При внедрении систем управления документооборотом нужно не только тщательно планировать ход работ, но и умело направлять ожидания заказчиков. За многие годы я убедился: чтобы заказчик остался доволен результатами работы, она должна содержать несколько важных аспектов.
- Планирование. Определите число клиентских мест и необходимый тип каналов связи, а также потребность в дистанционных и мобильных средствах. Для одних решений все определяет географическая структура, другие будут формироваться в ходе их эксплуатации, для третьих важно и то, и другое. Все эти факторы и дадут в итоге основу будущей системы.
- Интеграция прикладных программ с DMS. Реселлер должен представить список используемых приложений, указав назначение каждого из них и способы интегрирования, такие, как простые ссылки открытой архитектуры управления документооборотом (Open Document Management Architecture, ODMA), макроинтеграция и др. Некоторые из прикладных программ пользуются возможностями других. Например, если нужно сравнить файлы, может потребоваться запустить одну программу из другой, подобно тому как CompareRite работает из текстового процессора.
- Клиентская часть DMS. Самый важный для конечного пользователя элемент - это, несомненно, так называемый «экран досье программы», посредством которого пользователь взаимодействует с системой, вводя и просматривая основную информацию, относящуюся к документам. Расширяя содержание файлов и функциональные возможности системы, реселлер должен представлять себе потребности каждого заказчика. Нужно четко следовать стратегии безопасности, наращивать ценность содержимого и данных, не повышая уровня открытости системы.
- Серверная часть DMS. Обычно это сочетание процессора базы данных и промежуточного сервера, который обрабатывает и исполняет запросы браузеров Web и клиентов сети. Реселлер должен учесть будущие потребности и предусмотреть возможности масштабирования. Весьма важно контролировать работу процессоров баз данных и регулярно управлять ею, чтобы оптимизировать производительность и обеспечить целостность данных.
- Каналы связи и отказоустойчивость. Как и управление серверной частью, это жизненно важный аспект деятельности реселлера. Производительность DMS-решений на базе браузера напрямую связана со скоростью передачи, так что ситуации, требующие коммутируемого вызова провайдера услуг Интернета всякий раз при осуществлении транзакции, ведут к недопустимо низкой производительности и раздражают пользователей. Не менее важен и автономный режим, особенно для сетей с большим числом удаленных пользователей.
- Импортирование документов. Новая DMS часто служит заменой старому средству и может предоставить хорошие возможности архивирования прежних документов. Требуется величайшая осторожность, чтобы гарантировать целостность данных, а также обновить или стандартизовать клиентские структуры данных.
- Остановитесь и еще раз обсудите все с заказчиком. Одна из главных причин внедрения DMS и расширения ее возможностей с помощью Web-клиента - это способность такой программы создать среду коллективной работы, которая переходит физические границы офиса, позволяя и внешним пользователям тесно сотрудничать с теми, кто находится «внутри». Прежде чем заниматься вопросами дистанционного доступа, реселлер должен проанализировать потребности заказчика и решить, как именно они будут удовлетворяться. Кроме того, это хорошая возможность обсудить и вопросы безопасности.
Вот всего лишь несколько аспектов, которые необходимо учесть при подготовке внедрения DMS. Я считаю, что ключ к удовлетворению заказчика и залог успешной продажи любой такой системы - это планирование, опробование и совершенствование.
Марк Кроненберг - директор по технологии компании TechLaw. С ним можно связаться по адресу: mkronenberg@techlawinc.com.
