22 апреля 2025 г.
Технологии помогают бизнесу работать быстрее и зарабатывать больше. Но их внедрение может обернуться трудностями. Коммерческий директор Sign.Me Тимур Алексеев рассказал на примере электронной подписи, какие ошибки чаще всего совершают компании при внедрении новых цифровых сервисов — и как их избежать.
В погоне за скоростью внедрения бизнес иногда упускает важные детали. Разбираемся, что может пойти не так и как это исправить.
Ошибка № 1: Внедрение ради внедрения
Нередко компании внедряют новые технологии без четкого понимания бизнес-целей. Главным мотиватором такого решения становится желание не отставать от рынка.
В таких случаях нередко возникает «цифровая иллюзия». Вместо повышения производительности компания получает лишь видимость изменений, а реальные показатели остаются прежними или даже ухудшаются. В результате сотрудники вынуждены параллельно работать в двух системах — старой и новой, трудозатраты растут, а эффективность не повышается.
Пример: компания Х решила внедрить электронную подпись — прочитали несколько статей, вдохновились и быстро выбрали самый простой и дешевый вариант — ПЭП. В детали никто не погружался и потому не учел, что простая электронная подпись не использует криптографию и не позволяет точно определить личность подписанта. Один из юридически подкованных клиентов компании решил оспорить сделку в суде: заявил, что текст документа, который согласовывался изначально, содержал иные условия договора, и кодом из СМС он подписывал совершенно другую версию, а не ту, на которой настаивает Х. Это была неправда, но компания не смогла доказать обратное и понесла репутационные и финансовые потери. Если бы компания выбрала усиленную электронную подпись, которая защищена криптографией, этого можно было бы избежать.
Решение: при переходе на электронный документооборот важно не торопиться. Не спешите подключать первое попавшееся вам на глаза решение, начните с анализа:
- какие процессы в компании требуют оптимизации;
- какие показатели хотите улучшить;
- какой инструмент (в нашем случае — вид электронной подписи) поможет достичь вашей цели и не навредит в чем-то другом.
Такой подход поможет повысить эффективность бизнеса и избежать ошибок на старте.
Ошибка № 2: Нет плана внедрения
Компании часто запускают новые проекты без четкого плана, анализа рисков, понимания необходимости обучения персонала. Отсюда — сорванные сроки, перерасход бюджета и много дополнительной работы у сотрудников.
Например, до перехода на КЭДО нужно обучить HR-персонал и убедиться, что новые сервисы им удобны. Затем провести пилот с небольшой группой сотрудников и оценить затраты времени на их обучение. Далее получить обратную связь, ответить на вопросы и отработать возражения. Только после этого можно масштабировать КЭДО на всех сотрудников.
Решение. Начните с плана действий с указанием конкретных этапов и сроков, затем проведите подготовку: проверку требований, оценку ресурсов и проработку рисков. Обучите команду и подготовьтесь к запуску проекта.
Назначьте ответственных сотрудников, решите, какие бизнес-процессы нужно оцифровать в первую очередь, и распишите пошаговый алгоритм внедрения. Проанализируйте рынок, учтите риски и продумайте интеграции с уже существующими системами. После этого вы готовы к реализации проекта.
Рекомендуем начать подготовку заранее, регулярно обсуждать результаты в процессе и фиксировать все решения. Помните, что тщательная подготовка проекта — это инвестиция в его успех.
Ошибка № 3: Выбор неподходящего вида электронной подписи
Выбранный тип электронной подписи влияет на процесс ее получения, возможности, стоимость, а также уровень безопасности и удобства.
Решение. Всего есть три вида ЭП:
- ПЭП — простая электронная подпись. Подходит для базового подтверждения действий (например, входа в личный кабинет на сайте). Не защищена криптографией, а значит, не гарантирует неизменности текста в документах.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная ЭП. Используется для повседневного документооборота компании: договоров, заказ-нарядов, актов, кадровых документов и прочих.
- УКЭП — усиленная квалифицированная ЭП. Используется для взаимодействия с госорганами, регистрации недвижимости и подписания счетов-фактур.
УНЭП и УКЭП надежно защищены криптографией.
Чтобы правильно выбрать ЭП, необходимо понять, с какими документами компания чаще всего работает и с кем ведет документооборот.
Основные критерии выбора оптимального решения:
- Под какие задачи нужна электронная подпись?
- Если для базового подтверждения действий (не документооборота), то подойдет ПЭП.
- Если для повседневного документооборота бизнеса с клиентами, сотрудниками и контрагентами, то УНЭП.
- Для B2B-взаимодействия, в котором есть счета-фактуры, или для взаимодействия с госорганами — УКЭП.
- Что хотите оцифровать?
- Совершить онлайн-покупку, подтвердить банковскую операцию, зайти в личный кабинет — ПЭП.
- Договоры, акты, согласия об обработке персональных данных, заказ-наряды, кадровые документы и другие — УНЭП.
- Отчетность в госорганы, счета-фактуры, регистрация недвижимости в Росреестре — УКЭП.
- Какой уровень защиты вам необходим?
- Минимальный — ПЭП.
- Усиленный с криптографией — УНЭП или УКЭП.
- Выпустить подпись онлайн или очно?
- Если онлайн, то ПЭП или УНЭП.
- Если очно, то УКЭП.
Усиленные виды ЭП помогут с легкостью определить оригинал документа, а также кто и когда поставил подпись, так как он защищен криптографией. А простая электронная подпись, как показывает практика, может быть оспорена в суде, поэтому ее использование в документообороте повлечет за собой риски для бизнеса.
Ошибка № 4: Выбор некачественного сервиса
Надежность электронной подписи зависит не только от ее вида, но и от сервиса. Если платформа не соответствует требованиям
Важно, чтобы подпись выпускалась по всем правилам, соответствовала требованиям регулятора и
Решение: при выборе сервиса убедитесь, что он соответствует требованиям законодательства и выпускает усиленные виды ЭП. Изучите пользовательский рейтинг компании на основе отзывов и оценок в магазинах приложений и посмотрите, есть ли у нее крупные клиенты. Важно протестировать сервис, чтобы оценить удобство использования и запустить пилотный проект. Также проверьте наличие оперативной технической поддержки — она особенно важна на старте проекта.
Ошибка № 5: Игнорирование правил цифровой безопасности
Многие компании пренебрегают базовыми правилами цифровой гигиены: не вводят четких правил, не обучают сотрудников и экономят на безопасности. В итоге — утечка данных, потери и уязвимости. Даже одна ошибка сотрудника может привести к серьезным последствиям.
Решение. Малый бизнес может начать с базовых, но эффективных решений: внедрить двухфакторную аутентификацию, установить антивирусное ПО, организовать резервное копирование данных, научить сотрудников распознавать фишинговые письма и предупреждать попытки социальной инженерии.
Крупный бизнес может разработать и внедрить политику информационной безопасности, которая будет включать обучение сотрудников соблюдению норм цифровой гигиены, организацию системы регулярного мониторинга безопасности и план на случай возникновения киберинцидентов.
Основные рекомендации по обеспечению безопасности при работе с ЭП:
- Держите носитель ЭП в надежном и защищенном месте и не передавайте третьим лицам.
- Создайте сложный пароль, состоящий из различных символов, и регулярно обновляйте его, включите двухфакторную аутентификацию.
- Установите надежное антивирусное ПО и регулярно обновляйте его.
Применяйте эти советы, чтобы защитить свои интересы в цифровом пространстве.
Примеры успешного внедрения электронной подписи
Экономия от 50 000 рублей в месяц на электронном документообороте
Консалтинговая компания столкнулась с трудностями из-за бумажного документооборота. Каждая сделка занимала много времени: необходимо было печатать договоры, проверять каждый пункт и оформлять дополнительные соглашения. Документы часто терялись, а переносы встреч клиентами только усугубляли ситуацию, существенно замедляя процессы.
Решением стало внедрение электронной подписи. Результат не заставил себя ждать: компания стала успевать работать с большим количеством клиентов, выросла эффективность продаж. Благодаря подписанию документов онлайн компании удается сократить от 50 000 рублей в месяц — за счет снижения затрат на командировки для личных встреч с клиентами.
Электронный документооборот стал удобным решением для бизнеса. Ранее руководству компании казалось, что электронная подпись доступна лишь большим игрокам рынка, однако практика доказала обратное. Внедрение не требует существенных затрат и, более того, способствует значительной экономии. ЭП будет одинаково эффективна как для малого, среднего и крупного бизнеса, так и для индивидуальных предпринимателей и физлиц.
Как электронная подпись сокращает подписание от недели до 1 минуты
До внедрения сервиса электронной подписи логистическая компания была вынуждена тратить время, силы и ресурсы на документооборот с курьерами: от тщательной подготовки файлов до встреч с водителями в других районах или даже городах.
После внедрения электронной подписи рабочие процессы оптимизировались. В какой-то момент компания достигла показателя в 99% закрытых документов в электронном виде. Отпала необходимость в хранении документов в архиве и поиске нужных бумаг среди множества стопок листов. Скорость подписания документов сократилась с нескольких недель до одной минуты.
Важно помнить, что цифровизация бизнеса — это процесс, требующий системного подхода и последовательных действий. Следуйте простым рекомендациям, не допускайте ошибок. Внедряйте электронную подпись в свои бизнес-процессы, и увидите, как быстро повысится эффективность вашего бизнеса.
Источник: Тимур Алексеев, коммерческий директор Sign.Me
