Что спасет от информационного хаоса

Системы электронного документооборота произвели подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться со все возрастающими потоками информации

Системы электронного документооборота (СЭД) существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки.

В последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес быстро растет.

Широкие возможности

СЭД — это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п. Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

Текущая ситуация и перспективы

В настоящее время отечественный рынок систем автоматизации документооборота находится на подъеме. Но точных цифр, позволяющих определить его истинный объем, не существует. Приблизительное представление об этом сегменте можно получить, используя оценки исследовательских компаний и экспертов.

Например, по данным аналитической фирмы IDC, объем отечественного рынка СЭД в 1999 г. составлял около 2 млн. долл., а в 2002 г., по подсчетам департамента консалтинга компании РБК, достиг 20 млн. долл. Николай Никольский, директор по маркетингу фирмы Cognitive Technologies, дает более высокую оценку — от 30 до 50 млн. долл.

Что касается динамики, то в РБК считают, что в ближайшие три года рынок будет расти на 70% в год и достигнет 120 млн. долл. Примерно так оценивают динамику рынка и поставщики. По мнению Александра Сапожникова, директора направления по управлению знаниями компании ЛАНИТ, ежегодный рост составляет 40—60%. Наталия Рудомазина, руководитель службы маркетинга компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) считает, что рынок увеличивается на 40—50% в год. А Дмитрий Марченко, руководитель отдела продаж систем электронного документооборота компании «Оптима», подчеркивает, что спрос на СЭД стремительно растет — за последний год количество заказчиков увеличилось вдвое. Как заметил Владимир Андреев, директор центра компетенции электронного документооборота Digital Design, сейчас, в отличие от ситуации трех-четырехлетней давности, растет популярность автоматизации не просто канцелярской работы и архива документов, а именно процессов документооборота. И в ближайшем будущем замедления не предвидится, так как до насыщения рынка еще далеко.

Отдельные направления развиваются особенно активно. По мнению Елены Стрелковой, директора по маркетингу компании «Документум Сервисиз» (официального представителя фирмы Documentum в СНГ), наибольший всплеск интереса наблюдается в тех сегментах, где успех бизнеса напрямую связан с обработкой огромного объема документов, например в области НИОКР.

Что касается территориального распределения, то по оценке большинства игроков, платежеспособный спрос в регионах отстает от Москвы и Петербурга по объемам, но опережает по темпам роста, так как в последнее время большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия, а также экономически благополучные районы, например нефтяные.

Но сам рынок систем автоматизации документооборота еще находится в стадии становления: игроков много, явные лидеры отсутствуют, появляются новые компании. По оценке Николая Никольского, только ведущих разработчиков насчитывается более пятнадцати, а помимо них есть несколько десятков компаний, выпускающих свои, менее известные системы, и выполняющих разовые заказы. Но ни у одного из поставщиков нет явного перевеса над остальными.

Покупательский спрос тоже не до конца сформировался — потенциальные заказчики далеко не всегда четко представляют, что они хотят получить от системы документооборота. Такая ситуация упрощает выход на рынок новых игроков. И они, как считает Дмитрий Марченко, появляются. А Николай Никольский говорит, что рынок СЭД очень широк и многогранен, поэтому каждая компания находит свою нишу.

Однако это не значит, что в сегменте СЭД нет конкуренции. Основная борьба за крупные и средние предприятия идет между небольшим количеством лидеров. Так, в компании «Оптима» ощущают конкуренцию со стороны пяти—шести компаний. Примерно столько же конкурентов и у ЛАНИТ. А остальные 15—20 поставщиков, как отметил Александр Сапожников, работают в относительно узких нишах или со своими клиентами, но тем не менее на долю таких компаний приходится заметная часть рынка. Кроме того, в последние два года растет конкуренция со стороны ведущих западных поставщиков СЭД. Но их решения дороже отечественных, а их клиенты — в основном крупные компании.

Но в целом, считает Наталия Рудомазина, сейчас конкуренция наиболее сильна среди систем, предназначенных для автоматизации исключительно «бумажного» документооборота. В остальных областях она не так велика, потому что большинство разработчиков работают в своих рыночных нишах. В ближайшее время можно ожидать усиления конкуренции, поскольку поставщики выпускают новые продукты, развивают свои системы и постепенно выходят за рамки привычной аудитории.

Человеческий фактор

СЭД — проектные системы. И хотя существуют коробочные версии, содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило, создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ, ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия, складской учет, кадры и т. д.), они решают задачи менее очевидные и более комплексные. С этим связана основная проблема этой области — руководители многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике систем документооборота.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают cложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. По словам Наталии Рудомазиной, за исключением государственных организаций, в которых работа с документами является одним из основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу. Инерционность принятия инвестиционных решений в области любых бизнес-приложений, не связанных напрямую с управлением материальными ресурсами, отметила и Елена Стрелкова.

Таким образом, складывается ситуация, когда многие руководители понимают необходимость учета материальных ценностей и движения денежных потоков, но далеко не всегда осознают ценность информации, содержащейся в документах. А сотрудники предприятий привыкают к свободе обращения с документами и не стремятся ограничивать себя рамками формальных правил. Поэтому переход на электронный документооборот требует активной поддержки со стороны высших руководителей предприятий. Например, Игорь Бутенко, директор департамента систем документационного обеспечения управления компании «АйТи», считает идеальным вариант, когда идея внедрения СЭД принадлежит именно руководству. Если инициаторами выступают «низы» — начальники отделов, канцеляристы, ИТ-специалисты, то без поддержки руководителей вряд ли удастся реализовать многие из возможностей СЭД и, следовательно, получить ожидаемый возврат инвестиций. Проблема усугубляется еще и тем, что поставщики, пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют свои продукты, а покупатели, как правило, стремятся получить более легкое и дешевое решение. Однако опыт показывает, что подобное неполное внедрение не оправдывает ожиданий и дискредитирует саму идею автоматизации документооборота.

Кто они — заказчики?

Любая организация стремится улучшить процессы управления своей деятельностью и обеспечить накопление знаний, т. е. решить задачи, для которых предназначены СЭД. Но все ли готовы в финансовом и техническом плане к переходу на безбумажную технологию? Ведь стоимость такого проекта может составить от нескольких десятков до многих сотен тысяч долларов.

Сначала автоматизацией документооборота в нашей стране занимались лишь крупные предприятия и государственные организации. Сейчас ситуация меняется. Интерес к СЭД начинают проявлять предприятия СМБ, штат которых насчитывает от 50 до 500 сотрудников. Например, в компании «Оптима» говорят, что малые и средние фирмы — самые активные заказчики. Причем стремясь повысить эффект от внедрения СЭД, они автоматизируют не только архив, но и большинство задач по управлению документами, в числе которых — ведение организационно-распорядительной документной базы, договорная деятельность, логистика. Отмечают рост спроса со стороны средних предприятий и в компании «АйТи», но основной доход по-прежнему получают от крупных заказчиков. У ЛАНИТ также большинство клиентов — крупные и средние фирмы.

А малые компании, в которых работает до 30 человек, практически не интересуются такими системами. Что, впрочем, неудивительно. Ведь внедрение СЭД для 5—7 сотрудников, занятых обработкой документов, вряд ли серьезно повысит эффективность их деятельности, а затрат потребует немалых. По мнению Наталии Рудомазиной, вялый спрос со стороны малых предприятий также связан и с отсутствием подходящих решений, оптимизированных по критерию «цена—качество». С ней согласен Николай Никольский. Он говорит, что выпускаемые в настоящее время СЭД начинают приносить ощутимый экономический эффект в организациях с численностью персонала более 100 человек.

От базовых функций к поддержке полного жизненного цикла документа

Современные системы документооборота обладают широкими возможностями. Но насколько востребован этот функционал? Нужен ли он пользователям?

Пока большинство заказчиков предпочитают приобретать решения начального уровня — архив, делопроизводство. В Cognitive доля таких покупателей составляет 80%, и лишь 20% внедряют более сложные системы, охватывающие управление потоком работ и знаниями. У «Оптимы» подавляющее число клиентов сначала собираются автоматизировать управление и документами, и знаниями, но на первом этапе основная их часть автоматизирует только делопроизводство и создает архив. Тем не менее, как отмечает Дмитрий Марченко, в последний год стало больше желающих реализовать полный цикл обработки документов, а не только их регистрацию и хранение. Видимо, растет понимание того, что именно такой подход дает реальные результаты. Поэтому увеличивается число заказчиков, настроенных на последовательную автоматизацию всех деловых процедур и информационных ресурсов.

Многое зависит и от самого предприятия. По словам Елены Стрелковой, одним важнее сначала обеспечить автоматизацию бизнес-процессов, а другим — создать электронный архив. Вообще, как подчеркнул Игорь Бутенко, у различных категорий заказчиков существуют свои приоритеты: для государственных структур первостепенное значение имеют функции канцелярии, делопроизводства, контроля поручений, архив; для быстрорастущих предприятий среднего бизнеса важны дополнительные офисные функции, такие как учет ресурсов, внешние контакты, help-desk, а для производственных предприятий — специализированные возможности, связанные с контролем договоров.

Не следует забывать и о такой важной для документов функции, как электронная цифровая подпись. После принятия в 2002 г. Закона об ЭЦП все больше предприятий интересуется данной возможностью. Представители Cognitive говорят, что спрос на средства ЭЦП и криптозащиты растет, причем главным образом со стороны госструктур, больше половины заказчиков ЛАНИТ внедряют эти технологии, а в «АйТи» и ЭОС отмечают рост интереса к ЭЦП со стороны не только государственных органов, но и крупных промышленных предприятий со сложной внутренней системой управления. Но специалисты с сожалением подчеркивают, что массовому распространению ЭЦП препятствует несовершенство принятого закона, особенно в части, касающейся удостоверяющих центров, а также недостаточно проработанная нормативная база. Поэтому электронная подпись зачастую используется только внутри предприятия, что мешает получить от нее максимальную отдачу.

Зачем внедрять СЭД?

Системы автоматизации документооборота стоят недешево, да и процесс их внедрения требует немало усилий и средств. Что же в результате получает организация? Как оценить экономический эффект?

Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. Поставщики подчеркивают, что СЭД позволяют добиться обеих целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение простоев при обработке документов и времени их поиска. Это — прямой эффект, его можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды — улучшение качества работы организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации. Но, по мнению Александра Сапожникова, можно оценить отдельные составляющие косвенной отдачи, например сравнить отчетность до и после внедрения системы, подсчитать выгоду от ускорения принятия решений для какой-либо конкретной ситуации и определить риск ошибок при работе с важной проектной документацией. В «АйТи» даже разработали специальную методику количественного расчета экономической эффективности внедрения СЭД, основанную на оценке финансовой выгоды от увеличения количества бизнес-транзакций, совершаемых в единицу времени, уменьшения непроизводительных затрат и ускорения информационных потоков.

Более того, автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например систему управления качеством. По словам Владимира Андреева, подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Основные термины