекте).

Табели учета рабочего времени ведутся по сотрудникам и бригадам с указанием баланса календарного времени. В конце каждого месяца расходы на заработную плату и связанные с ней налоги по каждой скважине суммируются. Это позволило повысить точность расчета производственной себестоимости и усилить контроль расходов на оплату труда.

Значительно адаптирована функциональность штатного расписания. Вся информация о штатных единицах вводится в штатное расписание (зарплата, премия, аванс, надбавки, вредные производственные факторы, дополнительные отпуска). Таким образом, все необходимые данные привязаны к штатной единице.

Информация вводится в систему посредством документов с возможностью печати изменений, внесенных в штатное расписание.

Документ позволяет выполнять следующие операции со штатными единицами:
- ввод/исключение должности;
- изменение существующей должности;
- изменение оплаты труда;
- увеличение/сокращение количества ставок.

Вся введенная информация из штатного расписания автоматически попадает в кадровые документы (прием, кадровое перемещение). Таким образом, кадровым сотрудникам необходимо один раз правильно заполнить штатное расписание, и в дальнейшем использовать эту информацию при оформлении приказов. Вся информация автоматически попадает в приказы из штатного расписания.
На основании кадрового приказа печатаются все обязательные документы при приеме на работу, при кадровом перемещении, увольнении.

Также реализована функция ввода кадровых приказов.

При вводе всех этих приказов автоматически формируются документы по назначению надбавок, а также приказы, изменяющие действие отпусков и командировок.

Использование вышеописанного функционала позволяет отделу кадров оперативно обрабатывать документы и качественно вводить информацию, необходимую для расчета заработной платы, а также значительно ускорить процедуру приема на работу или кадрового перемещения.

Кроме того, обеспечен автоматизированный раздельный учет НДФЛ по местам производства работ и местам нахождения подразделений, что существенно экономит время сотрудников бухгалтерии на подготовку регламентированной отчетности. Налоги (НДФЛ) распределяются понятнее и прозрачнее.
Затраты на оплату труда корректно ложатся на себестоимость и существует возможность проводить анализ правильности и корректности отражения этих затрат.

Главный бухгалтер ЗАО «РУСБУРМАШ» Тихонов Алексей Николаевич: «В результате проекта мы получили единое информационное пространство, в котором объединена работа бухгалтеров, кадровых сотрудников и экономистов подразделений, находящихся в разных субъектах РФ с разными часовыми поясами. Повысилась производительность и качество работы сотрудников, работающих в программе.

Теперь, например, сотрудник кадровой службы понимает в комплексе, для чего нужны те или иные данные, и более ответственно относится к вводимой информации. Кроме того, нам удалось более четко распределить ответственность между службами, участвующими в расчете заработной платы.

Система «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет наиболее глубоко анализировать расходы по заработной плате как суммарно, так и в части отражения по счетам учета затрат, что существенно сокращает время на подготовку план-факт анализа для управляющей компании. Сам процесс расчета заработной платы стал более спокойным, систематизированным, и требует намного меньше времени и усилий».

Директор по персоналу ЗАО «РУСБУРМАШ» Кораблева Юлия Витальевна: «Несмотря на продолжительный период адаптации сотрудников к работе с новой программой, на данный момент можно отметить, что основное достижение данного проекта - сведение количеств ошибок при расчете заработной платы практически к «0». Если раньше, большинство расчетов проводились в полуавтоматическом режиме, а значит и вероятность ошибки при перенесении или дублировании данных была значительно выше, то благодаря реализации данного проекта мы с такими проблемами больше не сталкиваемся. Кроме того, для службы персонала очень важна возможность доработки программы до необходимых нам печатных форм и отчетов, что и было сделано».

Источник: Пресс-служба компании «1С:Первый БИТ»