11 февраля 2025 г.

Алексей Николаев

Программные роботы выполняют за сотрудников рутинную работу, делают задачи в 2–4 раза быстрее людей и снижают процент ошибок, вызванных человеческим фактором. Внедрение таких цифровых помощников освобождает у людей время на более сложные задачи, на которые раньше у них не хватало ресурсов. В компании ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты.

Все это будет хорошо работать и автоматизация принесет максимум пользы, если выбрать нужные процессы для внедрения RPA. Алексей Николаев, директор по стратегическому развитию Primo RPA, рассказывает, на что обратить внимание и как расставить приоритеты.

Основные критерии для выбора задач под RPA

Прежде чем искать процессы, которые хочется отдать программным роботам, надо определить, нужна ли компании роботизация в целом. Проверьте, есть ли в компании сигналы для автоматизации:

  • Слишком много однотипных задач: сотрудники обрабатывают больше 100 однотипных заявок в день или просто раз за разом повторяют одинаковые действия.
  • Нехватка кадров: переработки и перегрузка команды.
  • Дорогие ошибки: ошибки из-за невнимательности или пропущенных этапов замедляют работу и приводят к потере времени и денег.
  • Работы больше, чем времени: задачи требуют обработки 24/7, а сотрудники устают.

Если вы поставили галочки напротив этих пунктов, то пора определиться с приоритетными процессами для автоматизации. В первую очередь обратите внимание на процессы, где не хватает рук, скорости и сил у сотрудников. Рассмотрим их подробнее в таблице.

Процесс, где... Как поможет RPA Пример
Не хватает рук

Задачи требуют значительных временных затрат и большого количества сотрудников.
  • Снизить нагрузку на персонал, перераспределяя задачи между роботами и людьми.
  • Обрабатывать большие объемы однотипных данных, например, заявки или счета.
  • Гарантировать скорость выполнения процессов, соблюдая SLA.
 В финансовом отделе сотрудники ежедневно обрабатывают сотни счетов. Робот может сверять данные, минимизируя вероятность ошибок и ускоряя работу.
Не хватает скорости

Задачи требуют немедленного выполнения или круглосуточной работы.
  • Обеспечить работу 24/7 без перерывов и выходных.
  • Ускорить обработку заявок, требующих мгновенной реакции.
  • Обеспечить бесперебойность операций в случае резкого увеличения нагрузки.
В службе поддержки клиентов робот может автоматически классифицировать обращения и направлять их нужному специалисту, сокращая время ожидания.
Не хватает сил

Задачи отнимают время и силы у специалистов, они не могут сосредоточиться на более сложных и креативных процессах.
  • Освободить время квалифицированных сотрудников.
  • Снизить уровень стресса, исключая утомительные повторяющиеся операции.
  • Повысить вовлеченность сотрудников, передав рутинные процессы роботам.
 В HR-отделе робот может автоматически проверять баланс дней отпуска сотрудников и отправлять уведомления, упрощая работу менеджеров.

Важно! Не все задачи стоит доверять роботам. Если процессы динамичные, с большим числом исключений и требуют специальных знаний, то они не подойдут для внедрения RPA. Например, согласование сложных договоров с индивидуальными условиями требует экспертного участия, а не программных роботов. Анализ креативных текстов или переговоры с клиентами лучше доверить человеку.

Примеры процессов, которые автоматизируют в первую очередь

Программные роботы применяются для автоматизации разных процессов в ритейле, промышленности, банкинге, нефтегазе, телекоме, госучреждениях и других отраслях. Наибольший эффект роботизация дает в процессах, которые:

  • следуют четким, стандартизированным правилам;
  • требуют работы с большим объемом данных;
  • часто повторяются;
  • используют структурированные входные данные: документы, таблицы, базы данных.

Ключевые направления, в которых внедрение RPA может значительно повысить эффективность работы:

1. Бухгалтерия

  • Обработка первичной документации — робот вносит данные в учетную систему.
  • Расчеты и платежи — робот формирует отчеты по зарплате, налогам, страховым взносам.
  • Налоги и отчеты — RPA обрабатывает данные и формировует отчетности.
  • Сверка с контрагентами — робот анализирует данные из учетных систем и электронных таблиц.
  • Складской учет — робот контролирует запасы, анализирует сроки годности и формирует отчеты.

2. HR

  • Кадровый учет — робот обновляет данные, подготавливает документы по приему, переводу и увольнению.
  • Учет рабочего времени — RPA анализирует графики работы, фиксирует переработки.
  • Онбординг — робот регистрирует новых сотрудников в системах, назначает обучения.
  • Управление командировками — робот проверяет отчеты о расходах, формирует платежные документы.
  • Подбор персонала — RPA обрабатывает резюме, сортирует кандидатов.

3. Документооборот

  • Обработка корреспонденции — робот классифицирует письма, маршрутизирует документы, контролирует статус обработки.
  • Генерация и отправка документов — RPA создает отчеты, контролирует процесс подписания.
  • Архивирование — робот индексирует документы, контролирует сроки хранения.
  • Сверка данных — RPA удаляет дубликаты, актуализирует информацию в системах.
  • Управление договорами — робот создаёт, согласовывает и архивирует документы.

4. Логистика

  • Обработка заказов — робот контролирует наличие товаров, сверяет данные с поставщиками.
  • Закупки — RPA рассчитывает потребности, формирует заявки.
  • Контроль запасов — робот мониторит остатки, прогнозирует потребности.
  • Отслеживание поставок — RPA контролирует сроки доставки, отправляет уведомления.

5. ИТ

  • Управление запросами пользователей — робот регистрирует и обрабатывает тикеты в сервис-деске.
  • Управление пользователями — RPA создает и удаляет учетные записи, настраивает права доступа.
  • Мониторинг систем — робот выполняет тестирование, контролирует сбои.
  • Резервное копирование — RPA автоматизирует создание и восстановление данных.
  • Контроль информационной безопасности — робот проверяет соответствие учетных записей регламентам.

6. Юридический отдел

  • Проверка контрактов — робот сверяет документы по заданным критериям.
  • Отслеживание нормативных изменений — RPA анализирует новые законы, обновляет базу данных.
  • Регистрация сделок — робот заполняет стандартные формы, отправляет запросы.

С чего начать роботизацию процессов в компании

1. Определите цель роботизации

Четко сформулированные цели помогут выбрать подходящие процессы для автоматизации, определить ключевые метрики эффективности и избежать лишних затрат.
Возможные цели:

  • Устранение узких мест в процессах;
  • Сокращение трудозатрат;
  • Ускорение выполнения задач;
  • Оптимизация рутинных операций;
  • Компенсация нехватки сотрудников.

2. Соберите рабочую группу

Для успешного внедрения автоматизации нужны представители как ИТ, так и бизнес-подразделений. Именно бизнес-заказчики знают, какие процессы нуждаются в улучшении, а ИТ-команда поможет оценить технические аспекты.

3. Выберите платформу

Важно оценить не только функциональные возможности, но и совокупную стоимость владения (TCO). В неё входят:

  • Стоимость лицензий;
  • Расходы на оборудование;
  • Разработка, тестирование и поддержка ботов;
  • Дополнительные затраты на ИТ-инфраструктуру, информационную безопасность, обучение.

Один из главных факторов — эффективность использования лицензий. Если робот выполняет множество задач, стоимость владения снижается. Оптимальный выбор — платформа, которая позволяет быстро разрабатывать и масштабировать RPA без чрезмерных затрат на сопровождение.

4. Запустите пилотный проект

Выберите один или несколько процессов для тестовой автоматизации. Это позволит:

  • Оценить эффективность RPA на практике;
  • Определить технические и организационные нюансы;
  • Получить поддержку внутри компании.

После успешного пилота можно масштабировать роботизацию на другие процессы.

Источник: Алексей Николаев, директор по стратегическому развитию Primo RPA