Инженеры Тест-центра CRN и приглашенный реселлер из компании TechLaw провели детальный анализ систем управления документооборотом, предназначенных для слежения за документами в крупных и малых рабочих группах. Были изучены процедуры, необходимые для конфигурирования и импорта документов в управляемую среду, а также тот способ, посредством которого каждая из систем следит за пользователями, делающими те или иные изменения в документах, самими этими изменениями и за тем, как каждая из систем ведет учет версий и редакций файлов. Оценивалась способность каждой системы изымать документы и копировать их обратно, вести журнал контроля за документами, а также генерировать и представлять отчеты по статистике такого управления.
Была проведена оценка клиентской части систем по таким аспектам, как удобство размещения и использования, стыкуемость с интегрированными и внешними прикладными программами, в том числе офисными пакетами и браузерами Web, общая «адаптируемость» систем, возможности дистанционного управления, в том числе синхронизация, общая масштабируемость систем, а также возможность использования каждого продукта как корпоративного средства управления документооборотом. Кроме того, эти решения оценивались по степени охвата новых технологий и их способности служить системами управления знаниями, которые могут быть расширены для обслуживания потребностей целой организации.
При запросе продуктов Тест-центр потребовал, чтобы каждый поставщик предоставил в распоряжение CRN сервер, на котором уже было бы предустановлено соответствующее ПО, чтобы можно было сразу же начать вводить выборочные клиентские данные. Поставщикам также было предложено (по желанию) прислать вместе с машиной и эксперта, который помог бы инженерам Тест-центра разобраться во всех тонкостях представленных решений. Было решено организовать тестирование таким образом, чтобы это максимально напоминало процесс обучения VAR’ов, собирающихся заняться продажей таких систем. Было устроено что-то вроде семинаров (на полный день), открывавшихся обсуждением архитектуры каждой из систем, а затем следовала демонстрация клиентских и административных функций, необходимых для работы с ПО. После таких семинаров инженеры вместе с приглашенным реселлером проводили дальнейший анализ с использованием выборочных данных, предоставленных каждым поставщиком. В некоторых случаях они вводили и небольшое количество собственных выборочных данных.
Инженеры Тест-центра не устанавливали серверную часть систем самостоятельно; исключение составил лишь пакет DocuShare фирмы Xerox. Вместо этого они наблюдали процесс инсталляции, проводимый специалистом по каждому продукту, стремясь сопоставить уровень сложности их установки.