Системы управления документооборотом

Выбор редакции: Open Text Livelink Intranet 8

Цена: версия сервера - 75 000 долл.; клиентская версия 97 долл. за каждого именованного пользователя
Гарантия: 30 дней
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки специализированным дистрибьюторам, системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: обязательные сертификация и авторизация поставщиком
Open Text Corp.
Уотерлу, Онтарио (519) 888-7111 (800) 507-5777 http://www.opentext.com

Тест-центр CRN присудил знак отличия «Выбор редакции» пакету Livelink Intranet 8 фирмы Open Text, который представляет собой нечто большее, чем обычная система управления документооборотом, выходя на уровень управления знаниями - нового перспективного направления.

Система Livelink не вполне укладывается в рамки юридической направленности и в большей степени ориентирована на управление корпоративными знаниями, а это означает немалые выгоды как для заказчика, так и для реселлера. Open Text предлагает программы работы с каналом, которые нацелены не только на традиционных VAR’ов, занятых продажей и обслуживанием, но и на консалтинговые фирмы, зарабатывающие свой хлеб исключительно предоставлением услуг.

Подход Open Text означает, что организации не должны больше накапливать свои знания по всем закоулкам корпоративной структуры или прятать документы по локальным архивам, хотя Livelink дает и такую возможность. В отличие от многих других решений в данном обзоре, полная индексация информационного наполнения - одна из основных функций этого пакета. Open Text сделала упор именно на содержании документов, а не на простом контроле их «жизненного пути». Это не просто документы, а объекты, которые могут сосуществовать в системе DMS с картами, диаграммами и множеством других типов данных.

Подобно всем поставщикам обзора, Open Text продает напрямую, хотя представители этой компании - как, впрочем, и других - заявили, что нацелены на канал. Вступительный взнос для участия в той или иной программе работы с каналами относительно высок. Как бы то ни было, но Open Text предлагает реселлерам содействие в сбыте и помощь вплоть до настройки ПО в офисе клиента.

Все продукты, рассмотренные Тест-центром, обеспечивают немалые возможности, каждый в «своей» вертикали. Некоторые из решений изначально нацелены на нужды юридического сектора, среди них системы CyberDocs фирмы PC Docs и iManage компании NetRight Technologies. Каждый из этих пакетов - прекрасный пример корпоративного решения по управлению документами, которое легко сконфигурировать в расчете на нужды именно юридических фирм, работающих обычно в условиях довольно строгой файловой структуры и требующих многоуровневых контроля и управления.

Пакет iManage содержит систему защиты, построенную на ролевой основе, которая призвана дополнить средства защиты пользователей и рабочих групп, позволяя «закрывать» определенные данные на уровне полей. Одним из примеров такого использования может послужить ситуация, когда юридическая фирма временно выступает в роли защитника, но не хочет разглашать список своих клиентов. Инженеры Тест-центра не встретили продукта более надежного в плане защиты, чем iManage с трехуровневой архитектурой.

Компания NetRight, прошлогодний лауреат тестирования инструментальных средств интрасетей (см. CRN/RE № 14(25) от 31 июля 1997 г.), предлагает пять различных программ работы с каналом в зависимости от специализации реселлера. Компания реализует напрямую самую малую (по сравнению с другими) долю своей продукции и, как правило, идет этим путем только в случае крупных корпораций. NetRight и World Software - всего лишь две компании, предлагающие программу перехода SoftSolutions.

CyberDocs 2.0 - новейший компонент продукта DocsOpen фирмы PC Docs. Это решение предоставляет впечатляющие Web-возможности благодаря такой службе Windows NT, как серия активных серверных страниц (Active Server Pages), которые она строит с помощью Java-вызовов на сервер Fusion. Стратегия архивирования пакета не имеет равных и позволяет реселлерам реализовать мощные, двухуровневые схемы хранения файлов для заказчиков.

PC Docs предлагает реселлерам расширенный курс обучения и содействие в маркетинге. В компании есть два торговых представителя, целиком ориентированных на юридический сектор и получающих компенсацию только за косвенные продажи. Что же касается прямых продаж, то и установку, и адаптацию проводят обычно партнеры-реселлеры.

Несколько слов о таких продуктах, как Worldox 96 фирмы World Software и DocuShare корпорации Xerox. Пакет Worldox - это будущий бестселлер, предлагающий многие из функциональных возможностей крупной системы на основе SQL, но за гораздо меньшую цену. Его база данных полностью интегрирована со всеми основными прикладными программами и обладает замечательно продуманной распределенной структурой, которая быстра в работе, обеспечивает мобильность и терпима к системным сбоям. Хотя Worldox ориентирован на юридическую вертикаль, он достаточно универсален, чтобы успешно работать и в других областях, особенно в сфере финансов, фармацевтики и в государственном секторе. У компании нет собственных торговых представителей, и при прямой продаже она рассчитывает только на реселлеров.

DocuShare - небольшой аккуратный репозиторий для документов, работающий как в Windows NT, так и с Sun Solaris, который требует незначительного сопровождения и позволяет создавать пользовательские «рабочие области» Web с некоторыми возможностями слежения за файлами. Прекрасным примером применения этого средства может послужить построение клиентского FTP-узла с расширенными функциями.

Программа работы с каналами фирмы Xerox - самая юная в этом обзоре и находится еще в процессе становления. Хотя пакет Xerox по природе своей горизонтален, компания подбирает VAR’ов вертикальной ориентации. Парадоксально, но представитель фирмы заявил, что Xerox не будет стремиться задействовать свою сеть авторизованных реселлеров офисного оборудования для реализации DocuShare, сославшись на различие в технике сбыта и уровне маржи как на главные причины такого решения.

В настоящее время продукт внедряется главным образом в образовательных и государственных учреждениях, однако Xerox надеется, что благодаря новой программе работы с каналом ей удастся взять прицел и на корпоративных заказчиков, где компания сможет работать вполне успешно. DocuShare идеально подходит для небольших фирм или тех подразделений, которые не хотят ждать, пока отдел ИТ создаст им условия для коллективной работы. Чтобы «внедрить» это средство в сервер на базе Windows NT или Sun Solaris на узле заказчика и обеспечить надлежащий доступ, реселлеру потребуется лишь несколько минут. Условия лицензирования серверного компонента таковы, что формирование и редактирование файлов разрешаются только именованным пользователям, однако число «гостей», которые могут читать любые имеющиеся на узле открытые материалы, не ограничено.

NetRight: надежная защита ваших документов

iManage Network 4.0; iManage Internet 4.0

Цена: версия сервера - 5000 долл.; клиентская версия - 319 долл.
Гарантия: 90 дней
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: наличие одного сертифицированного инженера по iManage на каждом месте; обязательное посещение технических семинаров
Серийный номер: IMU/N-3T, IMS/N-3T
NetRight Technologies Inc.
Саннивейл, шт. Калифорния (408) 523-4005 http://www.netright.com

В прошлогоднем обзоре инструментальных средств интрасетей (см. CRN/RE 14(25) от 31 июля 1997 г.) фирма NetRight получила знак отличия «Выбор редакции» за пакет iManage Intranet - мощный комплект средств управления документооборотом, использующий базы данных SQL-типа для администрирования Web-узлов через браузер. Все административные и пользовательские функции реализуются с помощью хорошо написанного Java-апплета размером всего лишь 180 Кбайт.

После знакомства с новой версией iManage Network 4.0 стало ясно, что разработчики NetRight не сидели без дела. Java-апплет занимает теперь 250 Кбайт, содержит потрясающий набор функциональных возможностей и совместим со стратегией защиты на ролевой основе, которая допускает блокирование на уровне полей, дополняя средства защиты, предоставляемые отдельным пользователям и группам. На этой технологии будет базироваться ряд разрабатываемых функций, которые позволят интеграторам воздвигать «этические барьеры» вокруг конфиденциальных данных клиента.

Архитектура

Фирма NetRight использует трехуровневую архитектуру, дающую большие преимущества как реселлерам, так и их заказчикам. Первый уровень обеспечивает доступ к клиентам системы управления документооборотом, который реализуется через прикладную программу iManage для Windows 95 и Windows NT либо через браузер со средствами Java.

Клиенты сети взаимодействуют только с сервером (серверами) промежуточного уровня, работающим и под Windows NT Server 4.0. Сервер со 166-МГц процессором Pentium и ОЗУ емкостью 128 Мбайт должен выйти на уровень в среднем примерно 1000 транзакций в секунду.

На серверах третьего уровня хранятся данные клиента и работает механизм SQL. Хотя обе структуры могут находиться на одном сервере, NetRight рекомендует пользоваться разными. SQL-сервер может быть сконфигурирован аналогично промежуточным серверам. Службы управления файлами и печатью могут обеспечиваться любой серверной ОС, способной установить UNC-канал связи с серверами Windows NT промежуточного уровня.

Одно из преимуществ трехуровневой архитектуры состоит в том, что безопасность обеспечивается на среднем уровне, представляющем собой единственное место контакта с серверами данных. Клиенты взаимодействуют только со средним уровнем, что упрощает и администрирование. Недостаток - возможность возникновения «узкого места» по мере роста организации. Эту проблему можно решить, установив дополнительные серверы на промежуточном уровне, чтобы сбалансировать нагрузку.

Продукт iManage Network 4.0 не требует, чтобы клиенты работали с SQL. Это упрощает настройку клиентов и сокращает время размещения, снижая общие затраты в расчете на место. Еще одно преимущество среднего уровня - повышенная надежность в случае отказа сервера. Предусмотрев отказоустойчивый промежуточный уровень, фирма NetRight устранила вероятность блокировки клиента SQL во время такого отказа. Кроме того, на промежуточных серверах находятся ПО системы управления документооборотом, процессор поиска и индексирования Verity, а также сами индексы, что позволяет снизить сетевой трафик третьего уровня.

Тестирование

Разработчики Java-средств компании NetRight много сделали для обеспечения функциональной согласованности Windows- и Java-клиентов, особенно это относится к двухпанельному интерфейсу. На левой панели выводится напоминающая Explorer древовидная структура, которая показывает базы данных DMS. Внутри объектов базы данных находятся рабочие списки, а также серия общедоступных и частных проектов и результатов поисков. На верхнем уровне для каждого сеанса автоматически сохраняется объект с предысторией поиска.

Рабочие списки приводят последние редактированные файлы на правой панели в окне типа электронной таблицы, которое называется «сеткой запросов» (query grid). Задав предпочтительные параметры, в этой сетке можно выводить любые поля. Если файл помечен, значит, он изъят для редактирования.

Пакет оставляет поле деятельности для совершенствования. Ни один из клиентов не сообщает текущий способ сортировки. При глобальном поиске по всем базам данных выводится лишь информация, найденная в той базе, в которой она была сохранена. Далее, Windows-клиент iManage допускает изменение размера всех панелей, а Java-клиент - нет. Размер панели зависит от размера окна самой прикладной программы. В результате становится трудно просматривать структуры глубиной более трех уровней без горизонтальной прокрутки. Однако, несмотря на эти мелкие недочеты, оба клиента работали вполне стабильно.

Java-клиент позволяет открывать и редактировать документы, запуская «на месте» приложение (на нижней панели или в новом окне браузера), которое работает как ActiveX-контейнер. Установленные прикладные программы могут запускаться с помощью ссылок на MIME-типы браузера.

Программы работы с каналом

NetRight - одна из тройки компаний (наряду с PC Docs и World Software), ориентированных на нужды юридического сектора. И так же, как они, NetRight стремится выйти за пределы этой ниши, охватив и другие сферы.

Как рассказала Шерри Хармон, старший директор по сбыту в канале, решение iManage позиционируется для организаций, в которых документы - жизненно важный компонент деятельности, нуждающийся в защите.

Компания подразделяет программы работы с каналом на пять категорий - больше, чем кто-либо еще из поставщиков DMS. Две из них ориентированы на обычных и специализированных VAR’ов, одна нацелена на консалтинговые фирмы и/или интеграторов, две оставшиеся предназначены партнерам по маркетингу (например, поставщикам аппаратных или программных средств) либо разработчикам заказных решений. Все программы аналогичны и различаются лишь способом предложения таких услуг, как подбор заказчиков, обучение и другие формы обслуживания.

NetRight продает напрямую приблизительно 20% продукции, и хотя это самая малая доля в данном обзоре, она не соответствует прошлогоднему обещанию фирмы проводить весь сбыт через канал. Правда, компания продает напрямую только крупным корпорациям и старается сначала направить все через канал. «Канал приносит нам немало прибыли. Мы зарабатываем разработкой программ, а не консалтингом или интеграцией. Так что это не самая сильная наша сторона», - пояснила Хармон.

Как и World Software, NetRight предлагает программу перехода SoftSolutions. Кроме того, в поставку пакета iManage входят и утилиты преобразования фирмы PC Docs.

Достоинство Livelink 8 - удобный интерфейс браузера

Open Text Livelink Intranet 8

Цена: версия сервера - 75 000 долл.; клиентская версия - 97 долл. за каждого именованного пользователя
Гарантия: 30 дней
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки специализированным дистрибьюторам, системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: обязательные сертификация и авторизация поставщиком
Open Text Corp.
Ватерлоо, Онтарио (519) 888-7111 (800) 507-5777 http://www.opentext.com

Фирма Open Text реализует свой подход к общекорпоративному управлению документооборотом. В отличие от других пакетов этого обзора, тяготеющих к документам как таковым, в Livelink 8 основное внимание уделено их содержимому, что создает среду, которую более уместно было бы назвать системой управления знаниями.

Пользовательский интерфейс Livelink напоминает всеобъемлющее рабочее пространство браузера Web. Все повседневные задачи выполняются каждая в своей рабочей области, за пределы которой практически не надо выходить. Все данные сохраняются на базовых SQL-серверах, что устраняет необходимость синхронизации мобильных пользователей.

Браузер служит окном к документам и каналам, которые пользователи могут создавать сами и использовать совместно. Раздел новостей снабжен функцией коллективного обращения, а выделяющая рамка прокрутки позволяет присоединять дополнения к блокам новостей. Реселлеры могли бы применять эту функцию, например, для уведомления клиентов о новых интегрированных в систему средствах.

Интерфейс программы логичен и интуитивно понятен; на каждой странице имеются содержательные пиктограммы (которые можно менять) и ниспадающие меню.

Архитектура

Архитектура системы Livelink обладает рядом черт, роднящих ее с решениями других поставщиков. В ней реализована трехуровневая структура серверных баз данных SQL-типа. Для работы продукта требуется последняя версия Internet Explorer или Netscape Navigator. Однако в отличие от других средств с Livelink можно работать только через Java-браузер; никаких клиентских и административных прикладных программ не предусмотрено.

Хотя трехуровневая архитектура кажется схожей с другими решениями, функционально система Livelink совершенно иная. Она задумана бесконечно масштабируемой; серверный уровень может иметь любое число идентично сконфигурированных серверов Livelink, работающих с HTTP и службами Livelink на базе Windows NT Server, Sun Solaris или комбинации этих ОС. На серверы Livelink поступают HTTP-запросы через пару выделенных отказоустойчивых серверов диспетчеризации, на которых работает программа eNetwork Dispatcher фирмы IBM (прежнее название Interactive Network Dispatcher).

Машинами «серверного уровня» служат обычно процессоры класса Pentium II, на которых имеются HTML-шаблоны, составляющие интерфейс пакета Livelink. Клиентские запросы данных преобразуются в стандартные запросы и передаются на SQL-серверы; результаты поиска заносятся в шаблоны, которые выводятся затем через браузер. Чтобы максимально сократить время ответа, диспетчер непрерывно опрашивает серверы Livelink и всегда знает, какой из них будет обрабатывать очередной запрос.

Тестирование

Скорость построения страниц в решении Livelink и полнота представленной информации несомненно послужат примером для всей технологии управления документами. Наиболее впечатляющей была эффективность заполнения шаблонов HTML-страниц. Эти шаблоны состоят главным образом из текста, и их нужно просто заполнить данными, полученными в ответ на клиентские запросы, что сводит к минимуму сетевой трафик. Java-апплеты используются для «бегущей строки» новостей и выделяющей рамки. Во многих случаях, требующих Java-функций (например, для сортировки списков файлов или каталогов), вместо них используются JavaScript-вызовы.

Вероятно, наиболее интуитивно понятны ниспадающие целевые меню, выводимые в процессе навигации через узел Livelink. Щелкнув мышью, можно вызвать список областей, где работает пользователь. Все операции по разработке, чтению и редактированию документов регистрируются в контрольном журнале, ведется учет и всех версий файлов. Можно сохранить сколь угодно много (или мало) дополнительных сведений о документах, в том числе заданные по умолчанию общие и частные ссылки, а также ссылки документа. Когда файл удаляется, выводится список ссылок документа.

Ядро продукта - мощный поисковый процессор фирмы Open Text. Индексируется каждое слово в каждом документе пакета; оно может быть найдено со многих поисковых экранов Livelink. Индексирование новых документов происходит автоматически вскоре после их ввода в систему. Результаты поиска представляются со ссылками на исходные файлы вместе с фрагментом документа и предложением сохранить его или уточнить поиск. Предусмотрены и усовершенствованные функции поиска по содержимому файлов, в том числе с учетом разной степени подобия, лексических связей, синонимов, фонетики и булевой логики по всем атрибутам файлов (дата, время и автор).

Программы работы с каналом

Open Text, чье официальное присутствие в канале насчитывает менее года, имеет несомненно самую тщательно продуманную программу работы с каналом, разные уровни которой нацелены как на реселлеров продуктов, так и на провайдеров решений, продающих только услуги.

Принимая в расчет уклон в сторону управления корпоративными знаниями, Livelink будет к месту там, где документы - не просто слова и числа, но также карты и схемы, например, в области телекоммуникаций, финансов и на производстве.

Что отличает реселлерскую программу Open Text, так это интенсивное обучение, а также немалый вступительный взнос в 12 500 долл. плюс последующая ежегодная плата. За это реселлер получает несколько пробных версий пакета и содействие инженера по продажам ПО в плане совместного сбыта, а также помощь специальных менеджеров по сбыту на местах. Кроме того, для реселлеров выделено 100 тыс. бесплатных мест для «баннеров» на поисковом Web-узле Livelink Index, который, как утверждает компания, получает до четверти миллиона обращений в день.

Программа для провайдеров решений содержит две модели: программу для консалтинговых фирм со вступительным взносом 1950 долл. и ежегодным 950 долл. и программу для интеграторов, вступление в которую стоит 9500 долл., а ежегодная плата равна 1950 долл. Обе модели нацелены на провайдеров, не занимающихся перепродажей системы Livelink. Для работы с провайдерами решений назначается торговый представитель, и они могут получать небольшие комиссионные за каждого переданного компании заказчика. Обе категории также получают доступ к защищенной паролем интрасети со средством Livelink, что способствует сотрудничеству партнеров.

Компания реализует напрямую 60% продукции, хотя и предпринимает усилия по расширению участия канала, в частности увеличивая компенсацию торговым представителям за продажи через канал.

Java-клиент для Web от ветерана отрасли

PC Docs CyberDocs 2.0

Цена: 390 долл. (до 50 клиентов); 350 долл. (50-100 клиентов); 315 долл. (100-150 клиентов); 298 долл. (150-225 клиентов); 270 долл. (225-300 клиентов); 250 долл. (400-500 клиентов); 210 долл. (500-1000 клиентов)
Гарантия: 90 дней
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки специализированным дистрибьюторам, системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: опыт как минимум в одной вертикали; обязательный минимум сертифицированных продаж и штата технического персонала; бизнес- и маркетинговый план; 4000 долл. для вступления в программу плюс ежегодный взнос 2000 долл.
PC Docs Inc.
Берлингтон, шт. Массачусетс (781) 273-3800 (800) 933-3627 http://www.pcdocs.com

CyberDocs 2.0 - новейший клиент с Web-средствами, предложенный PC Docs, лидером рынка систем управления документооборотом. Пакет построен на базе DMS-системы DocsOpen 3.7.1, проверенного временем SQL-решения с архитектурой клиент-сервер. Он обеспечивает надежную работу с базами данных файлов, используя Java-сценарии, направляемые на браузер с помощью набора адаптированных активных серверных страниц (Active Server Pages). «Каналом» между Web и SQL-системой служит программа DocsFusion 2.0, третий важный компонент решения.

Страницы браузера CyberDocs 2.0 сохранили многие важные функциональные возможности продукта DocsOpen, в том числе поиск, открытие, редактирование и сохранение файлов, а также изымание и обратное копирование файлов в систему управления документооборотом. Входящие в набор страницы привлекательно выглядят, не загромождены и имеют вид двух расположенных по горизонтали кадров; вдоль левого края находятся пиктограммы функций, которые подсвечиваются при сканировании их мышью.

Архитектура

Решение PC Docs имеет многоуровневую архитектуру; на серверной стороне работают SQL-базы данных компаний Oracle, Sybase или Microsoft. Прикладные и файловые службы функционируют обычно на том же аппаратном сервере, что и служба SQL, однако могут быть установлены и на отдельной машине, чтобы достичь некоего баланса. Пакет совместим с большинством основных сетевых операционных систем, в том числе NetWare и Windows NT.

Если Интернет-средства не требуются, программа сводится к двухуровневому решению, так что при обращении к управляемым файлам мощный клиент DocsOpen 3.7.1 взаимодействует непосредственно с SQL-серверами. Все основные клиентские функции обеспечиваются этим 32-разрядным приложением, работающим под Microsoft Windows 95 или NT; оно же позволяет уберечь клиентов от всех сложностей SQL.

Если требуется коммуникация средствами Web, в CyberDocs 2.0 вводится модуль DocsFusion, образующий третий уровень. DocsFusion 2.0 представляет собой службу для Windows NT 4.0, преобразующую Java-сценарии браузера в SQL-запросы. Результаты передаются обратно на активные серверные страницы, где их может читать браузер. Модуль DocsFusion, который компания рекомендует размещать на выделенной машине, взаимодействует с сервером Microsoft Internet Information Server, содержащим активные серверные страницы системы, используя модель составных объектов (Componenet Object Model, COM) фирмы Microsoft.

Тестирование

CyberDocs 2.0 снабжен знакомым двухкадровым интерфейсом: в левом кадре видны все доступные функции, а в правом - документы, проекты и папки. Редактирование может выполняться из браузера или через MIME-ссылки.

Есть и ряд дополнительных функций, в том числе функция Quick Search (быстрого поиска), дающая список последних редактированных и изъятых из системы документов, средства поиска в базах данных файлов и индексов, возможность маршрутизации документов, а также некоторая адаптируемость интерфейса. И хотя этот Web-клиент не столь функционально богат, как тот, что входит в продукт iManage фирмы NetRight, его возможностей вполне достаточно, учитывая что более «тонкие» страницы дают и меньшее время отклика.

CyberDocs 2.0 обеспечивает все административные функции, которые защищены набором паролей. Предусмотрен доступ к SQL-таблицам, опциям процессора индексирования текста, командам сохранения и к импортированию документов и баз данных. Кроме того, имеется программа разработки бланков, допускающая редактирование методом drag-and-drop всех диалоговых окон, например бланков описания документов.

PC Docs предлагает набор средств импорта, специально предназначенных для «гладкого» перехода с других систем. Функция пакетного импорта позволяет задать соответствующее описание всем импортированным документам. Или же можно назначить атрибуты импортированным файлам, используя мощный набор правил и переменных системного уровня.

Из всех рассмотренных здесь продуктов DocsOpen обеспечивает самый высокий уровень управления версиями документов и их хранения. Допускается до 99 версий, каждая с 26 подверсиями. Администратор может задать число хранимых версий и число дней хранения для каждого типа документа. Для этих типов документов можно задать архивирование, хранение в режиме «онлайн», сохранение на оптическом диске или удаление.

В пакете предусмотрено вторичное хранение на оптическом носителе. Например, файлы служебных записок могут храниться в режиме «он-лайн» в течение 30 дней, по истечении которых они переносятся на оптический носитель на срок 90 дней, а затем удаляются.

При такой комбинации из программ DocsOpen, CyberDocs и DocsFusion решение фирмы PC Docs представляет собой полную и мощную систему, которая обеспечивает искусное управление документами для клиентов и почти неограниченные возможности прибылей для реселлеров.

Программы работы с каналом

Будучи одним из самых популярных поставщиков в юридическом секторе, компания PC Docs, как и другие ориентированные на этот рынок поставщики, стремится выйти и на соседние рынки. В случае CyberDocs это государственные учреждения, сфера финансов и производство.

PC Docs подчеркивает удобство размещения и широкие возможности адаптируемости своего продукта. В значительной мере он построен на стандартных технологиях, таких, как HTML и Java-апплеты, что делает его размещение сравнительно простым занятием. Кроме того, компания предоставляет всем реселлерам набор инструментальных средств. Наконец, PC Docs предлагает несколько уровней защиты.

Строго продуманные двухуровневые программы работы с каналом отличают такие черты, как углубленное обучение, совместный маркетинг, в том числе помощь в организации выставок и семинаров, а также защищенный паролем Web-узел для реселлеров. Имеются также выделенные «горячие линии» технической поддержки.

PC Docs продает напрямую примерно треть всей продукции, хотя торговые представители получают больше компенсации за косвенные продажи. Два торговых представителя, выделенные специально для юридического сектора, получают компенсацию только за косвенные продажи. Кроме того, при продаже напрямую практически всю установку и настройку проводят реселлеры, которых подключает сама компания.

Элегантный Worldox для малого и среднего бизнеса

World Software Worldox 96

Цена: клиентская версия - 295 долл.
Гарантия: 60 дней
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: три рекомендации, которые могут быть подтверждены
World Software Corp.
Риджвуд, шт. Нью-Джерси (201) 444-3228 (800) 962-6360 http://www.worldox.com
Простой и элегантный подход, реализованный в пакете Worldox 96, обеспечивает легкость установки и настройки этой системы управления документооборотом для Windows 95 и NT с интуитивно понятным интерфейсом. Это уже третья версия продукта, однако Тест-центр успел познакомиться и с готовящейся версией Worldox 8.

Архитектура

Начиналось все довольно скромно. Введенная в 1988 г. как резидентная программа DOS под названием Extend-A-Name, Worldox позволяла сохранять вместе с DOS-файлами и их описания, которые появлялись в диалоговых окнах открытия и сохранения в программах WordPerfect 5.1 и Lotus 1-2-3.

В 1991 г. была выпущена программа Extend-A-File, которая могла сохранять и индексировать содержимое файлов, а также дополнительные данные описания документа - несколько грубая, но эффективная система. Программа превратилась в законченный пакет управления документооборотом, и в том же году компания сообщила о планах разработки Worldox, совершенно новой ее версии для Windows, использующей ту же архитектуру на базе каталогов, что и ее предшественницы. Пакет версии 1.0 привнес возможность просмотра содержимого десятков файлов без участия исходных приложений - благодаря интеграции с утилитами просмотра Outside-in компании Inso.

В состав Worldox 96 входит ISYS, работающий на выделенном узле процессор поиска и индексирования фирмы Odessey Development, который объединяет распределенные индексы файлов на жестких дисках всех пользователей в центральный индекс файлов, сохраняемый в одноуровневой базе данных собственной разработки.

Тестирование

Для настройки основных функций достаточно потратить не более нескольких минут на клиента. Полная адаптация, включающая настройку пользователей, групп и досье, может занять целые часы. Решение уже при поставке интегрировано с наиболее популярными прикладными программами, в том числе Microsoft Word, Excel и Corel WordPerfect 8.

Большая часть клиентских функций сосредоточена в главном окне Worldox; все локальные и сетевые файлы представлены пользователю в окне с интерфейсом, напоминающим Explorer. Какие именно файлы выводятся в этом окне, зависит от того, что делал пользователь до этого. Например, при открытии файла из только что запущенного приложения появится окно Worldox и по умолчанию покажет список последних 20 файлов, которые вызывал пользователь. Если же открытие следует за сохранением, то будет выведен список последнего использованного каталога. Установки по умолчанию можно заменить на предпочтительные для каждого каталога, списка файлов или результата поиска. Эти предпочтения могут быть индивидуальными, глобальными или зависеть от специализации пользователя.

При сохранении файлов продукт выводит бланк описания документа, который содержит до 7 полей, а также имя файла и 60-символьное поле описания файла. В зависимости от желаемого уровня управления решение дает возможность пользователям выбирать собственные каталоги и имена файлов, может работать на основе заданных правил или обеспечить автоматическое именование файлов с учетом специализации пользователя или введенных данных документа. Например, все поля бланка документа (или часть из них) могут быть привязаны к подкаталогам файловой системы, так что сохранение будет осуществляться согласно этой структуре.

Или же, напротив, поля каталогов могут быть согласованы с каталогами, уже существующими в данной организации, что обеспечит «принудительную» интеграцию со стандартами компании в плане файловой структуры и системы каталогов. Кроме того, можно разработать описание документов для новых структур и использовать их наряду с уже существующими, причем для последних остаются только возможности чтения и редактирования, а создание новых клиентов для новой структуры ограничено, что подталкивает к переходу на данную систему.

У открытой архитектуры World Software есть и другие важные преимущества, в том числе полная доступность «собственных» файлов в случае сбоя в центральной базе данных. А при работе в рекомендуемом режиме зеркального отображения сетевой трафик сводится к минимуму, поскольку запуск прикладной программы производится локально, и она работает с локальной копией базы данных. В сети сохраняются только изменения, а обновление центральной базы данных происходит с заданной пользователем периодичностью.

Такое дублирование дает также возможность пользователям работать в автономном режиме. При возобновлении соединения с сетью в дело вступает «интеллектуальная» синхронизация. Перед разъединением можно извлечь документы из пакета с блокировкой оригинала, что по умолчанию позволяет другим пользователям их только читать.

Решение Worldox проверяет сервер и загружает изменения в центральную базу данных конфигурации при каждом запуске. Это позволяет администраторам с «зеркальными» клиентами переконфигурировать «живую» систему и распространять эти изменения при очередной загрузке каждого из клиентов. Помимо централизованного хранения в одноуровневой базе данных, файлы описания документов и индексов направляются также в соответствующие каталоги; такое резервирование обеспечивает быстрое восстановление в случае отказа.

Программы работы с каналом

Будучи одной из трех основных систем управления документооборотом, нацеленных на юридический сектор, Worldox все активнее устремляется и в другие сферы, требующие интенсивной работы с документами, в частности финансы, фармацевтику, страхование и в госучреждения. В отличие от многих решений в данном обзоре, этот пакет наиболее часто используется в малых компаниях, хотя возможно и его масштабирование.

«Мы посмотрели на своих клиентов и обнаружили, что большинство из них - юридические фирмы, поэтому мы продолжили наращивать функции и возможности, которые им требовались, - пояснил Томас Берк, президент компании World Software, описывая «генеалогию» своего продукта. - Мы ничего не придумывали; наши клиенты сами вытащили нас на рынок. То же самое мы продолжаем делать и сегодня».

Как и большинство поставщиков систем управления документооборотом, World Software продает напрямую конечным пользователям, хотя у компании нет собственных торговых представителей, и к установке пакета она привлекает реселлеров. Как сообщил Берк, цель компании - добиться более 50% сбыта через канал.

Один из основных элементов программы работы с каналом - акцент на локальные и региональные выставки, на которые компания активно приглашает реселлеров. World Software также предлагает совместное региональное размещение рекламы в юридической прессе. Кроме того, сведения о реселлерах заносятся на Web-узел компании, хотя в настоящее время она ограничивает свою программу только реселлерами, продающими исключительно продукт Worldox. World Software не имеет ни консультационной службы для реселлеров, ни реселлерского Web-узла с паролем.

Xerox DocuShare: репозиторий Web-документов

Xerox DocuShare 1.5

Цена: 695 долл. (лицензия на 25 пользователей) или 995 долл. (на 50 пользователей); 495 долл. (плюс каждые 25 пользователей); 35 000 долл. (лицензия на неограниченное число пользователей и сервер)
Гарантия: 1 год
Дистрибьюторы, интеграторы: поставки системным интеграторам и VAR’ам
Условия авторизации: требуется заявление; могут предъявляться дополнительные требования
Xerox Corp.
Пало-Альто, шт. Калифорния (650) 813-7850 (800) 428-2995

Обзор систем управления документооборотом был бы неполон без решения компании Xerox. DocuShare 1.5 - это последнее предложение компании по коллективному пользованию корпоративными документами. В отличие от других средств этого обзора, DocuShare не предназначен для управления версиями документов и контроля за ними; скорее, это эффективный репозиторий для документов на базе Web с некоторыми возможностями контроля.

Хотя и менее мощный, чем SQL-системы, пакет не лишен ряда сильных сторон, в числе которых удобство инсталляции и низкие затраты на сопровождение. Невысока и цена продукта. За 695 долл. 25 именованных пользователей смогут одновременно задействовать поисковый процессор на базе Verity и рабочие области коллективного использования. DocuShare способна хранить тысячи версий файлов, однако она не следит за тем, кто читает документы. Индексирование можно задать как для всех файлов, так и для определенных их типов. К стандартным полям можно добавить собственные, и все они будут доступны как при индексировании, так и при поиске.

Файлы, входящие в состав проектов, могут иметь ссылки на другие файлы или проекты. Новые файлы автоматически помечаются как таковые, а встроенные HTML-коды в тексте файла или описания проекта декодируются браузером и выводятся на экран в соответствующем виде. И что самое замечательное, решение столь же просто в использовании, сколь и в установке, вплоть до встроенной функции календаря с Web-возможностями.

Архитектура

Пакет DocuShare 1.5 работает под Windows NT 4.0 или Sun Solaris 2.5x. Более проворный при вводе-выводе, нежели при вычислениях, продукт Xerox лучше всего работает на машинах с высоким быстродействием дисковой и сетевой подсистем. Машины с элементной базой Intel могут использовать IIS версии 3.0 или 4.0, а на Solaris-машинах может работать сервер Apache, поставляемый в комплекте DocuShare. На обеих платформах можно применять и Netscape Enterprise Server 3.0.

Программа Xerox имеет ряд общих черт с решением Livelink 8 фирмы Open Text. Оба средства обеспечивают доступ только через Web и передают клиентам все заботы по настройке и сопровождению собственных рабочих областей «под Web», или репозиториев документов. В интерфейсы обоих пакетов встроена функция поиска новых документов. На свою главную (по умолчанию) страницу DocuShare перекладывает функцию вывода списка страниц в программе, которые были добавлены или обновлены за различные промежутки времени в диапазоне от нескольких часов до нескольких дней.

Оба продукта помогают в навигации, выводя «родные» пиктограммы прикладных файлов. DocuShare обеспечивает MIME-интеграцию с собственными прикладными программами, утилитами просмотра компании Inso и серверами Windows NT и преобразовывает собственный код в HTML. Интерфейс системы - HTML-страницы, насыщенные кнопками для бланков и панелями инструментов, которые привязаны к сценариям CGI.

Оба средства автоматически индексируют все текстовые документы непосредственно в момент их ввода в систему. В отличие от решения Open Text, которое выводит результаты SQL-запросов в шаблоны HTML-страниц, пакет Xerox воссоздает все страницы с нуля, что в случае сложной структуры может занять некоторое время.

Тестирование

Несмотря на некоторые шероховатости, инсталляция оказалась простой. В ее ходе система определяет версию сервера Интернета и выполняет автоконфигурирование.

Продукт DocuShare в меньшей степени нацелен на управление документами и контроль за версиями и в большей - на работу в группе и совместное использование документов. Это не просто «пустой» FTP-узел, представляющий собой лишь место, откуда берут и куда помещают документы; реселлеры DocuShare смогут предложить более функциональное решение в качестве дополнения к имеющимся NT- или Solaris-серверам, сопровождение которого ведется «всем миром» и которое позволит отслеживать документы.

Добавление новых пользователей, привилегий доступа и папок проектов, называемых «сборниками» (collections), выполняется самими пользователями этого сервера. Преимущество - практически мгновенная публикация в Web вне зависимости от платформы клиента.

Интеграторы смогут с легкостью заменить предложенные по умолчанию пиктограммы, панели инструментов и графику страниц на те, что требуются пользователям, и добавить желаемые колонтитулы на каждую страницу. Сейчас Xerox разрабатывает набор API-интерфейсов, которые позволят VAR’ам задавать функциональные возможности для клиентов на заказ.

Программы работы с каналом

Программа DocuShare была разработана в лаборатории PARC в Пало-Альто, шт. Калифорния. Как рассказал Бриджеш Кханна, менеджер по маркетингу в канале, сначала это был пакет для обмена информацией между инженерами компании, однако затем он был «раскручен» до коммерческого продукта.

Хотя компания уже несколько лет продает эту систему через VAR’ов, официальная программа работы с каналом была представлена лишь три месяца назад. Сегодня более 80% продается напрямую, однако в 1999 г. компания рассчитывает увеличить долю участия канала до 50%.

В отличие от некоторых других участников этого обзора, Xerox избрала горизонтальный подход. Продукт находит себе место в государственных и образовательных учреждениях, но начинает продвигаться и на корпоративный рынок малого и среднего бизнеса, а именно в юридический сектор и финансы.

Однако, несмотря на это, компания набирает вертикально ориентированных VAR’ов. «Люди приходят к нам за технологией, но потом начинают понимать, что могут немало заработать на услугах, связанных с этим пакетом», - пояснил Кханна.

Большая часть программ Xerox по работе с каналом находится в стадии формирования; в ближайшие месяцы она будет расширена. Компания предлагает обучение методике сбыта и техническую подготовку, помощь выездных менеджеров и присутствие на выставках.

Xerox более всего известная офисным оборудованием, не планирует привлекать к сбыту этого решения своих продавцов оргтехники. «То, на что мы нацеливаемся, - это рынок ПО, а не аппаратных средств, - отметил Кханна. - И маржа, и стиль продажи также различны, хотя мы, возможно, используем их для выхода на определенные рынки в будущем».