При выборе справочной правовой системы перед пользователем остро встает вопрос пополнения информационного банка системы новыми документами и внесения изменений в уже имеющиеся документы. И это естественно, ведь учитывая динамику российского законодательства, когда каждую неделю государственными структурами издаются сотни новых документов, можно смело утверждать, что без обновления информации через два-три месяца справочная правовая система окажется устаревшей.

В данной статье рассматриваются вопросы актуализации трех наиболее популярных в настоящее время правовых систем (см. CRN/RE № 15/1997). Это система «Гарант», разработанная Научно-производственным предприятием «Гарант-Сервис» (распространяется с 1991 г.), «Кодекс», разработанная Центром компьютерных разработок при (ЦКР) мэрии Санкт-Петербурга (распространяется с 1991 г.) и «Консультант Плюс», разработанная Научно-производственным объединением «Вычислительная математика и информатика» (распространяется с 1992 г.).

Говоря об актуализации информации, необходимо учитывать несколько важных моментов. Во-первых, методы пополнения информационных банков, во-вторых, способы доставки новой информации пользователям, в-третьих, периодичность пополнения и, в-четвертых, стоимость обновления.

Методы пополнения

Существуют два подхода к включению новых документов в информационные банки справочных систем пользователя. Первый — формирование новой версии, содержащей актуальные документы, в организации, распространяющей данную систему, с последующей ее перезаписью на компьютеры пользователей (система «Гарант»). Второй — «кусочное» пополнение, когда в информационные банки пользователя в соответствии со специальным режимом обновления дописываются только новые документы («Кодекс» и «Консультант Плюс»).

Если при обновлении информации в качестве внешнего носителя информации используются дискеты, то «кусочное» пополнение дает существенный выигрыш во времени. Например, если каждую неделю вводится до трехсот документов, объем информации может составить до 3 Мбайт, т. е. всего три дискеты. При полной же перезаписи всего информационного банка объем переносимой информации может доходить до 100 Мбайт и более, т. е. свыше 50 дискет. Но появление переносных накопителей на жестких дисках и значительное снижение их стоимости позволяют свести на нет разницу во времени при обновлении информации различными методами. Автор был свидетелем ситуации, когда при обновлении информации в системе «Кодекс» применялся метод перезаписи всего информационного банка с переносного НЖМД.

Способы доставки

Все чаще в качестве внешнего носителя при обновлении информации применяется CD-ROM. Это позволяет экономить быстро «съедаемую» память на жестком диске. Наиболее популярный способ доставки пополнения пользователю — с курьером — практически не требует усилий со стороны пользователя. Достаточно лишь его присутствия в назначенное им же время в офисе своей фирмы. Об остальном позаботится курьер. Он и произведет обновление системы, и проверит ее работоспособность, и ответит на накопившиеся вопросы, и поможет с поиском конкретных документов, если пользователь испытывает какие-либо затруднения. Этот вид доставки широко используется при обновлении всех справочных правовых систем.

Есть свои поклонники и у обновления по модему. Это, как правило, более «продвинутые» пользователи с точки зрения общения с компьютером или более крупные фирмы, у которых техническими вопросами, в том числе и пополнением справочных правовых систем, занимаются специальные подразделения или ответственные специалисты, а не конечные пользователи (руководители, юристы, бухгалтеры и т. п.). Но учитывая качество наших телефонных линий, обновление информации по модему часто вызывает нарекания. И чем больше пакеты обновления, тем чаще. Однако использование модема дает возможность довести периодичность обновления до одного раза в день. Отметим, что фирма «Гарант-сервис» не предоставляет своим пользователям возможности обновления по модему. Это вызвано необходимостью полной перезаписи информационного банка на компьютере пользователя, а это десятки Мбайт.

Все реже встречается «личное» обновление, когда пользователь или его представитель получает новую информацию на внешних носителях в офисе фирмы, распространяющей ту или иную справочную правовую систему. Как правило, это компании, которые не хотели бы допускать к своим компьютерам посторонних людей, или мелкие фирмы, которые экономят на стоимости курьерских услуг. Здесь уместно отметить, что в настоящее время в стоимость информационного сопровождения справочной правовой системы «Консультант Плюс» включаются стоимость доставки информации и проведение обновления.

Для пользователей в тех населенных пунктах, где нет представителей фирм—разработчиков правовых систем, особую ценность приобретает возможность доставки пополнений спецпочтой.

Периодичность

Какого-либо стандарта на периодичность обновления информации у пользователей нет: она составляет от одного раза в день (в случае обновления по модему) до одного раза в два месяца (в зависимости от выбранной базы данных). Следует обратить внимание на то, что многие представители ЦКР, распространяющие и сопровождающие систему «Кодекс», не ограничивают своих клиентов в выборе периодичности обновления, что не совсем корректно. Ведь периодичность формирования новых пополнений фирмой-разработчиком может не соответствовать выбранной пользователем периодичности. Например, включение новых документов в базы данных регионального законодательства, международного права и иностранного законодательства происходит реже, чем один раз в неделю. В системах «Гарант» и «Консультант Плюс» такие ограничения относятся к целому ряду баз данных. В справочной системе «Гарант» обновление информации у пользователей производится не чаще одного раза в неделю, что связано с выбранным методом пополнения.

Стоимость

В системе «Гарант» стоимость обновления увязана с минимальной оплатой труда работников бюджетной сферы в РФ и равна удвоенной ее величине. В системах «Кодекс» и «Консультант Плюс» стоимость обновления определяется прейскурантом. Кроме того, в последней системе в цену включены стоимость доставки информации и проведение пополнения на компьютере пользователя; в системах «Гарант» и «Кодекс» эти услуги оплачиваются отдельно, а их стоимость пропорциональна количеству обновлений в месяц, в среднем один приезд курьера стоит 30 тыс. руб.**.

Для сравнительного анализа стоимости абонентского обслуживания за месяц выделим сравнимые по наполнению базы данных в отдельные блоки.

В первом блоке рассмотрим базы данных, в которых наиболее полным образом отражено российское законодательство. Это информационно-правовой комплекс «Эксперт» (включающий «Версию Проф» и «Эксперт-приложение») системы «Консультант Плюс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 617 тыс. руб., а также база данных «Российская Федерация» системы «Кодекс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 560 тыс. руб. (440 тыс. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг).

Во втором блоке рассмотрим базы данных, которые содержат наиболее важные документы по всем отраслям российского законодательства, за исключением организационно-распорядительных и сопроводительных документов, а также документов по кадровым вопросам и узковедомственных документов государственных структур. Это база данных «Основные нормативные акты» системы «Кодекс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 300 тыс. руб. (180 тыс. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), а также база данных «Версия Проф» системы «Консультант Плюс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 322 тыс. руб.

В следующем блоке представлены базы данных, в которых отражены основы российского законодательства. Это база данных «Законодательство России» системы «Гарант» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 286 тыс. 980 руб. (166 тыс. 980 руб. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), база данных «Экономическое законодательство» системы «Кодекс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 250 тыс. руб. (130 тыс. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг) и база данных «Российское законодательство» системы «Консультант Плюс» с периодичностью обновления один раз в неделю и стоимостью обновления 208 тыс. руб.

Документы по бухгалтерскому учету и налогообложению отражены в базах данных: «Гарант-Практик (бухучет, налоги)» системы «Гарант», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 286 тыс. 980 руб. (166 тыс. 980 руб. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), «Бухгалтерский учет, налоги, финансы» системы «Кодекс», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 200 тыс. руб. (80 тыс. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), «Консультант-Бухгалтер» системы «Консультант Плюс», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 181 тыс. руб., а также «Налоги, бухучет» из той же системы, периодичность обновления — один раз в месяц, стоимость обновления — 95 тыс. руб.

Законодательство г. Москвы представлено в базах данных: «Московское законодательство» системы «Гарант», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 286 тыс. 980 руб. (166 тыс. 980 — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), «Нормативные акты Москвы» системы «Кодекс», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 230 тыс. руб. (110 тыс. — абонентская плата за месяц, 120 тыс. — оплата курьерских услуг), «Московский выпуск» системы «Консультант Плюс», периодичность обновления — один раз в неделю, стоимость обновления — 130 тыс. руб.

* * *

Естественно, главным критерием при выборе конкретной справочной правовой системы следует считать соотношение полноты базы данных, т. е. количества содержащихся в ней документов, и стоимости поставки. Однако не последнюю роль играют вопросы поддержания системы в актуальном состоянии, т. е. ее пополнение новыми документами и изменениями к уже имеющимся документам.