Компания OCS внедрила систему Solvo.WMS на центральном складе в Санкт-Петербурге. Эта система позволяет в режиме реального времени управлять всеми технологическими операциями, что значительно улучшает скорость и качество обслуживания партнерской сети.

Выбор и внедрение

На выбор и внедрение системы повлиял целый ряд факторов. В первую очередь — особенности самой OCS. У дистрибьютора более 40 партнерских контрактов с производителями, он имеет развитую региональную структуру с филиалами в 21 городе РФ, его партнерская сеть насчитывает порядка 6 тыс. компаний. С 2001-го по 2008 г. OCS росла в среднем на 46% в год. К началу проекта складская номенклатура насчитывала около 60 тыс. позиций с усложняющимися параметрами складской обработки: партии, серийные номера, компоненты.

В 2007 г. состоялся «переезд» центрального склада компании в нынешний складской комплекс площадью 10 тыс. м2. Тогда же приняли решение о внедрении профессиональной складской системы (WMS). До этого работа производилась в складском модуле адресного хранения системы MS DAX. До внедрения полноценной WMS OCS сотрудники склада сталкивались с целым рядом сложностей. Отсутствовала прогнозируемость сбора заказов — нельзя было рассчитать, когда заказ будет готов, сколько это займет времени (кладовщики просто брали заказ и уходили его собирать). Это не позволяло достоверно оценивать производительность труда персонала. Новые работники обучались медленно. В целом работа склада была недостаточно прозрачной.

Параметры склада

Площадь — 10 тыс. м2
Высота помещений — 8 м
Количество сотрудников — 100
Режим работы — 12x7
Количество паллето-мест — 5,5 тыс.
Зона мелкоштучного товара — на 4 тыс. артикулов
Хранение товара — 4 яруса
10 отгрузочных доков
6 штабелеров типа Reachtruck
5 погрузчиков
4 электротележки
2 паллетоупаковщика для стоячих паллет
30 мобильных терминалов
Обработка в сутки до 1 тыс. м3
40 лицензий

Для того чтобы устранить эти проблемы, выбрали систему Solvo российской разработки. По словам представителей OCS, «рассматривались разные решения, но они не подошли по тем или иным причинам: у одних слишком жесткие настройки, другие сложно сопрягать с имеющимися информационными системами». Почему остановились на Solvo? Это — не боксовое ПО, его можно дорабатывать под индивидуальные особенности клиента. У продукта уже был достаточный опыт внедрений, в том числе в дистрибьюторских компаниях различных сегментов (например, в фармакологии, FMCG, в т. ч. в компании «Балтика»). Кроме того, у системы удобный пользовательский интерфейс.

Работы велись с ноября 2007 г. по август 2008 г. От подписания договора до пуска в эксплуатацию прошло 9 месяцев. Непосредственно внедрение заняло 2 месяца. Старт тщательно подготавливался, использовалась методика поэтапного зонального внедрения. Самым сложным оказалось оперативное обучение персонала. Тем не менее планирование всех этапов перехода на новую систему позволило провести внедрение без остановки работы склада даже на день.

Сейчас функционал Solvo для дистрибьюторского склада включает в себя систему планирования и отслеживания выполненных работ по размещению грузов, комплектации и отпуску заказов, систему учета всех операций на складе. Solvo позволяет оптимизировать размещение товара на складе — так, наиболее «ходовой» она располагает ближе к отгрузочной зоне. В целом оптимизация расположения товара позволила серьезно сэкономить на транспорте, на времени сборки одного заказа. Система дает возможность имеющим к ней доступ сотрудникам OCS в любое время в онлайн-режиме видеть, что происходит на складе. А начальник склада может это делать даже дома. Удаленный доступ к мониторингу и управлению процессом работы склада имеет и руководство компании.

Особенностью внедрения в OCS стал уникальный дополнительный идентификатор «Sales order N» для 100%-ного соотнесения конкретной коробки с конкретным заказом партнера. Задание автоматически разделяется на сборку заказа в специализированных зонах — например, малогабаритного или крупногабаритного товара. Система планирует ворота отгрузки под заказы в зависимости от их типов. Работает автоматический мониторинг шлюза между ERP и WMS , снабженный системой оповещения.

Как это работает?

В ходе проекта была проведена интеграция системы Solvo с ERP-системой Microsoft Dynamix в части обмена справочниками, заявками и отчетами. WMS-система через программу-шлюз соединена с ERP-системой. Отгрузочные документы готовятся в ERP-системе, затем менеджер отдела продаж отдает команду «создать отгрузочную накладную» и накладная попадает в Solvo через программу-шлюз. В этот момент заказ партнера поступает в зону ответственности склада и начинается работа над комплектацией. В ERP-системе появляется статус «накладная находится в сборке». Менеджер отдела продаж и партнер имеют возможность видеть этот и другие статусы своего заказа через веб-интерфейс. После сборки и упаковки заказ меняет свой статус на «готов к отгрузке».

Следующий этап — доставка товара. В случае самовывоза менеджер информирует партнера о том, что он может забирать товар. В ERP-системе печатаются сопроводительные документы — товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и т. д. После того как товар изменил свой статус на «отгружен», партнер может получить о нем информацию через веб-интерфейс уже в разделе «история отгрузок».

На складе существуют зоны приема, хранения и отгрузки товара. У всех сотрудников, которые занимаются операциями по системе, имеются терминалы сбора данных со встроенным сканером штрихкодов, все операции происходят в электронном виде: на компьютер дается прямое указание на выполнение той или иной работы. Например, на терминал выдается задание по сбору заказа. Сразу указывается номер стеллажа, секции и яруса (т. е «адрес» нужной позиции для сборки), на экране показывается маршрут — куда идти. После сканирования штрихкода нужной позиции терминал выдаст следующую операцию. Операции выдаются последовательно. Правила отбора настроены, маршрут прокладывается по нескольким параметрам: по весу, объему, а также по близости расположения упаковок.

Все операции компьютеризированы. Один заказ могут собирать несколько комплектовщиков. Они подвозят составляющие заказа в зону комплектации, и здесь осуществляется операция, которая называется «Упаковка». Из сборных привезенных паллет формируется целый заказ, затем — дополнительный контроль, он тоже компьютеризирован. Компьютеризирован и прием товара на склад по штрихкоду, а также его размещение в зоне хранения. В настоящий момент указания системы по оптимальному размещению носят рекомендательный характер, и кладовщик-эксперт может принять решение об изменении адреса хранения. В ближайшей перспективе, после окончания разработок по ABC-анализу, указания системы приобретут обязательный характер.

Итоги внедрения

Эксплуатация внедренной системы в течение полугода обеспечила существенный рост пропускной способности и полезной емкости склада — вместимость выросла на 20% (9 тыс. м3 вместо 7 тыс. м3). Еще существеннее выросла производительность труда — скорость производственного цикла увеличилась в два раза! Это позволило сформировать новый график работы склада и сократить складские издержки. Удалось существенно сэкономить и на других «мелочах» — так, пробег складской техники в результате оптимизации маршрутов сократился на 40%.

Советы коллегам

По мнению Дмитрия Журавкова, руководителя складского департамента OCS, систему подобного класса следует внедрять при наличии следующих параметров:

1) когда площадь склада достигает 5 тыс. м2;

2) когда в работе склада применяются сложные складские процессы, такие как поштучная комплектация, сборка-разборка комплектов, учет по серийным номерам, учет по срокам годности — параметры, которые эксперты могут обрабатывать только на небольших объемах;

3) когда темпы роста компании достаточно высоки и она планирует дальнейшее развитие. При этом очень важно, чтобы WMS-программа могла масштабироваться с учетом роста бизнеса.

На небольших складах, где ведется достаточно простой учет, WMS, по сути, не нужна. На таких складах весьма эффективна экспертная система хранения, основанная на наличии опытных сотрудников, которые являются носителями информации. Но когда склад достигает определенных размеров, его надо автоматизировать, потому что начинает снижаться прозрачность процессов, управляемость, прогнозируемость по скорости сборки заказов, по плановости, по количеству ошибок.

Система позволила серьезно сократить число ошибок в работе склада. До внедрения статистика ошибок не велась, но они регулярно происходили. Теперь их стало значительно меньше. Уже в октябре 2008 г. количество рекламаций составляло 0,8%, в марте 2009 г. — чуть меньше 0,2% (то есть 41 ошибка из 25 тыс. отгруженных строк).

Повысилась эффективность работы персонала. Обучение новых сотрудников теперь происходит всего за 2 дня, тогда как до внедрения новым кладовщикам требовалось несколько месяцев для того, чтобы «освоиться» на новом рабочем месте и начать полноценно работать. Появилась возможность взаимозаменяемости сотрудников на разных участках. Все это уменьшает критическую зависимость от того или иного человека: потому что при экспертной системе хранения, если «эксперт» уходит, склад может «просесть». Быстрая обучаемость очень важна, потому что дает возможность оперативно увеличивать персонал при росте бизнеса или привлекать контрактных сотрудников во время пиковых сезонных нагрузок.

Одна из ключевых ценностей системы — это возможность анализировать производительность труда персонала. Поскольку его работа стала более прозрачной, можно внедрить новую систему мотивации, элементами которой будут отчетные данные по качеству работы, скорости, производительности и иным параметрам работы сотрудников, формируемые в системе управления. Работа склада отслеживается в режиме реального времени. Если производительность падает, значит, надо установить, почему это произошло, и вновь выйти на нормативные показатели. Кроме того, появилась возможность внедрить систему наставничества и повышения квалификации и подтягивать тех сотрудников, чья эффективность недостаточно высока.

«С внедрением новой системы складской комплекс эффективно отработал IV квартал без нового персонала, — говорит Роксана Янборисова, исполнительный вице-президент OCS. — Это было впервые в истории компании. В начале IV квартала в OCS была та же численность складских сотрудников, что и во II квартале 2008 г. При этом объем продаж IV квартала превышал объем II квартала на 45%. Более того, в течение октября—декабря часть сотрудников уволилась: кто-то не хотел осваивать новые технологии, кто-то понял, что «бесконтрольная лафа» закончилась и придется усердно работать. Но постоянный рост производительности труда позволял отказаться от набора новых сотрудников: каждая ставка сразу закрывалась. К сожалению, развитие кризиса и падение объемов бизнеса в январе было значительнее, чем этот естественный отток, и OCS пришлось расстаться с частью своей складской команды».

Важным итогом внедрения стала возможность немедленной диагностики проблемных зон — если раньше для поиска ошибок требовалась остановка работы всего склада, теперь возможна локальная инвентаризация без такой остановки. Инвентаризацию всего склада теперь также можно провести «на ходу». Раньше на инвентаризацию требовалась неделя, и безболезненно для бизнеса это можно было сделать только в новогодние каникулы. Сейчас достаточно двух дней, любых выходных.

Вся работа склада стала полностью прозрачной для коммерческого блока OCS. «Автоматизированный склад — это условие успешной работы с высокой производительностью. Мы трудимся в режиме non-stop, заказы принимаются до 8 вечера, а в 8 утра они должны отправиться со склада независимо ни от чего. Это и конкурентное преимущество, и задел на будущее. Повышается надежность, лояльность партнеров — им нравится бесперебойная работа», — говорит Дмитрий Журавков, руководитель складского департамента OCS.

К новым усовершенствованиям

В планах развития автоматизации склада — применение штрихкода производителя вместо внутреннего штрихкода. Это ускорит процесс приемки и отгрузки, упростит идентификацию груза, исключит ошибки. Возникает вопрос — не будут ли дублироваться коды у каких-либо вендоров? В OCS полагают, что такая вероятность достаточно низка. Сейчас идет процесс классификации кодов, на 8 тыс. штрихкодов разных вендоров пока обнаружилось только 30 совпадений.

Также планируется полная (вместо существующей частичной) автоматизация процесса размещения груза на хранение при приемке на основе ABC-анализа (оптимизация товарного запаса на складе на основе статистики по уходимости).

К осени 2009 г. предполагается автоматизировать перемещение товара, находящегося на хранении на верхних ярусах, в зону отбора первого яруса на основе автоматического анализа состояния склада. Это значит, что минимальные остатки по каждому товару будут доступны на удобном нижнем ярусе, а по мере того как они заканчиваются, новый товар будет перемещаться с дальних верхних ярусов.

В OCS полагают, что новая система автоматизации склада не просто улучшила его показатели, но и позволила совершить качественный скачок, радикально усовершенствовать складскую работу. Компания намерена внедрить аналогичную систему и на московском складе.